163 
- Понятие прямого (календарного) планирования
- Особенности прямого планирования
- Функции прямого планирования
- Построение графика Ганта
- Часто задаваемые вопросы о прямом планировании
- Какие основные задачи прямого (календарного) планирования?
- В чем разница между прямым и обратным планированием?
- В чем заключаются плюсы прямого планирования?
Что это? Прямое планирование — метод управления временем и проектами, который фокусируется на визуальном представлении задач и сроков. Основано на использовании диаграммы Ганта, которая представляет собой график выполнения работ с указанием дат начала и окончания.
Какие минусы? Его эффективность снижается при работе над крупными и сложными проектами со множеством взаимозависимых задач. Детализации в таком случае будет недостаточно для адекватного управления рисками и обеспечения своевременного завершения работ.
Понятие прямого (календарного) планирования
Прямое (календарное) планирование играет важную роль в управлении проектами компании. Оно позволяет четко структурировать производственный процесс, выделяя отдельные этапы, определяя продолжительность каждого из них, а также необходимые ресурсы. Таким образом, вся деятельность организации разбивается на конкретные задачи, для каждой из которых устанавливается требуемый объем ресурсов, разрабатывается график выполнения работ и распределения финансовых затрат.
В качестве примера можно привести строительство, где одна большая задача делится на множество небольших этапов. В некоторых случаях различные этапы не являются частью одной работы, а представляют собой временной промежуток производства. То есть на данных этапах производится одна и та же работа.
Например, в производстве мороженого всякий этап работы — это отдельный временной промежуток. И на каждый такой промежуток определяются необходимые ресурсы и уровень спроса на продукцию.
Календарное планирование можно описать следующим образом: это процесс установления порядка использования материальных и производственных ресурсов на ближайший временной промежуток с целью соблюдения установленных сроков выполнения задач.
Этот вид планирования применяется на этапе разработки проектов предприятий. Его целью является минимизация временных и финансовых рисков на всех стадиях производственного процесса, создание подробного расписания проекта, который будет включать перечень работ, их длительность, необходимые ресурсы и другие важные параметры. Такое расписание будет служить основой для реализации проекта.
В результате успешного создания календарного плана руководство утверждает проектный календарь, который становится основой для реализации всего дела.
Календарное планирование включает следующие основные элементы:
- составление содержания проекта;
- выстраивание последовательности необходимых работ и сетевого графика;
- определение сроков, логических связей работ, формирование диаграммы Ганта;
- выражение потребности в ресурсах (транспорт, необходимые материалы, механизмы и люди);
- производство расчетов финансовых и трудовых затрат по данному проекту.
В зависимости от длительности поставленных сроков, планирование может быть календарным, декадным, месячным, квартальным или же объемно-календарным (то есть распределение по декадам, месяцам и кварталам соответственно).
Существуют упрощенные варианты календарных планов. Например, в строительной практике при планировании нередко применяют упрощенную форму календарного плана в виде перечня работ с указанием сроков их завершения.
Хотя такая схема менее наглядна и не предназначена для оптимизации, она проста, понятна и быстра в составлении. Чаще всего такой план формируется на основе договоренностей между исполнителем и заказчиком. Он оформляется в виде протоколов совещаний, распоряжений и других рабочих документов.
На сегодняшний день существует множество методов календарного планирования. Все они основаны на общих принципах, таких как прямое и обратное планирование, а также принципы ограниченной и неограниченной загрузки.
Разработка моделей календарного планирования началась еще в 1939 году, когда были опубликованы труды Л. В. Канторовича. Календарное планирование активно изучалось зарубежными учеными, такими как Джонсон (1934 год) и Беллман (1956 год), которые сформулировали общие подходы к решению данной задачи.
Практическая значимость и кажущаяся простота постановки проблемы привлекали внимание многих исследователей. В дальнейшем развитие велось по двум основным направлениям: поиск возможности теоретически решать задачи при помощи математического программирования для упрощенных абстрактных моделей и попытки найти практические решения при помощи методов эвристического поиска.
Исследования, направленные на решение задачи календарного планирования как многовариантной оптимизационной задачи, не привели к значительным результатам в практической деятельности.
Методы эвристического поиска позволили создать квазиоптимальные или «хорошие» расписания, которые нашли применение в реальной производственной практике. Однако у этих подходов есть свои недостатки: они рассчитаны на конкретный критерий качества расписания и подходят только для определенных производственных условий, особенно в крупносерийном производстве.
Особенности прямого планирования
При прямом планировании подразумевается, что заказ начнет выполняться сразу после его поступления, независимо от установленного срока исполнения. Все последующие операции планируются вперед, начиная с даты получения заказа. Данный подход помогает рассчитать конечный срок выполнения заказа и установить максимально раннюю дату его отправки.
Основное преимущество прямого (календарного) планирования состоит в том, что оно сокращает общее время производственного цикла, то есть уменьшает период, необходимый для прохождения всех этапов работ в рамках конкретного процесса.
Этот метод предусматривает назначение сроков выполнения операций с учетом освобождения производственных мощностей. Так, первая операция планируется на основании доступности мощностей первого производственного участка, вторая — исходя из возможностей следующего участка и так далее. Процедура повторяется до тех пор, пока не будет назначен срок выполнения последнего этапа.
Принцип неограниченной загрузки предполагает возможность несоответствия мощности рабочего центра объему запланированных для него заказов. В результате могут возникать ситуации, когда рабочая нагрузка превышает доступные мощности, тогда как в другое время возможен простой.
Принцип ограниченной загрузки учитывает имеющиеся ограничения рабочего центра по силе. Если его потенциала недостаточно для выполнения всех заказов, которые были запланированы, часть из них переносится на другие временные периоды.
Нередко случается, что одновременно на одном рабочем центре скапливается несколько производственных задач, ожидающих своей очереди на обработку. Возникает вопрос: какую последовательность выполнения плана выбрать и как правильно расставить приоритеты? Существует несколько вариантов ответа:
- Принцип «первым пришел — первым ушел». Самый простой метод, при котором задания обрабатываются строго в порядке их поступления в центр.
- Ранняя дата окончания операции. Сначала выполняется задание, имеющее самый ранний планируемый срок завершения.
- Кратчайшее время производства. Задание с наименьшим сроком выполнения обрабатывается в первую очередь. Этот метод способствует снижению объема незавершенного производства, хотя при таком способе не всегда получается соблюдать сроки выполнения задач.
- Долгосрочное время производства. Противоположный предыдущему метод, согласно которому приоритет отдается заданиям с наибольшим сроком выполнения.
- Критическое отношение (отношение оставшегося времени до завершения задания к времени, оставшемуся до окончания производства). Чем меньше критическое отношение, тем выше приоритет задания. Этот способ считается наиболее эффективным, обеспечивая высокий уровень своевременности выполнения заказов при относительно небольшом объеме незавершенного производства.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Функции прямого планирования
Типичные задачи прямого (календарного) планирования и управления включают следующие аспекты:
- Размещение заказов, оборудования и сотрудников по различным рабочим центрам или производственным площадкам. То есть краткосрочное планирование при распределении производственных мощностей.
- Определение очередности выполнения заказов, то есть установление приоритетов среди выполняемых работ.
- Инициирование выполнения графиков работ, что обычно называют диспетчированием заказов.
- Управление деятельностью цехов или производственной деятельностью, включая vониторинг состояния и хода выполнения заказов и ускорение в выполнении задерживающихся и критических заказов.
Построение графика Ганта
Календарный план, основанный на предложенных подходах, может выглядеть следующим образом:
- перечень операций, требующих выполнения, с указанием дат начала и окончания каждой из них;
- график Ганта — гистограммы, где длина столбцов соответствует продолжительности выполнения операций.
Диаграмма Ганта представляет собой график работ по реализации проекта, представленный в виде таблицы с этапами и ответственными лицами. Диаграмма Ганта состоит из двух осей: вертикальной и горизонтальной. Вертикальная содержит список задач, а горизонтальная — временные рамки. Создать ее можно в Excel, Google Таблицах или других специализированных программах.
Диаграмма Ганта полезна для всех, кто занимается управлением различными проектами и контролем по их исполнению. В зависимости от сферы деятельности фирмы это могут быть менеджеры проектов, руководители и специалисты по настройке бизнес-процессов, а также организационных изменений.
Диаграмма Ганта подходит для решения следующих задач:
- Управление сроками реализации проектов на уровне видения.
- Координация действий всех участников команды.
- Контроль за соблюдением сроков по выполнению задач.
- Составление бюджета.
Однако планирование проекта при помощи диаграммы Ганта не оправдано, когда команда занимается поиском и решением проблем, разработкой идей, определением целей, анализом ситуаций или сбором вводных данных.
Процесс создания диаграммы Ганта включает пять основных этапов:
- установление временных границ;
- распределение задач и подзадач;
- определение зависимостей между задачами;
- добавление контрольных точек (вех);
- обновление графика.
Установление временных границ — первый этап. Диаграмма Ганта служит для визуализации хронологии проекта. На этом этапе определяют даты начала и завершения проекта, которые располагаются в начале и конце графика соответственно.
График имеет столбцы, в которых указываются часы, дни или недели — все зависит от сроков реализации проекта. Задачи прописываются под сроками их исполнения.
Весь проект разбивается на отдельные задачи и подзадачи. Для каждой из них устанавливаются сроки. Затем задания распределяются на графике. Сразу после этого можно назначить лиц, ответственных за их выполнение.
Для того чтобы дифференцировать задачи, используются различные цвета. Например, синим цветом выделяются задания, над которыми работает отдел маркетинга, а зеленым — отдел продаж.
Некоторые задачи требуют предварительного выполнения других. Тестирование программы невозможно начать до того, как она будет готова. Такие связи на диаграмме Ганта обычно отмечаются стрелками.
Следующий этап — добавление вех. Они представляют собой ключевые даты или контрольные точки, обозначающие завершение важных этапов работы. Вехи помогают определить приоритеты и понять, какие задачи необходимо завершить к определенным контрольным точкам.
При необходимости внесения в календарный план любых изменений нужно обновлять график. В процессе работы могут исправляться сроки, меняться ответственные лица, появляться новые цели. Диаграмма всегда должна быть актуализированной. Это позволит проектной команде видеть текущее состояние дел и планировать дальнейшие шаги.
Прямое (календарное) планирование — это действенный инструмент по управлению проектами, в особенности в условиях неопределенности внешней среды.
Часто задаваемые вопросы о прямом планировании
Какие основные задачи прямого (календарного) планирования?
Главная задача календарного планирования заключается в создании таких графиков выполнения работ, которые соответствуют всем ограничениям, связанным со сроками и интенсивностью проведения работ, рациональным порядком использования ресурсов.
В чем разница между прямым и обратным планированием?
Прямое планирование — это пошаговая разработка плана действий, направленных на достижение поставленной цели. То есть планирование начинается оттуда, где мы находимся сейчас и какой следующий шаг необходимо сделать. Обратное планирование, наоборот, идет от конечной цели к текущему состоянию.
В чем заключаются плюсы прямого планирования?
Пошаговая разработка плана от начальной точки до конечной цели снижает шанс запутаться или упустить важные детали.
