Самоменеджмент: цели, функции, инструменты, преимущества

О чем речь? Самоменеджмент представляет собой целенаправленное применение различных методик по рациональному использованию времени и других имеющихся в наличии ресурсов. В итоге предполагается получение более существенных результатов при снижении объема усилий.

Зачем нужен? Применение самоменеджмента помогает в самоорганизации и развитии личности. А это самым благоприятным образом сказывается на работе человека, способствует построению карьеры. Да и в повседневной жизни полученные навыки будут совсем не лишними.

Цели самоменеджмента

В современном мире множество ценных ресурсов, но наиболее значимым из них является время, а не общественные связи или даже деньги. Грамотная организация своей деятельности помогает в планировании задач, что важно для достижения успеха и продвижения по карьерной лестнице.

Самоменеджмент — так называется организованное и целенаправленное применение разных методов, инструментов и техник, позволяющее оптимально и осмысленно расходовать различные ресурсы, главным образом время.

Это своего рода орудие самосовершенствования и самоуправления, способствующее личностному росту и достижению успеха. Оно помогает рационально использовать ресурсы, которые лежат в человеческой природе, индивидуальных факторах и генетике субъекта, с организацией (идей, вещей, людей или отношений) и с социальным взаимодействием.

Главные принципы самоменеджмента:

• Постановка четких, возможных для реализации целей.
• Разработка плана достижения в мыслях (финансовое благополучие, окружение, здоровье, прочие жизненно важные аспекты).
• Использование на пути к успеху метода «больших скачков» — приступать к решению задачи необходимо как можно скорее.
• Адекватная оценка собственных способностей и сил.
• Сосредоточение на основных целях в жизни (с определением идей второго плана, не слишком важных).
• Развитие навыков самоконтроля и самодисциплины.

Основная задача самоменеджмента – максимальная концентрация всех ресурсов человека, чтобы ускорить процессы и действия. Управленец/менеджер должен полностью расходовать свое время и потенциал, независимо от любых обстоятельств, которые могут послужить тому препятствием.

Самоменеджмент в управлении собой нужен всем, кто желает тратить время с пользой, и тому, кому нужно повышение результативности. Этот инструмент самоорганизации и личностного роста поможет не только руководителям в работе с коллективом.

Для успешных результатов в труде и жизни его принципы должны стать привычкой. Поэтому необходима постоянная работа над собой, воспитание в себе усидчивости, рационального, логического мышления.

Функции самоменеджмента

Задачи, которые мы решаем каждый день, тесно связаны между собой. Они совершаются в определенном порядке, благодаря которому образуется «Круг правил».

В нем видна четкая зависимость отдельных функций самоменеджмента. Во внешнем круге выделяют шесть функций:

1. Целеполагание – ясное определение задач с представлением окончательного реального итога. Вам нужно четко осознавать, какой результат даст ваша деятельность.
2. Планирование, разработка пошагового плана действий, собственной дорожной карты, которая определяет путь к решению поставленных задач, поиск источников и ресурсов их реализации.
3. Принятие решений. Это выбор наиболее оптимального для себя варианта из нескольких возможных.
4. Планирование рабочего времени и четкое соблюдение заранее построенного графика, что помогает организовать личное пространство и оптимально расходовать трудовые ресурсы.
5. Постоянный контроль своей деятельности с подведением итогов на всех этапах деятельности.
6. Проработка каналов связи и эффективных коммуникаций.

Самоменеджмент нужен, чтобы определить свои возможности в разных областях. Это позволяет правильно распорядиться ими без нанесения урона себе и окружающим, для развития и укрепления внутренних и внешних ресурсов при движении к важным целям. Саморегуляция важна для приобретения новых средств, качеств, свойств, компетенций, что способствует становлению личности и ее развитию.

Главные преимущества самоменеджмента

Эффективный самоменеджмент (СМ) не только экономит время, а приносит отличные результаты как руководителям, так и рядовым работникам. Это дает такую пользу:

• существенная экономия ресурсов, необходимых для решения различных вопросов;
• разумная организация труда, которая хорошо влияет на экономические и другие результаты, если сравнивать их с обычными условиями;
• защита от стресса, возможного из-за боязни что-то не успеть или сделать неправильно;
• чувство радости и морального удовлетворения, возникающее после своевременно выполненного задания как у исполнителя, так и у руководителя;

• у человека возникает мотивация к активной работе, когда он видит первые результаты;
• развитие профессиональных навыков и повышение квалификации при четком планировании своих действий;
• поиск более коротких путей достижения поставленных целей, по сравнению с теми, на которые раньше уходило больше времени.

Усилия, потраченные на подготовку и планирование деятельности, не только окупятся отличными результатами, но и будут полезны приобретением новых навыков управления своими ресурсами.

Виды самоменежмента

Виды СМ классифицируются по-разному, наиболее распространенные представлены ниже:

По типу организационных структур

Здесь выделяются три основных вида самоменеджмента: Вертикальный самоменеджмент определяет цели продвижения по отвесной иерархической структуре (в двух вариантах: восходящей и нисходящей). Главной задачей горизонтального его вида является изменение социальных и руководящих функций ролей в простирающихся вширь схемах управления. Стабилизирующий менеджмент особо значим в сохранении и упрочении достигнутого результата и оптимизации управленческих структур.

На основании применяемого инструментария

Здесь можно выделить самоменеджмент ориентированный:

• экономически;
• манипулятивно;
• статусно;
• карьерно;
• инновационно и пр.

По факту оказания влияния на СМ-процессы

Это такие варианты:

• контролируемый самоменеджмент, где субъект и (он же) объект управления при разделении работы исполнителя и контроля руководителя быстро реагирует (оценивает и корректирует) динамику поведения и деятельности;
• управляемый СМ, при котором субъект и (он же) объект руководства действует как исполнитель и лидер, управляя динамикой поведения и деятельности (не только планирует, но и контролирует, мотивирует, стимулирует, оценивает, исправляет и пр.);

• неконтролируемый самоменеджмент, когда при слитности (неразделенности) функций субъекта и объекта управления человек совершает спонтанные, хаотичные, а иногда и противоречивые действия.

Конечно, во многих ситуациях наиболее выгоден и результативен управляемый СМ, потому что благодаря ему можно не только планировать события, но и отбирать инструменты влияния, быстро корректировать темпы продвижения к цели на всех этапах.

По типу ориентационных установок

Целеориентированный самоменеджмент направлен на достижение определенной точки. На более высоком уровне он построен как схема продвижения к осуществлению ряда пределов. Проще говоря, главной задачей здесь является получение желаемого результата.

Процессуально ориентированный СМ сфокусирован на самом процессе движения к цели, а не на итоге. Это инструмент, который поддерживает курс на деятельность.

Главное в структурно ориентированном самоменеджменте — повышение качества уже имеющихся результатов или достижение новых.

На основе результатов деятельности

Грамотно организованный СМ дает отличные результаты и высоко оценивается обществом, так как является инструментом успешного решения задач различной трудности. Эффективные методы самоменеджмента способны обеспечивать системность деятельности и даже спурт — высокий темп деятельности с возрастающим ускорением или большими нагрузками.

Оптимизированный самоменеджмент тоже одобряем социумом, так как часто позволяет достичь высоких результатов в индивидуальном порядке. Он удобен для устранения проблем рутинного, типового плана, которые не отличаются высокой сложностью.

При использовании методов неэффективного СМ нельзя достичь своевременного решения любых задач, даже не слишком сложных, причем на минимально возможном для субъекта уровне.

Четыре принципа самоменеджмента

Системность

Людям, желающим получить положительный результат в любых сферах жизни, следует прилагать регулярные усилия. Постепенное пошаговое продвижение повышает уверенность в себе. Систему самоменеджмента можно представить мысленно в виде круга, который состоит из сегментов — этапов, следующих друг за другом.

Поставив перед собой важную цель, сначала подготовьте нужные ресурсы и окружение. Затем сконцентрируйтесь на самомотивации. При наличии силы воли вы достигнете определенных успехов, а после можете продвигаться дальше вверх, к решению более сложной задачи.

Малые действия

Этот принцип самоменеджмента можно выразить так: прикладывай небольшие усилия для достижения цели, но делай это регулярно. К примеру, если вы решили заниматься спортом, то завышенные требования к себе (пробегать сразу по 10 км каждый день) быстро исчерпают силы. Так вы быстро выгорите, откажетесь от цели. Чтобы видеть прогресс, нужна постепенность. Оптимальны ежедневные десятиминутные пробежки каждое утро, лучше — в одно и то же время. Занятия по этому плану уже в течение недели точно дадут результат в виде укрепления силы воли, мотивируемой небольшими, но все же успехами. Дальше постепенно увеличивайте нагрузку.

Масштаб намеченной цели всегда должен быть больше ежедневного результата. Амбиции не будут казаться чем-то сложным и пугать, если смотреть на ежедневные успехи как на маленькие детали, слагаемые большого успеха.

Внутренняя мотивация

Независимо от сложности текущей задачи, надо хорошо чувствовать внутреннюю мотивацию и не сомневаться, зачем вы что-либо делаете. Люди, которые нашли в себе силы бросить курить, рады не только тому, что стали чувствовать себя лучше и приблизились к идеалу здорового образа жизни, но и тому, что почувствовали уверенность в своих силах. Кроме того, это повысило их ценность в глазах окружающих.

Определяйте цели, которые помогут удовлетворить истинные желания. Допустим, если у вас тоже есть потребность расстаться с вредной привычкой, решите, надо ли это вам вообще. Наши цели определяются двумя стремлениями: или избежать страданий, или получить награду.

Инертное развитие

Слишком высокие, порой тяжело достижимые цели не поощряются самоменеджментом. Вашей основной задачей всегда будет стремление к самосовершенствованию. Не ругайте себя за то, что до сих пор так и не получили сияющий приз. Вам надо лишь продолжать движение по выбранной дороге, даже если она окажется очень трудной. Займитесь чтением совершенствующей литературы, учите иностранные языки, путешествуйте, найдите общее с интересными людьми. Если есть мотив развиваться, то любое ваше усилие поспособствует достижению желаемой цели.

Пять последовательных этапов самоменеджмента

Ставим цели

Каждый процесс – временный, так как организация определяет стратегию соответственно внешним условиям и актуальному состоянию бизнеса. Чтобы четко сориентироваться, нужно понимать, где вы сейчас находитесь, к какому результату движетесь, где желаете оказаться.

Краткосрочные цели не должны быть противоположны долгосрочным! И надо их ставить как можно конкретнее.

Цели — не догмы, они могут изменяться под влиянием разных причин, и для СМ это важно. Обычно корректировка их связана с факторами, которые не зависят от деятельности организации.

Планируем

Данный этап так же, как и целеполагание, очень важен в структуре самоменеджмента. Правильно спланированное и рационально используемое время улучшает конечные результаты, способствует быстрому достижению результата. Главный смысл проектирования — подготовка к активной деятельности. Так можно определить не только какие дела в приоритете именно сегодня, но и завтра, а также на целый год вперед.

Как считают управленцы с опытом, если руководитель знаком с таким планированием, то задачи решаются скорее. Да и значительно сокращаются временны́е затраты, а отличный результат виден уже через краткий срок. Планирование в самоменеджменте приносит пользу как организациям, так и отдельно взятым людям, хотя последним и в меньшей степени.

Знаменитая пропорция 60 к 40 оптимальна для распределения рабочего времени. Заранее спланированные дела должны занимать около 60 его процентов, а оставшиеся 40 % необходимы для решения внезапно возникающих срочных задач, форс-мажоров и других неожиданностей. Делать проект необходимо по схеме: «периодичность — постоянство — последовательность». То есть план должен состоять из последовательно идущих друг за другом шагов (надо готовиться к ним заранее и системно), поэтому осуществление его будет реально в сроки, определенные вами.

Принимаем решения

Выполнение задач не терпит хаотичности. В первую очередь решать надо срочные, а те, что на втором плане, надо отложить на более поздний срок. Но многие начальники совершают типичную ошибку, хватаясь сразу за все, становясь многозадачными. Поэтому мелкие дела занимают все силы и время, а первостепенные не решаются, так как на них уже просто нет энергии и дней.

Ниже мы приводим несколько ценных методов самоменеджмента в помощь руководителям, желающим быстро принять правильное решение:

• Пропорция 80 к 20 (принцип Парето). Если применять ее к самоменеджменту, то можно сказать, что за 20 % всего рабочего времени можно выполнить 80 % задач. Однако сначала необходимо заниматься наиболее масштабными и сложными.
• АБВ-анализ. Данные буквы означают три типа задач: второстепенные, достаточно значимые, суперважные. В сумме они дают 100 %. Но решают их разные люди: задачи типа А входят в компетенцию руководителя, дела типа Б он делегирует, В — перепоручает.

Техника анализа по системе Дуайта Эйзенхауэра тоже приемлема для самоменеджмента качества. Это дает возможность дополнительно обозначить наиболее важные задачи, отделив их от второстепенных. Просто рассортируйте все дела по срочности и необходимости решения: первой степени (речь о срочных и важных задачах – они предназначены лишь для начальника); срочные и неважные (передаются рядовым сотрудникам); неспешные и значимые (выполняет руководитель, но не прямо сейчас или сегодня); несрочные и маловажные (можно отложить на завтра).

Реализуем и организуем

Этот этап СМ включает в себя правильную организацию деятельности на рабочем месте в течение дня. Здесь важно правило антицикличности: наиболее серьезные и трудные вопросы решайте с утра, пока голова еще свежая. А напоследок займитесь мелким, простым и рутинным. Весь день мысленно разделите на три части, для каждой из которых составьте индивидуальный график.

В начале:

• Начните трудовой день с хорошего настроения.
• Основные действия, которые ведут к цели, выполняйте каждый раз в одно и то же время.
• Пишите план задач с вечера, а утром только читайте.
• В приоритет ставьте только важнейшие цели.
• При необходимости согласовывайте ваш персональный план с коллегами, подчиненными.

Во время основной части дня:

• Сосредоточьтесь и приготовьтесь к решению рабочих вопросов.
• Сроки их реализации отмечайте в любой удобной для вас форме.
• В случае необходимости несколько раз проверьте итоги выполнения задачи.
• Обязательно соблюдайте пункты плана, не обращая внимания на отвлекающие факторы.
• Держите размеренный график. Делайте в течение дня короткие перерывы.
• Задачи с похожей техникой выполнения группируйте в блоки, чтобы делать их одновременно.
• Каждая из них должна быть логически завершена. Если вас отвлекли, то обратно вернуться будет трудно.

В конце дня:

• Доделайте все то, что несложно, начатое в середине дня и позже.
• Подведите итоги выполнения каждого пункта плана.
• Составьте план на завтрашний день.
• Окончание рабочего времени должно стать венцом всех запланированных задач.
• Просчитайте, сколько из них осталось незавершенными.

Подводим итоги, оцениваем результаты

Конечный этап самоменеджмента. Период подведения итогов и работы с результатами, а также поиска вариантов их улучшения.

Контроль в самоменеджменте заключается в трех пунктах: оценка реальных физических возможностей; сравнение пунктов текущего плана с тем, что реально сделано; корректировка тех пунктов, где от задумки отклонились. Рабочий процесс должен быть под контролем во время всего трудового дня через равные промежутки. Какие-то негативные моменты и провалы надо фиксировать и оставлять до дальнейшего «разбора полётов».

Три профессиональных инструмента самоменеджмента

Чтобы в полной мере освоить технологии самоменеджмента, а это – принципы управления временем, карьерой и жизнью, вам понадобится целый набор профессиональных инструментов:

«Кривая жизни»

Это своеобразный график, где видны все моменты бытия: положительные и отрицательные, касающиеся работы, прочих сфер жизни. Задача метода — получить ответы на вопросы:

• Какая у меня была жизнь до такого случая?
• Есть ли у меня карьерные достижения?
• В чем заключались мои неудачи? Как это было?
• До каких лет мне бы хотелось дожить?
• Что именно сейчас меня интересует?
• Каких препятствий и трудностей мне стоит опасаться в настоящее время?

«Кривая» является показателем настоящего места человека и тех моментов, которые могут стать для него препятствием.

Линия времени для ранжирования жизненных установок

На различные периоды создают по пять главных целей:

• Долгосрочные (на всю жизнь);
• Средней дистанции (на ближайшие 5 лет);
• Краткосрочные (на текущий год).

Потом их последовательно выполняют, начиная с последнего, годового, отрезка.

Анализ недостатков и достоинств

Теперь, когда вы смогли адекватно оценить свои сильные и слабые стороны, вы сможете решить, как вам стоит двигаться, развиваться дальше.

Ваши сильные стороны помогут прийти к успеху, а над слабыми надо работать. Это лишний груз, который мешает на пути к осуществлению задуманного.

Три распространенных мифа о самоменеджменте

«СМ — удел больших начальников. Когда достигну такого уровня, тогда и буду учиться»

Само собой ничего не приходит, в том числе и знания. Главное – не то, чтобы стать грамотным руководителем. Основное предназначение концепции менеджмента — максимально разумно применять таланты и возможности, не ждать того, что будет, а направлять свои действия, влиять на внешние факторы, добиваясь успеха в управлении собственной жизнью и повышая ее качество.

Поэтому такой факт важен для каждого человека, независимо от его должности. Искусство самоуправления дает высокие результаты и понимание того, что жизнь успешна во всех областях. Самоменеджмент необходим для эффективной работы тем, кто желает достигнуть большего. Особенно это касается топ-менеджеров. Их труд позволяет компании стать процветающей.

«Самоменеджмент нужен только тогда, когда на работе аврал в виде тяжелого проекта или предстоящей ночной работы. В обычное время я в нем не нуждаюсь»

Продуктивность может упасть, когда вы работаете над сложным заданием. СМ в данном случае не спасет от трудностей. Идеально управлять своим временем и деятельностью постоянно – тогда это уже становится стилем жизни. Однако так получается не у всех. Но это не говорит о том, что использование методов самоменеджмента в тяжелых ситуациях невозможно. И если он помог вам однажды, почему бы не делать так постоянно?

Навыкам самоменеджмента нельзя научиться мгновенно, как только они понадобились. Их постоянно совершенствуют, как знание иностранного языка. Или вы владеете им, или нет. Нужные слова сами по себе не придут в голову, если вдруг придется контактировать с иностранцем. Как язык забывается без постоянной практики, так и умение управлять собой постепенно сойдет на нет, если его не использовать в повседневной жизни.

«Самоменеджменту нельзя научиться»

Помните секретаршу Веру из фильма «Служебный роман», где эту роль блестяще сыграла актриса Лия Ахеджакова? И ее знаменитые слова, давно превратившиеся в афоризм: «Даже зайца можно научить курить, а для человека с интеллектом нет ничего невозможного». Как подтверждают специалисты, искусству менеджмента научиться возможно, как самому, так и на курсах. Для сотрудников компании наиболее эффективно обучение на курсах в корпоративном формате. Желающим узнать это дело самостоятельно надо читать книги, где дан анализ самоменеджмента, его главные стратегии и технологии. Также на пользу пойдет знакомство с биографиями знаменитостей, где описано, благодаря чему они стали великими.

Четыре главные ошибки самоменеджмента

• Становиться чересчур ответственными и исполнительными.

Брать на себя большие обязательства — распространенная ошибка многих. Нам не всегда хочется выполнять каждое из них. Как правило, их навязывают человеку не только способному, но и весьма ответственному. В итоге его заваливают работой настолько, что он начинает теряться, а не только сильно уставать. Большая загруженность не повышает контроль ситуации, а ослабляет. Стоит задуматься: есть ли крайняя необходимость выполнять все обязанности, лежащие на вас? Скорее, хотя бы частично вы их придумали сами, желая получить чье-то уважение. Или их просто свалили на вас? Подумайте над тем, что вам действительно нужно, а от чего стоит отказаться.

• Идти привычным путем.

Рутина рождает обманчивое чувство безопасности и комфорта. Многие так погружены в нее, что нет желания узнавать что-то новое, повышать квалификацию, чтобы улучшить качество жизни.

Вы чувствуете, что меняться не надо, а давно сформировавшиеся привычки будут еще долгое время тянуть назад. Перемены порой пугают, в особенности, если вы не уверены, что они – к лучшему. И поэтому рутинная работа кажется надежнее и проще, чем поиск нового. Часто приходится ломать себя, чтобы захотеть что-то изменить.

• Не работать над развитием навыков СМ.

Объективная оценка уровня компетенций человека в процессе самоменеджмента — нелегкая задача. Сначала надо определить свои силы реально, только так можно прокачать навыки. Если вы не организованы, то надо что-то менять. Вещи разбросаны, вы не обдумываете задание перед его выполнением, не делите задачи на важные и второстепенные? Если есть хотя бы один из признаков, перечисленных выше, это означает, что в самоменеджменте вы точно нуждаетесь, и пора как-то работать над собой. Умение управлять собой — путь к организованности.

• Принимать неверные решения.

Испытывая неприятности, мы сразу начинаем лихорадочно искать выход. Однако не всегда выбираем правильную стратегию, что еще сильнее усугубляет трудности. Как это происходит? Смотрите на ситуацию трезво, не сваливая ваши трудности на других людей или на неблагоприятное стечение обстоятельств. В самоменеджменте не приветствуется такой подход. Нельзя забрасывать хотя бы часть дел, полагая, что все образуется само собой. Так не бывает. Они не исчезнут, а вполне могут загнать вас в тупик, усложнив и без того непростую ситуацию.

Не прячьтесь от трудностей в туманные грезы алкоголя. Это даст иллюзию облегчения, но, протрезвев, вы снова увидите неприглядную реальность. А рука вновь потянется к бутылке. Неправильное питание также вредит. Организм испытывает нехватку жизненно важных веществ, что портит здоровье и самочувствие. Нарушение режима питания приводит к серьезным болезням, лечение которых может быть продолжительным и дорогостоящим.