546 
- Что такое эффективное планирование
- Зачем нужно эффективное планирование
- Виды эффективного планирования
- Планирование по необходимости: директивное и индикативное
- По срокам выполнения задач
- По содержанию плана
- Принципы эффективного планирования
- Методы эффективного планирования
- Простой список дел
- Расписание
- Антирасписание
- Метод Айви Ли
- Метод «1-3-5»
- Метод трех результатов
- Матрица Эйзенхауэра
- Метод «АБВГД»
- Блочный план
- Жестко-гибкое планирование
- Метод Pomodoro
- Основные ошибки в планировании
- Часто задаваемые вопросы о методах эффективного планирования
- Что можно предпринять для повышения эффективности методов планирования?
- Возможно ли эффективное планирования без использования специальных методов и техник?
- Можно ли использовать методы эффективного планирования в прогнозировании?
О чем речь? Методы эффективного планирования позволяют ставить нужные задачи и определять способы, которыми можно быстрее и легче всего добиться обозначенных целей. Эти техники уместны во всех сферах (учебе, работе, бизнесе, личной жизни) и помогают правильно расставить приоритеты.
На что обратить внимание? Самые популярные способы эффективного планирования — матрица Эйзенхауэра, методы Айви Ли, трех результатов, «1-3-5», «АБВГ» и Pomodoro. Однако не менее результативен обычный список дел. Он прост, доступен и подойдет новичкам.
Что такое эффективное планирование
Эффективное планирование — это процесс, нацеленный на достижение лучших результатов в будущем, который включает в себя постановку целей, формулирование конкретных задач, определение необходимых действий, а также разработку планов, распределение ресурсов, анализ информации, принятие решений и другие мероприятия.
Большое значение имеет бизнес-план, так как без него ни один инвестор не рискнет вложить средства в предприятие. При создании качественного проекта потребуется уделить особое внимание составлению продуманного плана и выбору наиболее подходящих методов эффективного финансового планирования. В личной жизни важнее уметь правильно расставить приоритеты и управлять своим временем.
Ранее планированию не придавали большого значения, часто его обсуждали мимоходом, а цитаты о ценности времени, значимости целей и задач встречались преимущественно в автобиографических описаниях и научных исследованиях. В современном мире этот навык считается одним из ключевых, а методы эффективного планирования могут быть использованы в любой сфере — как в бизнесе, так и в личной жизни.
Время является важнейшим социально-экономическим ресурсом XXI века. Однако оно неподвластно человеку и имеет свой строго ограниченный лимит, не зависящий от наших усилий, средств и энергии. Единственное, что мы можем сделать, — это грамотно организовать свою деятельность и жизнь в целом, чтобы она стала более яркой, радостной и счастливой.
Зачем нужно эффективное планирование
Существуют разнообразные методы эффективного планирования деятельности. Стратегический план необходим для упрощения и ускорения процесса достижения конкретных целей в различных сферах: бизнесе, карьере, образовании, профессиональной деятельности, повседневной жизни.
Рассмотрим ряд преимуществ эффективного планирования:
- Повышение продуктивности. Четкий план помогает сосредоточиться на текущих задачах и существенно сэкономить время, так как отпадает необходимость размышлять над последующими действиями и отвлекаться на незначительные детали.
- Снижение напряжения и предупреждение стресса. Осознание того, что все задачи учтены и распределены по времени, позволяет избежать высокой тревожности из-за перегруженности и хаоса.
- Рациональное распределение времени. Эффективное планирование помогает правильно направлять ресурсы, особенно временные, предоставляя возможность достигнуть баланса между профессиональными обязанностями и личной жизнью.
- Четкая постановка задач. Каждая точно и ясно сформулированная цель помогает представить предполагаемое следствие проведенных действий. Поэтапная реализация намеченного плана облегчает работу, направленную на достижение результата.
Грамотное планирование способствует обоснованному расходованию ресурсов, таких как время, финансовые средства, расходные материалы, исключая их недостаток или избыточные затраты. Это важно не только для бизнеса, но и для достижения личных целей.
Виды эффективного планирования
Главное преимущество разнообразных видов, методов и технологий эффективного планирования заключается в возможности их адаптировать под различные задачи и потребности конкретного человека или предприятия. Рассмотрим подробнее каждый вид:
Планирование по необходимости: директивное и индикативное
- Директивное — обычно применяется в государственном планировании и на производстве, предполагает обязательное выполнение поставленных задач. В детализированном плане обязательно указываются лица, ответственные за выполнение каждого пункта.
- Индикативное — используется в микроэкономических процессах, не требует жесткого соблюдения сроков и задач, носит рекомендательный характер, допускает внесение корректировок.
По срокам выполнения задач
Методы эффективного планирования времени предоставляют большие организационные возможности. При создании такого плана действий важны сроки, в рамках которых он формируется.
Можно выделить следующие категории планирования:
- Краткосрочное — охватывает период до одного года. Это самый распространенный вид плана, может составляться как на день, так и на неделю, месяц, квартал.
- Среднесрочное — ориентировано на срок от одного года до пяти лет. Чаще всего применяется в различных учреждениях и компаниях, на производственных предприятиях.
- Долгосрочное — рассчитано на длительное время — более пяти лет. Нацелено на решение стратегических задач в научной и экономической сферах.
По содержанию плана
В эту категорию входит стратегическое, тактическое и процессное планирование:
- Стратегическое — разрабатывается на длительный срок, определяет ключевые направления деятельности компании. В рамках этого плана осуществляется изучение рынка, анализ целевой аудитории, а также оптимизация бизнес-процессов и пр.
- Тактическое — определяет условия, которые требуются для достижения целей, обозначенных в стратегическом плане.
- Календарное — предполагает распределение стратегических и тактических мероприятий по конкретным датам и другим параметрам.
- Бизнес-планирование — детализированный план, включающий все ключевые показатели деятельности компании и бизнеса. Позволяет оценить эффективность ранее запланированных действий.
Эффективное планирование является не только сложным и ответственным процессом, но еще и комплексным. Планы могут различаться по критерию «личный / корпоративный», а также по другим признакам: по обязательности, долгосрочности, степени охвата, объектам планирования.
Принципы эффективного планирования
Чтобы избежать повышенного напряжения и продвигаться к достижению цели последовательно, следует заранее определить эффективные методы планирования деятельности и придерживаться ряда практически универсальных принципов:
- Целенаправленность. Все запланированные действия и используемые ресурсы должны быть ориентированы на решение конкретных задач и достижение четко обозначенных целей.
- Рациональность. Следует сосредоточиться только на тех мероприятиях, которые приносят желаемые результаты и имеют важное практическое значение для достижения намеченных целей и дальнейшего развития.
- Непрерывность. Все процессы, действия и преобразования должны осуществляться последовательно. Этот принцип предполагает, с одной стороны, строгое следование каждому пункту заранее составленного плана, а с другой — готовность к нововведениям и умение быстро адаптироваться к изменениям.
- Контроль и фиксация. Подразумевают систематический мониторинг процессов и полученных результатов в компании в целом или в ежедневной деятельности. Это не означает регистрацию только негативных моментов, связанных с выполнением плана, не менее важно отслеживать и положительные изменения, соблюдая объективность и баланс.
Эти принципы позволяют максимально использовать все возможности планирования, а также достичь значительных результатов в кратчайшие сроки.
Методы эффективного планирования
Планировать можно по-разному. Некоторые составляют простой список дел не каждый день, а кто-то придерживается строгого расписания на неделю. Есть люди, которые отрицательно относятся к созданию планов, поскольку однажды попробовали одну из популярных техник, а она не принесла желаемых результатов.
Существует множество способов пошагового распределения действий и ресурсов. Главное — найти свой, соответствующий именно вашим задачам.
Чтобы понять, какие методы планирования наиболее эффективны, рассмотрим самые популярные:
Простой список дел
Это самый несложный способ организовать свой день. Вы просто составляете перечень предстоящих дел или задач. Для этого важно сосредоточиться и вспомнить, что необходимо выполнить в определенный отрезок времени, а затем фиксируете это на бумаге, в планинге или специальном приложении. Например: полить цветы, закупить продукты, позвонить в химчистку, помыть окно.
Несмотря на свою простоту, данный метод является одним из самых значимых по двум причинам:
- это основа любого более сложного метода эффективного планирования, так как все остальные являются модификацией традиционного списка задач;
- к составленному списку можно применить любую из множества техник тайм-менеджмента и таким образом создать максимально удобный и продуктивный план.
Простой список дел — отличный вариант для начинающих, особенно для тех, кто не знает, как эффективно планировать.
Расписание
При составлении списка дел следует обозначить временные затраты, то есть запланировать выполнение каждой задачи в необходимой последовательности и указать, сколько часов или минут потребуется на ее выполнение.
Расписание позволяет учитывать каждую минуту рабочего времени, избегать хаоса и прокрастинации, поэтому его можно назвать довольно результативным способом планирования. Человек, практикующий данную технику, всегда уверен в себе, действует последовательно, без суеты.
Тем не менее у расписания есть один значительный недостаток — неустойчивость. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств заранее составленный план может легко нарушиться, что повлечет негативные последствия. Расписание как метод эффективного планирования более подходит людям, чья деятельность не связана с «сюрпризами» в течение дня.
Антирасписание
Уже из названия видно, что данный метод противоположен традиционному расписанию. В нем акцент делается на приятном времяпровождении, а не на рабочих задачах, которые выполняются «в свободное от отдыха время».
Метод был специально разработан американским психологом Нейлом Фьоре для борьбы с прокрастинацией. По мнению автора антирасписания, человеку проще начать трудиться, если он знает о гарантированном перерыве на восстановление сил.
Метод Айви Ли
Составляется список дел с распределением их по степени важности, где № 1 присваивается самой значимой задаче, с которой и начинается выполнение плана. Продвигаясь далее, нельзя переходить к следующему действию, пока не будет выполнено текущее.
Данный метод помогает сконцентрироваться на приоритетных задачах. Даже в случае неудачного дня выполнение важнейших дел обеспечивает не менее 80 % продуктивности и успеха.
Однако следует обратить внимание, что данная техника не подходит для планирования встреч и других мероприятий, имеющих определенные временные рамки. Такие задачи рекомендуется учитывать отдельно.
Метод «1-3-5»
Этот способ похож на технологию Айви Ли, но предполагает не линейную, а пирамидальную структуру. Его суть заключается в том, что на один день следует планировать не более девяти задач:
- одна крайне важная — предполагает первоочередное выполнение;
- три менее значимых — осуществляются во вторую очередь;
- пять второстепенных — отрабатываются по остаточному принципу.
Все дела, не вошедшие в данный список, либо отменяются, либо переносятся на следующий день.
Метод эффективного планирования «1-3-5» позволяет установить жесткий лимит на количество задач, определить самые важные из них и избежать излишней загруженности.
При всех достоинствах у этой техники есть два ограничения: она не предназначена для планирования встреч и прочих «жестких» задач, а также не подходит тем, у кого в день более десяти дел.
Метод трех результатов
Еще до составления списка дел необходимо определить три результата, которых вы стремитесь достичь в течение дня. Они могут быть не очень значительными, но обязательно должны соответствовать основным целям. При выполнении рабочих задач в первую очередь следует сконцентрироваться именно на этих.
Данная техника планирования способствует безостановочному продвижению к поставленным целям, несмотря на возможные внешние препятствия.
Матрица Эйзенхауэра
Список дел сортируется по степени важности и срочности с помощью таблицы из четырех квадратов, помеченных знаками: A — важные и срочные, B и C — выполняются во вторую и третью очередь, D — неважные и несрочные.
Когда отсортированные дела внесены в соответствующие разделы таблицы, важно выполнить все условия эффективного метода планирования. Решаются задачи в следующей последовательности: сначала самые значимые из квадрата A, далее уделяется достаточно времени списку B и чуть меньше разделу C, несрочные задачи из квадрата D — в последнюю очередь.
Метод «АБВГД»
Формируется перечень задач и дается оценка последствиям их выполнения или невыполнения. После этого все дела следует разделить на пять категорий по степени значимости последствий:
- А — последствия, серьезно влияющие на жизнь;
- Б — менее значительные;
- В — не оказывающие заметного влияния;
- Г — дела, которые можно делегировать;
- Д — нецелесообразные и бесполезные задачи.
Если количество задач в группах А и Б велико, необходимо упорядочить их по степени важности.
Дела из групп А, Б и В выполняются последовательно, начиная с А. Задачи из группы Г следует немедленно делегировать. Список группы Д просто полностью исключается из выполнения.
Метод «АБВГД» способствует концентрации внимания и усилий на жизненно важных задачах.
Блочный план
Состоит не из отдельных дел, а из тематических блоков, связанных с различными сферами: работой, досугом, спортом, творчеством, саморазвитием и др. Для каждого блока составляется отдельный перечень задач.
Метод эффективного планирования идеально подходит для разработки ежедневного расписания. Его удобство заключается в том, что блоки могут оставаться неизменными, в них только вносятся новые задачи.
При выборе блочного плана следует учитывать, что данный подход требует определенной стабильности, иначе расписание будет регулярно нарушаться.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Жестко-гибкое планирование
Основано на составлении двух отдельных списков: «жесткие» и «гибкие» задачи.
- «Жесткие» — дела, которые требуется выполнять в строго обозначенное время. Например: совещание в 9:00, подписание договора в 12:00, посещение врача в 15:00. Программа-планировщик с календарной сеткой может значительно облегчить составление расписания.
- «Гибкие» — можно сделать в любое время. К примеру, проверить электронную почту или сделать повседневные покупки в магазине.
Важно соблюдать условия эффективного применения метода планирования: дела из «жесткого» списка требуют строгого соблюдения временных рамок, а из «гибкого» выполняются по мере необходимости в промежутках между важными и срочными задачами.
Техника жестко-гибкого планирования полезна бизнесменам, менеджерам и госслужащим, то есть людям, чья деятельность связана со множеством встреч и совещаний.
Метод Pomodoro
Все запланированные дела выполняются с использованием таймера по следующему алгоритму:
- Выбираем задачу из сформированного списка.
- Устанавливаем таймер на 25 минут.
- Работаем над задачей до сигнала таймера об окончании времени.
- Снова устанавливаем таймер на 5 минут для короткого отдыха.
- По завершении четырех рабочих циклов следует перерыв длительностью 30 минут.
Эффективный метод планирования Pomodoro хорошо сочетается с другими техниками, например, матрицей Эйзенхауэра и подходом «1-3-5».
Основное преимущество техники управления временем заключается в том, что она способствует преодолению внутреннего сопротивления. Даже при очень низкой мотивации человек может убедить себя «поработать только 25 минут».
Необходимо отметить, что данный метод больше подходит для индивидуальной работы и не является оптимальным вариантом для командного взаимодействия.
Основные ошибки в планировании
Не каждому с первого раза удается освоить эффективное планирование, хотя методы и технологии кажутся очень простыми и понятными. Рассмотрим самые распространенные ошибки:
- Пренебрежение значимостью времени. Осознание важности и ценности каждого потраченного часа помогает делать осознанный выбор. Планирование будет неэффективным, пока человек не поймет, на что он тратит свои минуты и часы.
- Непонимание личных ценностей. Ошибочное определение целей не пробуждает внутреннюю мотивацию. Крайне трудно достичь высоких результатов без стимула.
- Неумение расставлять приоритеты. Основное правило тайм-менеджмента: не стремитесь успеть все, сосредоточьтесь на важном. Прежде всего, следует сформулировать свои главные цели и задачи. При этом необходимо учитывать: что важно для одного человека, может быть незначительным для другого и наоборот.
- Отсутствие аналитической оценки результатов. Подведение итогов, включая промежуточные, является важной составляющей планирования, поэтому не следует это игнорировать. Необходимо не реже одного раза в месяц делать паузу и отвечать на вопросы о том, все ли действия приносят результат, соответствует ли это ожиданиям, какие новые подходы можно внедрить в бизнесе и других сферах жизни. Таким образом осуществляется не только количественный анализ, но и оценка эмоциональной удовлетворенности результатами деятельности.
Кроме того, к неудачам может привести недостаток регулярного отдыха. Ежедневный досуг и еженедельные выходные дни следует также включать в план.
Тщательно разработанный план действий является надежной основой в любой сфере деятельности. Но иногда недостаточно просто составить список дел на бумаге и ожидать высоких результатов. При создании серьезного проекта потребуется уделить особое внимание составлению качественного плана и выбору наиболее подходящих методов эффективного планирования.
Часто задаваемые вопросы о методах эффективного планирования
Что можно предпринять для повышения эффективности методов планирования?
Для повышения результативности способов планирования постарайтесь следовать основным рекомендациям: Правильно расставляйте приоритеты. Для определения важности и срочности задач хорошо подходит метод Эйзенхауэра или можно выбрать другие подходящие именно вам техники. Делите задачи на подзадачи. Возьмите за правило делить большой объем работы на этапы и отслеживать промежуточные результаты. Так вы сможете оценить эффективность своих действий и при необходимости внести в план изменения. Используйте календарь и систему дедлайнов. Не пытайтесь все удержать в голове. Чтобы ничего не забыть в условиях многозадачности, делайте пометки о предстоящих важных мероприятиях и встречах, а также о сроках выполнения работы в календаре или планинге. Систематически пересматривайте свои планы. Уделяйте время анализу результатов и корректировке списка задач.
Возможно ли эффективное планирования без использования специальных методов и техник?
Планирование является только вспомогательным инструментом. В некоторых ситуациях отсутствие четкого плана и расписания может принести пользу и даже способствовать развитию творческого воображения, креативного мышления, умения быстро ориентироваться и импровизировать. Но не все так просто. Без эффективного планирования можно легко потерять ориентиры, изменить направление и не достичь поставленных целей. К тому же импульсивные решения часто приводят к нерациональному расходованию ресурсов и времени.
Можно ли использовать методы эффективного планирования в прогнозировании?
Нет, поскольку это два различных процесса. Планирование предполагает постановку четких целей и задач, формулирование стратегии для их достижения, а также определение необходимых действий и ресурсов. Прогнозирование же направлено на анализ информации и различных данных для предсказания будущих тенденций, процессов или условий. Проще говоря, планирование сосредоточено на достижении цели, тогда как прогнозирование фокусируется на том, что может произойти в будущем.
