Продуктивность: понятие, формула, повышение

Что это? Продуктивность — способность человека эффективно использовать свое время, ресурсы и энергию для достижения поставленных целей. Она является ключевым фактором успеха в различных сферах жизни, будь то личная или профессиональная деятельность.

Как повысить? Для повышения продуктивности необходимо научиться управлять своим временем, устанавливать приоритеты и избегать отвлекающих факторов. Важно также развивать навыки самодисциплины, мотивации и управления стрессом.

Что такое продуктивность

Видимость бурной деятельности на рабочем месте не всегда означает, что день прошел продуктивно и с пользой. Сотрудники часто пытаются справиться со всеми задачами сразу, подстраивая под это свой график. Как обычно бывает, они берутся за множество дел одновременно, но ни одно из них не доводят до конца. Для достижения продуктивности важно сосредоточиться на конкретном деле, проявлять креативность и стремиться к максимальному результату.

Каждый исполнитель имеет свои привычки, которые существенно влияют на результаты его деятельности. Поэтому важно не только обладать техническими навыками и опытом, но и развивать правильные черты характера.

Выполняя обязанности согласно должностной инструкции, важно помнить о правилах командной работы и взаимодействии с коллективом. Эффективное сотрудничество с коллегами помогает создать деловые отношения, способствующие повышению продуктивности системы, как каждого сотрудника, так и коллектива в целом.

Уровень морального духа оказывает значительное влияние на продуктивность. Высокий моральный дух позволяет сотрудникам справляться с трудными и объемными задачами без перегрузок и необходимости работать сверхурочно.

Продуктивность — это следующие аспекты:

• Качество исполнения заданий – когда отдел успешно справляется с установленным объемом работы, это указывает на высокую продуктивность сотрудников, соответствующую требованиям работодателя.
• Оперативность исполнения задач – эффективность работы сильно влияет на то, как много времени исполнителям нужно для выполнения стандартных требований. Когда вы избавляетесь от негативных привычек, мешающих качественной работе, и сохраняете хорошее настроение, ваша продуктивность значительно возрастает.

Часто в рабочих коллективах сотрудники не уделяют должного внимания стратегическим целям, погружаясь в выполнение многочисленных второстепенных задач. В результате отдел занят разнообразными делами, но какая при этом продуктивность? Ноль. К завершению рабочего дня оказывается, что ни одна из поставленных целей не была достигнута.

Обеспечение благоприятной среды для качественного исполнения рабочих задач является важным условием для достижения высокой продуктивности в коллективе. Для успеха любой компании важно тщательно контролировать атмосферу среди сотрудников. Когда у людей пропадает мотивация и они перестают стремиться к значимым целям, эффективность их работы значительно падает.

Научные исследования показывают, что занятия теми делами, которые нам очень нравятся и считаются важными, приносят чувство удовлетворения от жизни. Это означает, что люди более счастливы, если они работают продуктивно. В свою очередь, счастливые сотрудники работают с высокой продуктивностью и достигают лучших результатов.

Правильная рабочая атмосфера, мотивирующая сотрудников повышать свою эффективность, является ключом к успешности компании. Когда все работники усердно и продуктивно выполняют свою работу, бизнес начинает стремительно процветать.

Продуктивность выражается в способности человека или команды эффективно справляться с важными задачами. Это не просто обычное усердие, а нечто гораздо более значимое и многогранное. Продуктивность предполагает создание уникальных методов для быстрого и эффективного выполнения каждой задачи.

Такой подход дает сотрудникам возможность для личного роста и развития, избегая погружения в однообразную рутину. Используя новые инструменты и методы, работники могут совершенствовать свои навыки и повышать профессиональную квалификацию. Подобный подход к решению основных проблем должен стать приоритетом в рабочем коллективе.

Оценка продуктивности позволяет руководству объективно оценивать результаты работы сотрудников. Простыми словами, это объем выполненной работы за конкретный промежуток времени. Анализируя, какова продуктивность у различных отделов или отдельных сотрудников, можно определить уровень их профессионализма и результативности.

Показатель своей продуктивности можно оценить самостоятельно, проанализировав результаты и достижения. Оценивая свою работу и поощряя себя за положительные итоги, человек способен выработать необходимые привычки и развить важные черты характера.

Формула продуктивности

Известна общепринятая формула продуктивности. Она выражает продуктивность как соотношение объема произведенной продукции к использованным ресурсам. Следовательно, повышение продуктивности возможно как путем увеличения производственных объемов, так и за счет снижения затрат.

Основной недостаток этой формулы состоит в том, что она практически не дает полезной информации. Без лишних объяснений ясно, что снижение расходов или повышение эффективности работы увеличивает продуктивность. Помимо этого, при работе над сложными проектами, результат которых нельзя измерить в готовых единицах, оценить продуктивность становится очень трудно, так как она нематериальна.

Чтобы проанализировать продуктивность на профессиональном уровне, в различных сферах деятельности применяют уникальные способы и методологии.

Отличия продуктивности от эффективности

Для оценки продуктивности работы достаточно сравнить объем выполненных действий за два одинаковых временных интервала. Например, если в январе вы прочитали две литературные работы, а в следующем месяце уже четыре, можно сделать вывод, что в феврале ваша продуктивность выросла.

Корпорации оценивают производительность, сравнивая достижения сотрудников, отделов и филиалов. Например, если за месяц один офис в Новосибирске заработал 6 000 000 рублей, а другой в Саратове – 5 000 000, первый будет считаться более продуктивным. Однако при оценке важно учитывать не только финансовые результаты, так как они могут не отражать всей картины полностью.

Может показаться, что продуктивность дает полное представление о работе. Однако представим, ваш начальник требует, чтобы вы завершили отчет до ухода домой, не считая это необычным. Хотя отчет не требует много времени, есть вероятность, что вы не успеете его закончить к вечеру из-за других текущих обязанностей и возможных неожиданных вопросов, которые тоже нужно решить до конца рабочего дня.

Оценка продуктивности отражает общие результаты работы, тогда как эффективность указывает на качество выполненной работы. Можно сказать, что продуктивность подобна выручке от продаж, в то время как эффективность — это чистая прибыль после вычета всех расходов.

Вернемся к предыдущему примеру, где у офиса в Новосибирске продуктивность была немного больше, чем у коллег в Саратове. Предположим, что из 6 000 000 рублей выручки треть суммы была потрачена на организацию семинара. В то же время в офисе в Саратове семинар прошел онлайн практически без затрат, что привело к большей прибыли и, следовательно, к более высокой эффективности данного офиса.

Эффективность также можно определить, учитывая соотношение качества выполненной работы ко времени, затраченному на ее выполнение. Рассмотрим пример. В кол-центре двум работникам поручили обзвонить 100 человек для опроса. Первый сделал 150 звонков и справился с задачей, а второму понадобилось 300. То есть работник номер один оказался в два раза эффективнее, сделав всего на 50 звонков больше, чем требовалось для достижения цели. А второй сделал 200 лишних звонков. Таким образом, продуктивность дня у обоих сопоставима, но эффективность первого сотрудника оказалась гораздо выше, чем у второго.

Эффективность — не единственный аспект, который следует учитывать. Не завышайте свои ожидания и не рассчитывайте на что-то нереальное. Ошибки и трудности — это естественные и важные элементы процесса развития и достижения результата.

Фокусируясь исключительно на качестве, можно столкнуться с ухудшением самочувствия, неуверенностью в себе и накоплением стресса. Если вы руководитель, ваши сотрудники тоже будут постоянно находиться в напряжении и бояться сделать что-то не так.

Чтобы этого избежать, многие совершают ошибку, проводя обширные многоступенчатые анализы в стремлении предотвратить негативные последствия. Да, существуют успешные перфекционисты, такие как Стив Джобс. Однако исследования показывают, что те, кто достиг успеха в различных сферах, не стремятся к идеалу. Перфекционизм мешает принимать решения, а страх ошибки не позволяет двигаться вперед.

Невозможно точно определить, что важнее: эффективность или продуктивность. Всегда старайтесь улучшать оба показателя. Конечно, важно выполнять данные себе обещания и стремиться к поставленным целям, но стоит заранее оценить, каких усилий это потребует.

Следите за временем и ресурсами, которые вкладываете в достижение своих целей. Высокая производительность, сопровождаемая множеством ошибок, потребует дополнительного времени на их исправление. Если вы будете стремиться к перфекционизму, постоянно пытаясь добиться идеального результата, это не позволит вам выполнять работу оптимально

.

Критерии продуктивности

С начала XXI века компании активно применяют методологию KPI (key performance indicators, ключевые показатели эффективности) для измерения своих показателей. Эти метрики, как правило, представлены в виде конкретных числовых значений, которых нужно достичь в определенные сроки.

Показатели можно определить по группам, командам, отделам и конкретным сотрудникам. Например, для HR-специалиста с высоким KPI важным критерием может быть число сотрудников, успешно прошедших испытательный срок. В отделе продаж ключевым станет количество новых клиентов, появившихся за конкретный период. Для предприятия в целом значимым показателем будет объем выручки за установленное время.

freepik.com

Известная компания Intel разработала систему измерения эффективности и продуктивности Objectives and Key Results (OKR). Ее используют все, от новичков до гигантов, таких как Google и LinkedIn. Эта система позволяет ставить амбициозные цели (Objectives), отслеживать дедлайны и анализировать промежуточные результаты (Key Results) для достижения поставленных задач. Результаты оцениваются в процентах, и даже достижение 70-75 % считается успехом. OKR способствует повышению продуктивности и качества работы.

Факторы, влияющие на продуктивность

Физическое состояние человека существенно влияет на продуктивность, а на него воздействуют как внешние, так и внутренние факторы. Гарвардская школа общественного здравоохранения недавно провела исследование, которое привело к интересным выводам. Например, повышение концентрации углекислого газа в помещении оказывает негативное влияние на продуктивность, снижает умственные способности участников. Таким образом, простое проветривание офиса или улучшение вентиляционной системы могут значительно повысить продуктивность.

Оказывается, не менее важен и другой фактор. Исследования ученых Корнеллского университета показали, что рабочие места должны быть хорошо освещены не только лампами, но и естественным светом. Это улучшает физическое состояние сотрудников, уменьшая напряжение глаз и снижая вероятность головных болей. В результате всегда наблюдается повышенная продуктивность.

Другое исследование того же университета выявило, что оптимальная температура воздуха на рабочем месте играет важную роль в снижении количества ошибок и повышении продуктивности и ее показателя. При этом важно избегать как слишком низких, так и слишком высоких температур.

Влияние продолжительности и качества сна на продуктивность давно изучено. Например, исследования Вашингтонского государственного университета показывают, что недосыпающие работники часто принимают неверные решения. Калифорнийский университет представил статистику, согласно которой у студентов, испытывающих недостаток сна, успеваемость снижалась на 40 %.

Занятия спортом также играют важную роль. Существует научное подтверждение, что систематические кардиотренировки, такие как езда на велосипеде, улучшают концентрацию и память. Аэробика повышает настроение и способствует креативности. Положительное влияние физических упражнений снижает уровень стресса, что, в свою очередь, увеличивает вашу естественную продуктивность.

Зависимость продуктивности от стресса

Стресс оказывает крайне негативное влияние на коэффициент продуктивности. Человек, испытывающий хроническую усталость, часто принимает неоптимальные решения. Стресс снижает интерес к поиску креативных идей и достижению максимальных результатов.

Существует даже такой диагноз, как профессиональное выгорание. Это состояние выражается в хронической усталости и апатии ко всему, что происходит вокруг. В такой ситуации говорить о продуктивности даже не приходится.

Многие люди ошибочно считают, что стресс — это естественная часть жизни. Они не обращают внимания на первые симптомы. Однако то, что человек не относится к стрессу серьезно, не означает, что стресс не оказывает негативного влияния на продуктивность организма. Его накопление со временем почти неизбежно приводит к серьезным психологическим проблемам, например депрессии.

Самое негативное влияние на продуктивность оказывают проблемы и конфликты внутри коллектива. В таких ситуациях продуктивность фактически сводится к нулю.

Философия продуктивного человека

Различия в продуктивности работников зависят от их решений в процессе работы. Для достижения особенно хороших результатов существуют три ключевых способа:

Продуктивность использования времени и средств

Поддержание текущей производительности при одновременном сокращении затрат ресурсов возможно. Этот достигается оптимизацией рабочего процесса благодаря целенаправленному подходу к постановке целей.

Создайте структурированный список всех рабочих процессов и оцените их с точки зрения эффективности. Это поможет выявить наиболее непродуктивные этапы в вашей собственной деятельности.

Установив причину, найдите пути увеличения продуктивности и работайте в этом направлении. Если какой-то проект демонстрирует высокий результат, вложите в него все свои силы и ресурсы. Убыточные процессы сведите к нулю.

Уменьшение издержек

Проверьте обоснованность стоимости используемых инструментов и методов. Возможно, в некоторых случаях можно найти более бюджетные альтернативы.

Необходимо регулярно контролировать свои расходы. В профессиональной деятельности всегда можно найти возможности для снижения затрат. Появляются новые, более дешевые сервисы и обновленные инструменты. Следите за сезонными распродажами и акциями. Проверяйте тарифные планы на необходимые продукты. Постоянное использование самых дорогих решений только из-за привычки — не самый оптимальный вариант.

Приоритетное планирование

И снова о перфекционизме. Будьте осторожны с желанием достичь идеального результата без компромиссов. Думайте о своих целях и выбирайте самую важную. Двигайтесь в ней в первую очередь. В какой-то момент необходимо уметь жертвовать чем-то ради достижения основной задачи. Освоив это, вы станете одним из тех бизнесменов, которых считают продуктивными.

Расстановка приоритетов откроет вам новую перспективу на производственный процесс. Возможно, именно на менее важные задачи вы тратите больше всего сил, что приводит к переработке и стрессу. При этом, несмотря на приложенные усилия, продуктивность результата оказывается неоправданно низкой.

Когда возможности ограничены, важно правильно расставлять приоритеты и фокусироваться на целях, которые наиболее значимы для роста и развития. Оставьте все второстепенные задачи и направьте всю энергию на то, что действительно важно. Это оказывает влияние на продуктивность.

Советы для продуктивного дня

Оценка продуктивности рабочих суток неоднозначна, ведь виды продуктивности субъективны. Некоторые люди успокаиваются, выполнив лишь пару пунктов из запланированного на день, в то время как другие остаются неудовлетворенными, даже если сделали все, что хотели. Основная задача — не переусердствовать. Гиперпродуктивность также не приводит к хорошим результатам. Важно реально оценивать свои силы и выполнять то, что вам под силу.

Принцип золотой середины работает и здесь. Считайте день продуктивным, когда вы выполнили все запланированные задачи, и отметьте такой день как достаточно эффективный.

На самом деле, продуктивность — это не только про то, сколько дел ты успел сделать, но и как ты к ним относишься. Психологи говорят, что кто-то может выполнить кучу задач и чувствовать себя продуктивным, а кто-то другой — встать пораньше или сделать одно важное дело и тоже быть довольным результатом.

Помните, что невозможно поддерживать максимальную продуктивность на протяжении всего дня. Стремление постоянно повышать свою эффективность присуще многим людям, но это противоречит человеческой природе. Исследования показывают, что продуктивность деятельности человека ограничена и длится не более трех часов в день.

Позитив с утра задает тон на весь день. Поэтому важно создать атмосферу, которая поможет сохранить это настроение в течение дня.

Возьмите себе на заметку:

• Составьте список дел на завтра заранее, лучше с вечера, чтобы быть готовыми к следующему дню.
• Многозадачность приводит к стрессу, и в ваших силах этого избежать. Выберите одну самую значимую задачу на день и пару менее важных.
• Вместо того чтобы с утра брать в руки телефон, возьмите гантели или прокатитесь на велосипеде, слушая любимые треки. Зарядитесь позитивом и энергией, избегая риска испортить настроение, прочитав новости в соцсетях.
• Ведение дневника для записи проблем и негативных мыслей — отличная идея. Это поможет вам осознать и пережить тревоги, что, в свою очередь, улучшит продуктивность личности.

Выбор наиболее продуктивного времени для работы индивидуален для каждого человека. Психологи и исследователи не могут дать однозначного ответа на этот вопрос. Большинство исследований показывает, что около половины людей достигают наибольшей продуктивности утром, с 9 до 12 часов. Однако для другой половины пик активности приходится на дневное или вечернее время. Зная свои биологические ритмы, вы можете значительно повысить продуктивность использования своего времени.

Поэтому, чтобы понять, когда вы будете работать продуктивнее, понаблюдайте, в какое время дня вы чувствуете себя более энергичным и сосредоточенным.

Повышение продуктивности в разных сферах

Есть достаточно способов, которые помогут эффективнее работать, учиться и отдыхать.

Как повысить продуктивность в учебе:

• Дробите большие цели на меньшие: недельный и дневной план разбейте на подзадачи, которые будете выполнять в конкретное время.

• Составьте распорядок дня, планируя и четко соблюдая процесс учебы и выполнения заданий в сочетании с активной деятельностью. Подстраивайте его к особенностям вашего здоровья и продуктивности. Учитывайте, что кто-то более активен утром, а кто-то, наоборот, — вечером.

• Люди усваивают информацию по-разному. Если вы предпочитаете письменное усвоение, то классические конспекты идеально подойдут. Если вы визуальный человек, интеллект-карты могут быть отличным инструментом. Тем, кто предпочитает усваивать информацию на слух, полезно обсуждать лекции с одногруппниками.

• Углубите практическую часть обучения: практика способствует лучшему запоминанию. Со временем информация переходит из активной памяти в пассивную, что затрудняет ее воспроизведение. Обсуждайте учебные темы с одноклассниками, записывайте конспекты на диктофон или перечитывайте их. Также полезно формулировать сложные материалы в виде статей.

• Для большей продуктивности и ее увеличения убирайте отвлекающие вещи с рабочего стола.

• Создайте вдохновляющее место: на стене разместите коллаж с мотивирующими картинками, фотографиями или важной информацией по учебе, чтобы напоминать себе о целях.

• Найдите единомышленников с похожими целями: радуйтесь достижениям друг друга и подсказывайте, что можно сделать еще для хорошей продуктивности.

Эффективное расслабление:

• Подумайте о себе: составьте список приятных дел, которые помогают расслабиться. Выберите из них и наслаждайтесь отдыхом.

• Составьте план вашего отдыха заранее, чтобы он был максимально полезным и приятным.

• Обновите свой досуг: если текущие занятия не приносят удовольствия, ищите новые активности, такие как спорт или поездки за город.

• Установите четкие границы между работой и отдыхом: когда отдыхаете, включите режим «не беспокоить» на телефоне и дайте себе полное право на расслабление.

• Помните, мы – дети природы. Гуляйте в парках, ездите за город. В результате не только ваша продуктивность возрастет, но и улучшение вашего психического состояния будет гарантировано. Это подтверждают многочисленные исследования.

• Попробуйте необычные формы отдыха: освойте новый вид спорта, зарегистрируйтесь на курсы кулинарии или окунитесь в изучение нейросетей. Следуйте за изменяющимся миром возможностей.

Уровень деловой активности:

• Попробуйте вести ежедневник: это упростит планирование ключевых задач.

• Уберите беспорядок с рабочего стола: разместите предметы на своих местах, чтобы не отвлекаться на их поиски и работать более комфортно. Так вы повысите продуктивность и быстрее достигнете цели.

• Сделайте выполнение задач более увлекательным: подходите к своим обязанностям с инициативой и творчеством.

• Ваш подход к работе может кардинально измениться, если вы начнете видеть ее в более широком контексте. Постарайтесь не зацикливаться только на зарплате и конкретных результатах, необходимых для ее получения. Попробуйте мотивировать себя, размышляя о пользе вашей деятельности и о том вкладе, который вы вносите в успех своей организации. Более того, подумайте о том, как ваша работа влияет на общество в целом. Такой подход может помочь вам полюбить свою работу и изменить ваше настроение на более позитивное.

• Используйте новые идеи рационально. Если возникшая идея не связана с текущей задачей, запишите ее, чтобы вернуться к ней в подходящее время. Такой подход позволит сохранять сосредоточенность на работе и не упускать ценные инсайты для будущего.

• Научитесь использовать компьютер в свою пользу и повысить продуктивность, применяя доступные способы. Освойте закладки в браузере для быстрого доступа к нужным сайтам, сортируйте папки для легкого поиска сохраненной информации и пользуйтесь горячими клавишами, чтобы сократить время работы.

• Отдыхать в процессе работы необходимо, но не стоит делать больших пауз, чтобы не приходилось заново вспоминать все рабочие моменты. Если вам нужен более длительный перерыв, старайтесь избегать дел, которые могут отвлечь ваши мысли. Лучше просто отдохните ментально.