42 
- Как и зачем планировать время
- Основные приемы тайм-менеджмента
- Расписание с учетом хронотипа
- Объединение задач в блоки
- Разделение дел на четыре типа
- Матрица Эйзенхауэра
- Метод структуры
- Часто задаваемые вопросы о планировании времени
- Как научить ребенка планировать время?
- Какие книги прочесть о планировании времени?
- Чем помогает планирование?
Как планировать время? Первый шаг к успеху — определение целей. Разбейте их на краткосрочные и долгосрочные, установите приоритеты и определите, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь. Это поможет сосредоточиться на ключевых моментах и не тратить время на второстепенные задачи.
Что еще? Существует множество техник тайм-менеджмента, которые помогают эффективно управлять временем. Выберите ту, которая подходит вам больше всего, и используйте ее для повышения личной продуктивности.
Как и зачем планировать время
В прошлом, к примеру, во времена Средневековья, люди жили неспешно. День проходил последовательно и размеренно. Феодалы вели праздный образ жизни, крестьяне работали, а рыцари, ожидавшие походов, тренировались в мастерстве рукопашного боя. Все было просто, никто никуда не бежал, боясь опоздать. Никто не думал о том, как планировать время.
Сегодня люди, боясь опоздать, бесконечно спешат. Многим кажется, что они уже все везде пропустили. Если вы отличаетесь подобной привычкой, то вам просто необходимо изучить тайм-менеджмент.
Личностей, которые тем или иным способом стремятся сбросить с себя какие-либо обязательства, довольно много. Вместо того чтобы подумать, как научиться планировать свое время, они откладывают дела на потом, не успевают, часто ленятся, а затем ищут оправдания не сделанной своевременно работе. Встречаются среди них и интересные экземпляры: обвиняют во всех личных неудачах других, хотя виноваты, конечно, сами.
Дабы избежать подобного, стоит познакомиться с техникой планирования личного времени, тогда многие дела будут решаться с легкостью и приносить лишь положительные эмоции.
Чтобы понять, насколько полезен тайм-менеджмент, попробуйте представить себя в будущем. У вас нет никаких дел на сегодня, так как вы покончили с ними еще три года назад. Теперь ваша жизнь стала совершенно другой, у вас великолепная машина, на работе почет и уважение… Так что же произошло?
А все началось с того, что вы прочитали в Сети о тайм-менеджменте. Затем с легкостью избавились от мусора, заполнившего вашу жизнь: выкинули его из корзины ноутбука, из квартиры, гаража и головы. У вас появилось больше времени для семьи и любимых дел, а рабочие обязанности перестали восприниматься непосильным грузом. Бывает ли подобное в жизни? Еще как!
Ругать себя за безделье — путь в никуда. На самом деле вы выполняете непомерно тяжелую работу, точнее, просто погрязли в рабстве собственных привычек. Вот интересная задача — представьте, что завтра конец света. Чем бы занялись накануне? Уж точно не стали бы решать невыполненные задачи: прикручивать полочку в ванной или бежать в банк, чтобы оплатить просроченный штраф за парковку. Разве имеет смысл что-либо делать, когда остался всего один день? Конечно, нет. А теперь успокойтесь, соберитесь с мыслями. Ура! Вы только что сделали первый шаг!
Выработайте новую привычку: начинать день с мысли о том, как бы вы хотели его прожить, если бы он был последним. Подобное простое упражнение поможет понять, как лучше планировать время и грамотно ставить цели. Лучше всего записать все важные дела на день, ведь гораздо легче потратить 15 минут на планирование, чем 15 часов пытаться частично реализовать намеченные задачи.
Случайность успеха — вымысел. Каждый успешный человек стал таковым благодаря тому, что много работал. Но бывает, что и, вкладывая все силы, положительного результата достичь не получается. Причина банальна — неумение планировать.
Имея четкий план, вы будете последовательно ему следовать, понимая, как планировать время и все успевать. Еще одна важная деталь при постановке планов — указание четкой цели. В этом случае увильнуть не получиться.
Если вы поставили себе главную задачу — стать успешным, то много времени следует посвящать основному делу, а после этого уже решать побочные вопросы. На развлечения можно выделить около часа или двух, но спустя время вы поймете, что эти периоды — огромная бездна, которая отделяет вас от желанной цели.
Основные приемы тайм-менеджмента
Расписание с учетом хронотипа
Обычно мы составляем расписание, отталкиваясь от дедлайнов, и начинаем с самых срочных дел. Дэниел Пинк, который является автором книги «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя», говорит, что подобная стратегия не самая лучшая. Он делает упор на циркадные ритмы — периоды биологических процессов, которые связаны со сменой дня и ночи в организме, помогающие определиться с тем, как лучше планировать время.
Общеизвестный факт гласит, что люди в большинстве своем утром бодрые, воодушевленные и более позитивно относятся к окружающим. После обеда наваливается усталость и апатия, но к вечеру настроение снова меняется в лучшую сторону и до конца дня остается неизменным.
Причина подобной смены настроя кроется в работе одной из областей головного мозга — супрахиазматического ядра, находящегося в гипоталамусе. Данная зона отвечает за вырабатывание гормонов, которые помогают отойти ко сну и проснуться утром. Такой вот своеобразный человеческий таймер.
Пинк описывает и другую закономерность, ссылаясь на исследовательские данные: в районе полудня наиболее активно аналитическое мышление. Получается, что именно в это время люди лучше справляются со сложными задачами, лучше распознают ошибки, сложнее поддаются обману, не обращают внимания на стереотипы. Подобное состояние, как правило, проходит после обеда. Это связано с усталостью мозга. Поэтому творческими задачами с нестандартным подходом следует заниматься во второй половине дня, когда меньше востребованы контроль и внимание.
Совет от Дэниела Пинка, как правильно планировать свое время: составляйте расписание дел, опираясь на хронотип и вид деятельности. Тогда получится оптимальный график работы с учетом циркадных ритмов.
Объединение задач в блоки
Существует огромное количество техник тайм-менеджмента, но все они предполагают обязательные перерывы в работе. Например, в правилах Pomodoro указано, что в течение получаса 25 минут должно уделяться решению рабочих вопросов, а 5 минут — отдыху.
Говард Вайс — психолог, который не согласен с подобной методикой. Он считает, что при работе с кодами или текстами требуется значительно больше времени без отдыха, чтобы максимально погрузиться в работу.
Согласно его рекомендациям, следует создавать группу из однотипных задач. Например, все встречи проводить по порядку друг за другом или проверять электронный ящик и соцсети единожды в день, отвечая на все входящие письма сразу.
Подобный способ, по утверждению Вайса, решит проблему многозадачности, повысит сосредоточенность, позволит не перегружать себя и понять, как планировать свое время эффективно, ведь, чтобы сконцентрировать внимание на определенной задаче после переключения с чего-то другого, человеку требуется от 11 до 25 минут.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Разделение дел на четыре типа
Блогер Сахил Блум пользуется приемом планирования, при котором время делиться на две части: для творческого труда и для решения управленческих задач. Правда, он добавляет еще два вида активности: работа с контентом (обучение или чтение) и идеями (ведение записей, саморефлексия, мозговой штурм). Чтобы не запутаться в расписании, можно выделить каждый вид деятельности определенным цветом.
Кроме того, Блум предлагает иногда устраивать «дни размышлений»: отложить большинство дел и посвятить день раздумьям над тем, как облегчить работу, анализу целей.
Матрица Эйзенхауэра
34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил метод приоритезации (матрица Эйзенхауэра), когда все дела делят на четыре части и записывают в определенную графу таблицы. С помощью подобной техники очень легко разобраться, как следует планировать свое рабочее время.
Пользоваться матрицей довольно просто: сначала выполняют дела из колонки срочных и важных дел, а затем из графы неважных, но срочных.
Важные, но несрочные дела можно немного отложить и поразмыслить: «Действительно ли только я могу решить эту задачу?». Если обнаружиться, что это не так, то ее следует делегировать другому работнику.
К несрочным и неважным задачам приступают, только когда решены все остальные.
Теоретически подобная система кажется простой, но самое трудное порой именно в распределении задач по группам. Согласно исследованиям, люди часто не понимают разницы между срочным и важным. Вопрос, который необходимо решить раньше, считается более приоритетным, срочным и хорошо оплачиваемым.
Существует техника психологической дистанции, с помощью которой можно определить значимость поставленного вопроса. Ее принцип заключается в следующем: представьте, что к вам обратились за помощью в распределении задач по важности и срочности. К примеру, вероятнее всего, вы посоветуете первым делом отправиться к зубному врачу, а встречу с клиентом немного перенести, хотя сами бы сделали наоборот.
Людям проще понять значимость вопроса, выстраивая дистанцию между собой и задачей, так им проще избежать когнитивных искажений. Ученые утверждают, что разные области мозга отвечают за свои и чужие дела. Поэтому и легче правильно оценить ситуацию, отбросив все иллюзии. Подобный прием помогает планировать время для повышения производительности.
Метод структуры
Им часто пользуются те, кто хочет определить глобальные жизненные приоритеты для бизнеса или лично для себя. Хотя метод структуры замечательно подходит и для распределения задач по важности.
Суть его в разделении всех задач на следующие группы:
- Что нужно сделать. Наиболее важные вопросы — самые высокооплачиваемые или те, которые следует обязательно сделать, иначе последствия могут быть негативными. Кроме того, в эту группу можно отнести и вроде бы, на первый взгляд, второстепенные задачи, но они тормозят выполнение других дел. К примеру, вы работаете за ноутбуком, но последний стал сильно тормозить и зависать. Значит, в вашем случае, основной становится задача по его ремонту, а остальные автоматически переносятся.
- Что следует сделать. К этой группе относятся важные, но не критичные задачи. К примеру, то, без чего ваша работа станет менее качественной, но все равно окажется выполненной. Допустим, вы не успели подобрать интересные примеры к тексту, но выполнили все требования заказчика и вовремя сдали написанный материал.
- Что неплохо было бы сделать. Сюда часто включают задачи, которые являются небольшим дополнением к основной работе, но без них результат не изменится. К примеру, наличие иллюстраций никак не повлияет на итог отсчета, но сделает его более наглядным.
Часто задаваемые вопросы о планировании времени
Как научить ребенка планировать время?
Объясните ему, что надо сложное разбивать на части, составлять план сразу на неделю, отсортировав дела по типам и определив главное. Планировать предстоящий день следует уже вечером.
Какие книги прочесть о планировании времени?
Посоветуем: Лора Вандеркам «Чувство штиля. Продуктивность и спокойствие в эпоху вечных дедлайнов». Кевин Круз «15 секретов управления временем. Как успешные люди успевают все». Брайан Трейси «Мастер времени».
Чем помогает планирование?
При составлении планов люди начинают контролировать собственную жизнь, что значительно снижает стресс. Планирование помогает предусмотреть вероятные проблемы и подготовиться к ним. Процессы отслеживания прогресса и постановки реалистичных целей становятся эффективнее. Тайм-менеджмент поможет научиться эффективно планировать рабочее время.
