170 
- Суть и задачи тайм-менеджмента
- Основные и вспомогательные инструменты тайм-менеджмента
- Цифровые инструменты тайм-менеджмента
- Trello
- Asana
- Jira
- Any.do
- Todoist
- TickTick
- Notion
- Техники тайм-менеджмента
- Матрица Эйзенхауэра
- Метод «Помидор» (Pomodoro)
- Начинайте день с самой трудной задачи
- Часто задаваемые вопросы об инструментах тайм-менеджмента
- Дают ли гарантии успеха инструменты тайм-менеджмента?
- Что необходимо, чтобы инструменты тайм-менеджмента функционировали?
- Что может повысить продуктивность?
О чем речь? Инструменты тайм-менеджмента необходимы для визуализации и контроля поставленных задач. Ручка и лист бумаги, специальные ежедневники, приложения и сервисы значительно упрощают распределение времени в бизнесе и жизни.
На что обратить внимание? Сами по себе инструменты не помогут, если не следовать принципам тайм-менеджмента и не использовать подходящие методы. Сочетание техник управления временем сделают вас успешными и эффективными.
Суть и задачи тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент представляет собой методологический подход к осознанному контролю и распределению временных ресурсов. Этот способ позволяет оперативно достигать поставленных целей, повышая при этом общую эффективность и производительность.
Термин time management пришел из английского языка и переводится как управление временем. Изначально он широко использовался в деловой сфере, но со временем стал востребованным и в личной жизни.
Почему важен тайм-менеджмент? Для того чтобы структурировать свое время! Эта методика помогает выделять наиболее приоритетные задачи среди множества и сосредотачиваться на их выполнении.
Попробуйте вспомнить, когда в последний раз вы не смогли уложиться в план. Или вдруг ловили себя на мысли, что в сутках, к большому сожалению, только 24 часа, а не 30. Если такая ситуация вам знакома, значит, настало время освоить основы тайм-менеджмента.
Для эффективной организации времени важно следовать нескольким ключевым рекомендациям:
- Формулировка целей. Ясное определение цели и желаемого результата — это уже половина успеха.
- Приоритеты. Нужно ясно представлять, какие задачи наиболее значимы для достижения цели.
- Планирование. Составляйте детальный план на каждый день и строго придерживайтесь его.
- Отдых. Обязательно включайте отдых в свой график, чтобы восстановить силы.
- Мотивация. Она часто исходит из самой цели. Но можно поощрять себя за выполнение сложных или скучных задач и, наоборот, наказывать, если что-то не выполнено, лишая себя чего-то приятного.
- Использование разных инструментов и методов.
- Чередование видов деятельности. Это поможет избежать монотонности и сделать работу более разнообразной и при этом менее утомительной.
freepik.com
Основные и вспомогательные инструменты тайм-менеджмента
Инструменты тайм-менеджмента — это разнообразные устройства и средства, упрощающие процесс управления временем. Их условно можно разделить на две категории: базовые, которые используются регулярно, и дополнительные, применяемые по мере надобности.
Основные инструменты тайм-менеджмента:
- Бумага и карандаш. Это доступное и многофункциональное средство управления временем для реализации даже самых сложных методов планирования. Главным недостатком этого подхода является отсутствие интерактивных возможностей и автоматизации. Пользователь должен лично контролировать выполнение задач и регулярно обновлять список повторяющихся дел.
- Бумажные органайзеры (ежедневники, планировщики). Эти блокноты предназначены для эффективного тайм-менеджмента, включая планирование задач и постановку целей. Несмотря на отсутствие интерактивных функций, бумажные органайзеры способствуют лучшему управлению текущими делами и обеспечивают структурированный подход к управлению временем. Хотя электронные версии постепенно становятся более популярными, некоторые традиционные ежедневники остаются востребованными, например, те, что разработаны Домиником Спенстом, Игорем Манном и Глебом Архангельским.
Инструменты тайм-менеджмента для повышения эффективности:
- Таймер. Этот прибор помогает организовать временные отрезки для работы и отдыха, обеспечивая более гибкое планирование.
- Чек-листы. Используются для детализированного выполнения сложных задач или контроля за завершенными этапами.
- Бланки. Эти заранее подготовленные формы применяются в различных методах управления временем, таких как отслеживание времени или разработка графика.
- Ментальные карты. Такие карты используются для хранения информации, планирования, проведения мозговых штурмов, а также для разбиения целей и задач на более мелкие компоненты.
- Электронные таблицы (например, Excel и Google Таблицы). Широко применяемый инструмент для организации данных и планирования.
- Канбан-доски. Эти доски упрощают структурирование рабочих процессов, делая их более наглядными и организованными, что особенно полезно при командной работе.
Несмотря на распространенное заблуждение, выбор определенного инструмента не обеспечивает высокую производительность. Инструменты тайм-менеджмента предлагают лишь удобство, однако эффективность определяется множеством других факторов: подходящими методами, самоорганизацией или, скажем, личными характеристиками человека.
Цифровые инструменты тайм-менеджмента
Trello
Используйте данный канбан-сервис как индивидуально, так и в команде. Интуитивно понятный интерфейс облегчает управление как личными, так и профессиональными задачами. Бесплатная версия подходит для команд любого размера, но с ограниченными функциями. Стоимость платной версии начинается от 10 долларов в месяц.
Asana
Asana отличается простотой использования, что делает ее не менее востребованной, чем Trello. Платформа предлагает канбан-доски, todo-списки и таймлайны. Для команд до 15 человек и с количеством задач до 1000 проект бесплатный. За расширенные возможности плата начинается с 11 долларов в месяц.
Jira
Эта платформа отлично подходит IT-командам, работающим по методологиям Agile. Agile предполагает деление проекта на небольшие временные интервалы — спринты, что позволяет оперативно адаптироваться к новым требованиям. Функции канбан- и скрам-доски, таймлайны, а также автоматические отчеты обновляются в реальном времени. Бесплатно для коллективов до 10 человек. Для большего количества пользователей стоимость начинается от 7 долларов в месяц за каждого.
Any.do
Программа для создания заметок и напоминаний о задачах. Разработчики предлагают использовать ее для планирования дел, ведения учета расходов, составления списков покупок, фильмов, книг и любого другого контента. Приложение доступно как на мобильных устройствах, так и на компьютерах, возможна синхронизация между различными девайсами, а также создание общих списков для нескольких пользователей. Полезная функция — интеграция с электронной почтой, позволяющая превращать письма в задачи. Бесплатно доступно на всех платформах, однако существует расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Todoist
Todoist – широко известный инструмент для управления задачами. В этом приложении пользователи могут группировать задачи по проектам и добавлять к ним подзадачи, указывать сроки выполнения и настраивать уведомления, а также привлекать коллег к совместной работе. Он поддерживает классический формат списков дел, а также использование карточек по принципу канбан-досок. В бесплатной версии предоставляется возможность создания до 80 проектов и работы в команде до пяти человек, после чего размер оплаты будет начинаться от 3 долларов в месяц.
TickTick
Инструмент позволяет организовывать задачи в списки и папки, присваивать им приоритеты и метки. В приложении – пять видов календаря. Пользователи могут добавлять задачи голосом, импортировать их из почты, работать с командой и отслеживать выполнение. Встроенные помидорный таймер и генератор белого шума уменьшают отвлекающие факторы. Приложение бесплатно, премиум-версия стоит около 2,4 доллара в месяц.
Notion
Универсальный таск-трекер с интуитивным интерфейсом и полезными функциями, Notion адаптируется под каждого пользователя. Шаблоны элементов легко перетаскивать и размещать произвольно, создавая почти полноценные лендинги. Подходит для списков дел, проектной документации, баз знаний, учета времени и бюджета.
Техники тайм-менеджмента
Матрица Эйзенхауэра
Этот метод широко признан в сфере тайм-менеджмента. Считается, что его придумал один из наиболее эффективных президентов США — Дуайт Эйзенхауэр, который, предположительно, применял его ежедневно.
Суть метода заключается в классификации задач по двум параметрам: важность и срочность. Так образуются четыре категории или квадранта для всех дел:
- Важные и срочные. То, что определяет ваши основные умения нынешнего дня, приносит устойчивый доход и поддерживает привычный для вас уровень жизни. У деятельного индивида подобных задач обычно наибольшее количество. Они представляют собой сочетание сложных и монотонных дел, строго ограниченных временными рамками. Передача другим лицам невозможна — требуется личное участие в выполнении.
- Важные, но несрочные. Эта категория заслуживает максимального внимания, так как на этих задачах строится ваша жизненная и профессиональная стратегия. Здесь все способствует вашему развитию: новые профессиональные навыки, изучение языков, полезная литература, спорт и медитации. Несмотря на кажущуюся несрочность, они принесут огромные плоды со временем. Недооценка этого приводит к рутине и нелюбимой работе.
- Неважные, но срочные. Рутинные дела, такие как работа с электронной почтой, общение в онлайн-чатах, совещания, сортировка файлов, уборка и готовка, отнимают много времени и энергии. У многих они занимают около половины дня. Эйзенхауэр советует делегировать эти задачи: рабочие — подчиненным, домашние — клининговым службам. Если это невозможно, распределите их между членами семьи.
- Несрочные и неважные. Это времяпожиратели, такие как сериалы, компьютерные игры, скроллинг в интернете, зависание в социальных сетях, бесцельное общение в чатах и другие формы бесполезного досуга.
Люди, использующие матрицу Эйзенхауэра, предпочитают отдых, улучшающий ментальное и физическое здоровье: спорт, прогулки, встречи. Если сериалы или игры помогают расслабиться, ограничьте их 1-2 часами в день.
После распределения дел на четыре категории попробуйте на протяжении одной-двух недель вести записи о том, как вы проводите свое время. Результаты могут оказаться удивительными.
Метод «Помидор» (Pomodoro)
Свое название метод получил благодаря кухонным таймерам, популярным в 1980-х, которые часто имели форму помидора. Такие таймеры можно было настроить на промежуток времени от 15 до 30 минут.
Техника Pomodoro приписывается программисту и новатору Франческо Чирилло, который разработал ее для повышения продуктивности. Основная идея методики заключается в чередовании интенсивных рабочих интервалов с кратковременными перерывами.
Чирилло предложил работать по 25 минут с пятиминутными перерывами, делая четыре таких «помидора» подряд. После этого — 30-минутный перерыв с поощрением, например, кофе, обедом, прогулкой или телефонным разговором.
Однако метод Pomodoro подходит не для всех ситуаций. При выполнении сложных интеллектуальных или творческих задач 25 минут могут потребоваться только на погружение в работу и создание черновых набросков. Экспериментируя с разными временными интервалами, можно найти наиболее комфортные для себя. Например, это может быть вариант с 45 минутами работы и 10-минутным отдыхом или 1,5 часами работы и 20 минутами отдыха.
Начинайте день с самой трудной задачи
Американо-канадский специалист по продуктивности и бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает приступать к каждому новому дню с выполнения самой неприятной или сложной задачи, которую он называет «лягушкой».
Мы все сталкиваемся с задачами, которых хочется избежать. Они кажутся нам сложными, скучными или нестандартными, и их выполнение откладывается на потом, создавая у нас чувство дискомфорта. Даже отдых теряет свою полноту, когда над нами нависает угроза невыполненного долга, приводя к прокрастинации.
Однако если начать свой день с решения этой неприятной задачи, вы быстро ощутите облегчение и прилив энергии. Ваша самооценка повысится, настроение улучшится, и все остальные дела покажутся проще.
Один из ключевых плюсов такого подхода — это дисциплина, которую он воспитывает, и внедрение привычки не бояться сложностей, что мощно влияет на общий успех в жизни. «Лягушка» не обязательно должна касаться работы: это может быть что угодно, например, утренняя пробежка.
Главное — это приятное чувство удовлетворенности после преодоления преграды.
С физиологической точки зрения выполнение трудных задач утром особенно эффективно, потому что в это время обмен веществ происходит быстрее, у нас больше энергии и голова работает лучше благодаря оптимальному уровню нейромедиаторов.
Часто задаваемые вопросы об инструментах тайм-менеджмента
Дают ли гарантии успеха инструменты тайм-менеджмента?
Поймите, что вам свойственны ошибки. Для многих людей одно из самых сложных испытаний — осознать свое несовершенство. Они уверены, что, приняв все предосторожности и детально расписав различные сценарии, все пойдет по плану. Увы, человек с таким подходом рано или поздно столкнется с серьезной проблемой, которую преподнесет реальность. Яркий пример: кто мог предвидеть COVID-19 и вызванные им серьезные ограничения?
Что необходимо, чтобы инструменты тайм-менеджмента функционировали?
Без анализа они бессильны. Проведите вечер, оценивая, каким был ваш день. Что из планов удалось реализовать, а что осталось не выполненным? Какие факторы затрудняют ваши усилия? Оцените свою удовлетворенность достигнутыми результатами. Задумайтесь над этим и предпримите шаги к позитивным переменам.
Что может повысить продуктивность?
Избавьтесь от лишнего. Организуйте пространство и удалите ненужные вещи, которые, скорее всего, никогда не понадобятся. Это касается не только материальных объектов, но и ненужной информации. На первый взгляд, это может казаться незначительным для управления временем, но на самом деле имеет весомое значение: если все ваши вещи и информация систематизированы (будь то полки, папки, ярлыки или теги — как вам удобнее), это сократит время на поиск необходимого. Не стоит недооценивать и психологический аспект: порядок в окружении и делах благоприятно влияет на умственное состояние. Может быть, вы не успеваете все сделать из-за отсутствия интереса к задачам? Часто причина в том, что сама деятельность вас не привлекает, поэтому выполнять план становится неприятно. Если это ваш случай, то пора принимать меры. Например, можно рассмотреть смену профессии. Сегодня это сделать намного проще, чем в прошлом. Необязательно совершать резкие перемены и сразу увольняться: можно подобрать инструменты тайм-менеджмента, выделить время для регулярных занятий и постепенно осваивать новую специальность.
