Тайм-менеджмент: методы, принципы, необходимость

О чем речь? Методы тайм-менеджмента представляют собой систему стратегий и инструментов, которые помогают эффективно управлять временем и повышать производительность. Их существует множество, каждый эффективен для определенных типов задач.

Что учесть? Выбор инструментов тайм-менеджмента зависит от предпочтений, стиля работы и конкретных целей. Их использование на практике и настройка под собственные потребности кардинально изменяют время занятости.

Что такое тайм-менеджмент

Понятие и методы тайм-менеджмента раскрываются просто. Тайм-менеджмент представляет собой ряд техник, применение которых дает возможность грамотно распределять время и силы, добиваясь большей эффективности. Дословный перевод термина – «управление временем».

В этом случае время рассматривается как ресурс. Каждый человек тратит жизнь на определенные дела. Кто-то учится, кто-то праздно лежит на диване. Одни пускаются в путешествия, другие делают упор на саморазвитие или заботу о собственном здоровье.

По мнению экономиста Питера Друкера, тайм-менеджмент будет все больше выходить за границы коммерческих предприятий, где он возник с целью организации производства товаров. Методы тайм-менеджмента будут использоваться не только в управлении, но и в других сферах.

Необходимость тайм-менеджмента

Современные методы тайм-менеджмента, безусловно, приносят пользу. Времени практически всегда не хватает. Именно оно зачастую становится фактором успешного решения поставленных задач. И, если не распределять его правильно, цель не будет достигнута.

Эффективный тайм-менеджмент дает возможность достигать практически любые цели, он позволяет:

• снять стресс, напряжение;
• вести контроль над промежуточными задачами, тем самым двигаясь к основной;
• работать, ориентируясь именно на основную цель, уделяя ей, а не промежуточным, больше внимания;
• получить полноценный отдых, восстановление, оставляя время на хобби;
• использовать методы тайм-менеджмента в организации дел, повысить отдачу;
• повысить удовлетворенность от выполнения профессиональных задач.

Принципы тайм-менеджмента

Выделяется ряд эффективных методов тайм-менеджмента. Некоторые принципы у них общие, но есть и существенные различия. Рассмотрим каждый из них с раскрытием основных характеристик.

Структурирование

Этот принцип подразумевает структурирование сложных задач дроблением их на менее трудозатратные и более простые. Время расходуется эффективнее, а переход от одной деятельности к другой осуществляется последовательно.

Планирование времени, выбор методов тайм-менеджмента

В тайм-менеджменте время ценится по достоинству. Глобальная цель дробится на несколько небольших этапов. Каждый из них представляет собой спектр мелких задач. Приоритет у них разный. На каждую задачу отводится определенное количество времени. Важно соблюдать баланс между этапом плана и временем, которое отводится на него. Нужно следовать ряду правил:

• оформлять план в письменном виде;
• вносить в него корректировки при необходимости, если меняются приоритеты или ситуация;
• составлять план ежедневно;
• выполнять какое-то одно дело, избегая мультизадачности. В первую очередь выполняются приоритетные задачи, другие оставляются на потом, даже если их можно выполнить в тот же день.

Мотивация

Одни задачи требуют много времени, решаются с трудом, другие – наоборот. Первые могут быть более важными. Чтобы работать было легче, нужна мотивация. Ее форма может быть любой, от улучшения репутации при сдаче в срок до получения награды.

Расстановка приоритетов

Градация задач происходит с точки зрения приоритетов. Основные из них – важность и срочность. Определяют их при помощи SMART-проектирования. Оно подразумевает максимально четкое формулирование целей, которые должны быть определенными по времени (с некоторым объемом трудозатрат), конкретными, актуальными, измеримыми и достигаемыми за конкретное время. Если цель отвечает указанным характеристикам, ранжировать ее будет просто. В итоге ей присваивается определенный приоритет, а в зависимости от него сотрудник организации выбирает тактику решения задач.

Анализ

Проводить аналитическую работу следует циклически и регулярно. Каждый из сотрудников должен оценивать свой труд, чтобы понять, насколько эффективно он сработал по конкретной задаче. Анализ дает возможность выявить проблемные и откровенно слабые места, от них в дальнейшем нужно будет избавиться.

Отдых и восстановление

Если человек не отдыхает, его производительность будет низкой. Отдыху следует выделить определенное время и внимание. На практике доказано, что отдохнувший человек работает продуктивнее всего.

Рационализация

Чтобы сделать поведение сотрудника рациональным, следует привить ему полезные привычки, убрав вредные. К привычкам, которые мешают работать, причисляют недосып, курение, мониторинг социальных сетей, алкоголизм. Список полезных привычек выглядит примерно так:

• регулярные занятия спортом, посещение фитнес-центра;
• вечерние прогулки перед сном;
• делегирование некоторых задач;
• планирование времени на работе с применением специальных гаджетов;
• контроль и планирование семейного бюджета.

Ценность работника, как и его эффективность, повышается, если он в первую очередь отдает предпочтение приоритетным задачам. Другие задачи можно отдать тем специалистам, которые не так опытны, но могут справиться с ними. Распределение задач посредством делегирования даст возможность сделать сотрудников более работоспособными, что позволит увеличить отдачу каждого из них.

Методы тайм-менеджмента

Выделяются разные методы тайм-менеджмента. Для одних подойдут те варианты, которые не предполагают наличие жестких рамок, другие предпочитают практически поминутное планирование. Кому-то по душе стратегическое планирование, другим – краткосрочное. Ряд методов и технологий тайм-менеджмента известен только узкому кругу профессионалов, о других вариантах знают все.

Матрица Эйзенхауэра

Метод тайм-менеджмента «Матрица Эйзенхауэра» помогает расставлять задачи по приоритету. Для организации всего рабочего процесса способ не подойдет, он применяется с целью понять, с чего следует начать.

Кратко о смысле метода тайм-менеджмента. Задачи следует разделить на 4 основные категории по важности и срочности:

• несрочные, неважные.
• срочные, но неважные;
• несрочные, важные;
• срочные и важные.

Сначала нужно сделать срочное и важное. Потом идет срочное, но неважное. Следующие дела по списку – несрочные, но важные. Их можно делегировать, если есть кому. Несрочные и неважные дела можно отложить, а если на них в итоге не хватит времени, вовсе не делать.

Нужно задать себе вопрос: так ли необходимо выполнять неважные и несрочные задачи? Может лучше отказаться от них, сделав качественно важные дела?

Важный нюанс. Матрицу задач формируют на бумаге. Рисуют 4 сектора. В каждом прописывают категорию задач и их список. Существуют специальные сервисы, упрощающие процесс, например, Figma или Miro.

Система 4D

В лучшие методы тайм-менеджмента входит следующий вариант. Он помогает в расстановке задач по приоритету, дает возможность понять, с чего следует начать работу.

Смысл способа. Задачи, как и в предыдущем случае, делят на 4 основные категории:

• do – сделать, то, что требуется в первую очередь. Задачи, которые не удается делегировать, отменить или отложить;
• delay – если задачу сделать все равно нужно, но в конкретный момент это дело «не горит», можно отложить ее. Тем не менее, важно установить дедлайн, когда нужно будет выполнить ту или иную задачу;
• delete (удалить) – некоторые задачи совсем нет необходимости выполнять;
• delegate (делегировать) – ряд задач рекомендуется поручить помощникам, если они есть, или коллегам.

Если задач много, техника 4D будет оптимальной. Она поможет понять, за что следует браться в первую очередь, а с чем можно повременить. С ее помощью удастся разобраться с целым списком дел.

Важный нюанс. Система 4D может помочь и перфекционистам. С ее помощью они могут взглянуть на задачи по-другому.

Для нее характерны следующие черты:

• от ряда задач можно отказаться полностью: они могут стать неактуальными, какие-то из них не требуют выполнения, являясь промежуточным звеном для достижения глобальной цели;
• некоторые дела можно отложить;
• ряд задач рекомендовано поручить коллегам. Не всегда следует делать все самостоятельно. Иногда можно взять передышку, попросив о помощи коллег. Они тоже смогут выполнить поставленную задачу.

Простым языком, не нужно стремиться объять необъятное. В противном случае можно настолько устать, что появится эмоциональное выгорание, а усталость приобретет хроническую форму.

Zero Inbox

Нужен для организации работы с документами: входящими письмами, сообщениями.

Суть метода заключается в том, чтобы в папке «Входящие» не было сообщений. Придумал технику Мерлин Манн с целью быстрого разбора завала в мейл-почте. Но принцип подходит для любых заявок, входящих документов и обращений.

Как функционирует система? Всего раз в сутки следует сесть и единоразово разобрать все входящие задачи. Не должно остаться ни одной не рассмотренной. Каждой задаче следует присвоить статус, задачи с одинаковыми статусами нужно отправлять в одну папку. Статусы могут выглядеть так:

• отложить на определенное время;
• удалить;
• сделать на неделе;
• сделать как можно быстрее;
• ответить.

Выбор статусов зависит от типа работы и поставленных задач. Чтобы работать было удобнее, нужно выделить для выполнения разбора конкретное время, допустим, вечер, 19 часов.

Важный нюанс. Чтобы работать с электронной почтой было проще, используйте встроенные сервисы почтового сервиса. Можно сразу поделить почту на рабочую и личную, выделить различные папки под письма из разных проектов.

Метод помидора

Смысл заключается в правильной организации рабочего процесса, более эффективном выполнении задач. Его можно использовать, если намечены задачи с длительным циклом работы, для облегчения монотонной деятельности.

Смысл техники тайм-менеджмента «Помидор» заключаются в следующем. Время следует делить на четкие интервалы: часть на работу, часть – на отдых.

Как следует работать в технике «Помидор»:

• Нужно взять таймер и поставить его на 25 минут. Все это время работайте. Отвлекаться от рабочего процесса нельзя.
• Когда таймер подал сигнал, можно сделать 5-минутный перерыв.
• После опять нужно работать в течение 25 минут.
• Затем снова 5 минут отдохнуть.
• Каждые 4 цикла делается получасовой перерыв.

Метод приема тайм-менеджмента «Помидор» дает возможность разбивать монотонную работу на части, успевать отдохнуть в течение дня.

Метод 90 на 30

Придуман с целью более эффективного выполнения задач и правильной организации рабочего процесса.

Смысл техники практически такой же, что и у основного метода тайм-менеджмента «Помидор». Различия отмечаются во временных интервалах:

• Сначала таймер нужно завести на 90 минут. В течение полутора часов предстоит активно работать.
• Далее следует получасовой перерыв.
• Затем цикл повторяется.

Начинать следует с самых сложных задач, требующих быстрого выполнения. На них отводится первые 2 цикла. Вторые 2 цикла тратятся на задачи, которые выполняются легче.

Важный нюанс. Метод и техники тайм-менеджмента встречаются и в другой форме: 52 на 17. То есть, работать предстоит 52 минуты, а перерыв длится 17 минут. Если интервал в 25 минут кажется вам слишком маленьким, а в 90 – большим, следует выбирать 52-минутные «помидорки».

Принцип девяти дел или 1–3–5

Придуман с целью выстраивания иерархии задач, грамотного планирования дня, выполнения всех поставленных задач.

Смысл заключается в следующем. За день предстоит выполнить

• одно важное дело сразу;
• 3 не очень значимых дела средней сложности;

• 5 простых дел.

Если вам не нравится делить задачи на категории, ограничивать себя по времени, такой способ вам подойдет.

Важный нюанс. При помощи рассмотренной техники получится распланировать весь день. В итоге рабочая нагрузка на вас снизится. В список используемых методов тайм-менеджмента можно включать любые техники, которые помогут прийти к результату.

Принцип трех дел

Придуман для концентрации внимания. Позволяет выполнять важные задачи, а не рассеивать внимание по мелочам.

Смысл заключается в том, чтобы ежедневно выполнять только 3 самые важные задачи.

Техника подойдет тому, перед кем каждый день появляется множество задач. Не следует стараться успеть все. Принцип – сделаю сначала до 10 маленьких задач, а потом 2 большие и важные – неверный. Так важные дела не сдвинутся с места, мелкие задачи будут множиться каждый день. В итоге на большие задачи вам не хватает сил – накапливается усталость.

Важный нюанс. Методику придумал Крис Бейли, он описал ее в книге «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе». Сам принцип очень прост, но ему посвящена целая книга. Бейли подробно делится тем, как к нему пришла такая идея. Он рассказывает, как научиться выделять действительно важные задачи – без этого умения ничего не получится.

Техника временных блоков

Придумана для того, чтобы в течение дня можно было концентрироваться на самом важном, не распылять внимание на второстепенные задачи.

Смысл техники заключается в том, чтобы четко прописывать временной интервал для определенной задачи. Никакие другие дела не должны отвлекать вас.

То есть для важных задач выделяются четкие рамки. Остальное время можно планировать без строгой привязки к времени.

Важный момент: техника прекрасно работает как в краткосрочном, так и в долгосрочном отрезке времени.

Метод GTD

Придуман для приведения дел в порядок и с целью научиться доводить дела до завершения.

Считается одной из самых сложных техник. Она базируется на тщательном изучении информации и работе с ней.

В технику включены следующие этапы:

• сбор информации;
• ее обработка;
• организация;
• обзор;
• непосредственно действия.

В первую очередь нужно определить, какие задачи стоят перед вами. Для этого можно использовать разные средства: сервис Notion и похожие – блокнот, маркерную доску, таск-трекер.

После нужно выполнить разбор задач, во «входящих» ничего не должно оставаться. Если во время обработки вы видите, что задача требует действия:

• если на ее выполнение требуется несколько минут, выполняйте;
• в остальных случаях – делегируйте или откладывайте.

Если задача не требует сиюминутного решения:

• откладываем ее в «справочную» категорию;

• если задача не имеет четкого дедлайна, складываем ее в icebox (касается тех дел, которые нужно сделать когда-нибудь);
• удаляем задачу.

В итоге формируется список уже распределенных задач. Важно еще на этапе организации рассортировать задачи на такие категории:

• по времени – без сроков, срочные и несрочные;

• по проектам – можно отправить задачи в папки по разным направлениям.

На этапе обзора требуется периодически проводить осмотр папок, прогонять их по уже установленному алгоритму. Если вы будете отслеживать задачи регулярно, может быть выявлено, что какие-то задачи потеряли актуальность, а другие нужно выполнить немедленно.

Действия – это непосредственно выполнение задач. Потребуется определить, какие инструменты и методы тайм-менеджмента нужно будет применить, что вы будете делать, какие ресурсы будут задействованы.

Методика понравится не всем, так как требует дисциплины.

Важный нюанс: чтобы более четко понимать принципы метода, рекомендуется прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». В ней описывается, как работает техника, дается множество ценных советов. Из нее вы узнаете, как можно снизить стресс, повысить свою продуктивность. Аллен советует делать по одному делу, отказавшись от многозадачности. Тогда удастся достичь прекрасных результатов.

Метод ZTD

Используется для приведения дел в порядок на коротком отрезке времени, помогает решать задачи.

Метод является упрощенным вариантом GTD, который был придуман блогером и писателем Лео Бабаутой. Сам он считает, что с одной стороны такой метод сложен, а с другой – он дает отличные результаты. По этой причине он вывел свою формулу продуктивности, опираясь на технику.

Метод ZTD или продуктивность в стиле дзен базируется на 10 правилах:

• все задачи собираются в «корзину», фиксируются по аналогии в GTD;
• записи необходимо обрабатывать быстро, сразу, ничего на потом не откладывая;
• выполнение важных дел следует планировать за несколько дней, в крайнем случае, накануне;
• создавать четкие и простые списки дел;
• действовать согласно методам тайм-менеджмента, опираясь на его примеры, не отступать от методики, совершать работу в выбранном режиме ежедневно;
• формулировать задачи просто, не усложнять их;
• периодически просматривать записи, проводить анализ эффективности работы, отказываться от лишнего;
• во время выполнения задачи сосредотачиваться на ней, не распылять свое внимание;
• распределять задачи по категориям и папкам;
• делать только то, к чему лежит душа, остальные задачи делегировать.

Многозадачность не приветствуется. Техника точно не подойдет тем, кому приходится ежедневно выполнять много мелких дел. Можно попробовать вести разные списки, но это будет не очень удобно.

Метод швейцарского сыра

Техника оптимально подойдет, если нужно раскачаться перед выполнением глобальной задачи.

Смысл методики заключается в том, что из проекта предстоит выбирать задачи, которые вам нравятся, а не выполнять их последовательно одну за одной по списку. В итоге вы как бы делаете «дырки в сыре», тем самым уменьшая объем дел.

Как работает принцип? Метод тайм-менеджмента «Швейцарский сыр» заключается в следующем.  Если задача вам интересна, вы выполняете ее быстро и с большим энтузиазмом. В итоге проект станет более привлекательным. Также, делая сначала несложные дела, вы сможете втянуться в процесс. Затем легче будет выполнить более сложные задачи.

Метод лягушки

Метод тайм-менеджмента «Съешь лягушку» понравится тем, кто не хочет выполнять неприятные задачи, но все равно вынужден их делать.

Смысл методики заключается в том, что утро каждого дня нужно начинать с какого-либо задания – «лягушки», которое вам не хочется делать, поэтому вы его откладывали. После того как вы «съели лягушку», можно сделать одно из интересных дел, чтобы поднять настроение. Каждый день недели следует выполнять одно неприятное дело, тогда они будут быстро уходить и не будут портить вам настроение.

Почему лучше выполнять такие дела с утра? В утреннее время сил у людей больше. А после того, как вы сделаете одно сложное дело, у вас появится чувство удовлетворения и высокая мотивация к выполнению других задач.

Ошибки планирования

Какие ошибки чаще всего встречаются при планировании:

• Не контролируется время, за которое решаются задачи. Производительность может падать от телефонных звонков, прокрастинации, просмотра писем. Нужно своевременно проводить анализ полученных итогов, отслеживать свою эффективность, оптимизировать задачи.

• Приоритеты расставлены неверно. Выполняются дела на перспективу, а не действительно важные. Следует проводить тщательный анализ, чтобы решать в первую очередь срочные вопросы.

• Чрезмерное внимание к мелким и неважным задачам. По принципу Парето 20% усилий позволяют достичь 80% результата. Если ставить цели грамотно, дела будут решаться легко.

• Нет времени отдохнуть. Если в течение дня дел нужно решить слишком много, производительность будет падать. При выполнении задач одна за одной, без перерыва, у специалистов снижается концентрация, рано или поздно начнется эмоциональное выгорание.

• Постоянная работа в режиме выполнения большого количества задач. Если приходится совмещать сразу несколько трудовых обязанностей, регулярно выполнять разные задачи, внимание к ним будет ухудшаться. В итоге продуктивность специалистов упадет. Чтобы заниматься сложной умственной деятельностью, следует действовать шаг за шагом. Для продуктивного выполнения задачи в определенный временной промежуток нужно делать перерывы на отдых.

Планировать время работы будет полезно как сотрудникам фирмы, так и ее владельцу. Тайм-менеджмент дает возможность выполнять поставленные задачи своевременно, оптимизировать рабочий процесс, не допускать фатальных ошибок.

Мифы о тайм-менеджменте

О тайм-менеджменте постоянно появляются различные мифы, как и обо всех методиках управления. Они распространяются среди людей очень быстро. Рассмотрим самые распространенные из них и объясним, почему не стоит в них верить.

• Есть мнение, что, если человек творческий, он не должен планировать работу. Творцов считают людьми, которым все можно. На самом деле любой задаче нужно уделять пристальное внимание, отводя ей определенное время. Даже если вы пишете книги, вам нужно оптимизировать процесс. В этом случае тайм-менеджмент будет очень полезным.

• Тайм-менеджмент позволит заработать больше денег. Такой миф тоже следует развеять. Тайм-менеджмент придуман для того, чтобы можно было грамотно тратить время, ориентироваться на достижение поставленных целей. В качестве результата можно получить увеличение дохода. Но нельзя сказать, что прибыль точно вырастет. Этого может и не произойти.

• Тайм-менеджмент – это про инфоцыган. Некоторые курсы действительно ведут преподаватели с низкой квалификацией. Однако решается проблема просто. Важно перед покупкой курса внимательно изучать всю информацию о нем. Тогда получится найти действительно ценный продукт, который принесет только пользу.

• Действуя согласно тайм-менеджменту, работник становится роботом. На самом деле специалист получает больше свободы. Он успевает поработать и восстановиться, отдохнув. То есть человек не выполняет работу автоматически, он может планировать свой день сам, определяя, для какой задачи какое время требуется, чем заняться помимо работы.