Матрица Эйзенхауэра: выбираем задачи по срочности и важности

Для чего нужна? Не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные задачи помогает матрица Эйзенхауэра. Это метод тайм-менеджмента, который позволит правильно расставить приоритеты в делах. Известно, что Эйзенхауэр, разработавший матрицу, был самым продуктивным президентом США.

Как работает? Матрица – квадрат из четырех частей, в каждой из которых указан свой тип задач. Исходя из этого, можно выбрать, какими делами нужно заняться безотлагательно, а какие могут подождать или вообще не нуждаются в выполнении.

Принцип матрицы задач Эйзенхауэра

В современном мире с невероятно быстрым темпом жизни эффективное управление временем становится ключевым навыком для достижения личных и профессиональных целей. Принцип матрицы задач Эйзенхауэра — надежный инструмент для оптимизации приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов, разделяя задачи на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Этот инструмент схож с правилом Парето, где 20% усилий приносят 80% результатов.

Для упорядочивания задач в соответствии с этими критериями применяется специальная таблица, состоящая из четырех квадратов:

Теперь рассмотрим примеры задач по матрице Эйзенхауэра.

Квадрант A, Do first, предназначен для важных и срочных задач по матрице Эйзенхауэра

• Задачи, выполнение которых является ключевым для достижения поставленных целей.
• Вопросы здоровья.
• Решение проблем, которые могут привести к серьезным трудностям в жизни.

Эта ячейка актуальна для непредвиденных событий, кризисов или форс-мажоров, где отсрочка недопустима.

Квадрант B: Schedule. Важно, но не срочно

• Основная деятельность в бизнесе или на работе.
• Повседневные задачи, которые требуют внимания, но не являются критичными.

Работа с этим квадрантом позволяет добиваться целей без излишнего стресса, поддерживая стабильность и эффективность.

5 пошаговых алгоритмов с примерами: как найти своё дело и выйти на 150 000₽/мес

Юрий Мурадян

Коуч MCC ICF, входит в ТОП-5 коучей России

Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.

Мы подготовили подборку полезных документов и вебинаров, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!

Бесплатный курс "Профессия коуч"

Узнаете, как применять коучинг в жизни и зарабатывать на нём

20 коучинговых вопросов, которые изменят вашу жизнь

Вопросы, которые помогут понять свои сильные стороны, потребности и цели

5 ловушек мышления

ТОП ошибок, которые мешают жить счастливо

Колесо самореализации

Техника коучинга для улучшения всех сфер жизни

Рабочая тетрадь «Действия, которые дают результат»

Поможет достичь целей в быстрые сроки

Скачать подборку бесплатно

DOC 1,7 mb PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Квадрант C. Delegate. Срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

В этом квадранте сосредоточены дела, которые могут серьезно нарушить планы и снизить эффективность. Эти задачи, хоть и требуют внимания, не способствуют достижению основных целей. Важно не перепутать их с делами из квадранта A. Примером таких задач может стать помощь коллеге в работе. Несомненно, оказывать поддержку сотрудникам, работающим с вами плечо к плечу, важно, но это не должно мешать выполнению собственных рабочих задач.

Квадрант D. Eliminate. Несрочные и неважные дела

• Не приносят пользы.
• Cамые приятные.

Этот квадрант включает в себя занятия, несущие минимум пользы, но при этом доставляющие удовольствие. Отдых и развлечения важны, но не должны отвлекать от основных целей. Социальные сети, разговоры по телефону, игры на компьютере — все это позволительно только с учетом того, что они не препятствуют достижению поставленных целей.

Эффективность матрицы задач Эйзенхауэра

Впервые Матрицу Эйзенхауэра описал Лотар Зайверт в 1984, но популярность метод приобрёл чуть позже — в конце 1980-х. Ходит легенда, что этот метод придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, в честь которого названа матрица.

Эйзенхауэра признают одним из наиболее продуктивных лидеров в истории США. Он объяснял свое видение управления временем следующим образом: «У меня бывают два типа проблем: срочные и важные. Срочные, по сути, не являются важными, в то время как важные, как правило, не требуют срочного вмешательства».

Систему Эйзенхауэра формализовал и распространил американский консультант Стивен Кови, включив ее в свою книгу «Семь навыков высокоэффективных людей».

Подтверждение эффективности этого метода выявили в исследовании 2018 года. Большинство людей предпочитают срочные дела, давая им приоритет перед важными. В процессе эксперимента ученые предложили участникам самостоятельно выбрать задачу для выполнения в первую очередь. Те, кто описывали себя как «занятые», чаще всего выбирали срочные дела. Однако, когда участников попросили обдумать последствия своего выбора, они отнесли приоритет к важным, но несрочным делам.

Области применения матрицы задач Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой простой, но весьма эффективный инструмент управления временем, который облегчает решение разнообразных задач. Ниже приведены лишь некоторые области, в которых она может быть использована:

Определение приоритетов

Основная функция матрицы Эйзенхауэра заключается в оперативном определении приоритетности задач. Этот инструмент помогает структурировать задачи, указывая, в каком порядке их выполнять, а также определяя необходимое время для каждой из них.

Обычно приоритеты задач в матрице Эйзенхауэра отображаются следующим образом:

Обратите внимание: порядок выполнения в квадратах B и C не имеет значения, здесь играет роль бюджет времени. Наша цель — максимально уделить время важным задачам из квадрата B в матрице, минимизируя вложение времени во второстепенные дела из квадрата C.

Планирование дел

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как более совершенную версию обычного списка задач. С помощью этого инструмента можно сразу увидеть, какие задачи являются ключевыми, а какие — второстепенными.

Концепция «матричного списка» применима для планирования на различных временных горизонтах: будь то день, неделя, месяц или год. Кроме того, она обеспечивает быстрое систематизирование задач при работе над крупными проектами, такими как ремонт или создание веб-сайта.

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра является эффективным инструментом для определения, какие задачи целесообразно делегировать своим подчиненным, а какие лучше оставить под контролем. Для этого необходимо создать список текущих занятий и распределить их внутри матрицы.

Читайте также!

Как обосновывать свою точку зрения: навыки, правила и приемы уверенной аргументации

Подробнее

Второстепенные дела из квадратов C и D целесообразно делегировать в первую очередь. Статистика подтверждает, что 80% усилий, вложенные в них, приносят всего 20% результата, в то время как 20% усилий, направленных на профильные задачи, приводят к 80% результату. Задачи из квадрата B следует делегировать выборочно и с осторожностью, учитывая их важность. Важно отметить, что передача дел из квадрата A подчиненным является крайне нежелательной.

Это «упражнение» стоит иногда повторять. Если вы ощущаете увеличение рабочей нагрузки, пересматривайте свою матрицу, чтобы эффективно управлять своим временем и ресурсами.

Диагностика продуктивности

Еще одним способом использования матрицы Эйзенхауэра является анализ выполненных задач. Этот метод поможет выявить потенциальные проблемы в управлении временем, над которыми стоит поработать.

Для проведения такого анализа создайте список задач, выполненных за определенный период (например, за месяц), и распределите их по матрице Эйзенхауэра. После этого проанализируйте, в какой квадрат было вложено больше всего времени.

Существует четыре возможных варианта, каждый из которых указывает на конкретные проблемы с продуктивностью:

• «Авральная матрица». Тот, у кого присутствует данная матрица, находится в постоянном состоянии беспокойства. Это обусловлено переоценкой собственных способностей, неправильным распределением усилий и неспособностью делегировать задачи.

• «Матрица стратега». Такой образ мышления в общем считается положительным, поскольку человек очевидно фокусируется на своих целях. Тем не менее, у людей, которые приняли этот подход, часто возникает проблема накопления задач в квадрате «Срочно, но не важно».

• «Матрица суеты». В планах преобладают монотонные задачи, которые не связаны с основными целями. Хотя по сути у человека много работы, в реальности он не эффективен.

• «Матрица гедониста». В планах преобладают приятные, но незначительные задачи, из-за них человек не фокусируется на важных делах. Этот случай указывает на проблемы с самодисциплиной.

Проводить подобную диагностику рекомендуется с периодичностью в 2–3 месяца. Когда мы обладаем четким представлением о своих слабых сторонах, с ними легче справиться.

Как пользоваться матрицей задач Эйзенхауэра

Перед тем как приступить к заполнению матрицы, рекомендуется внимательно отследить в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени вы на них тратите. После этого составьте список дел и ответьте на вопросы:

• Является ли эта задача для меня срочной?
• Имеет ли эта задача для меня важность?
• Только я могу выполнить эту задачу?

Важно ориентироваться на ключевые слова «для меня». При оценке и распределении задач учтите, что в основе должны лежать ваши собственные цели и результаты, не зависящие от потребностей близких или коллег.

Расставляя задачи по блокам матрицы Эйзенхауэра, обратите внимание, в каком квадрате их наибольшее количество. Последовательно решайте задачи из каждого квадрата. Постарайтесь ограничивать количество задач в одном квадрате до восьми в будущем, включая как личные, так и рабочие дела. Прежде чем добавить новую задачу, завершите хотя бы одну из существующих.

Существует иллюзия, будто задачи в матрице должны быть выполнены строго в определенном порядке. В действительности матрица Эйзенхауэра является не правилом, а советом. Как ее использовать — решать нам, ориентируясь на свои собственные потребности.

Рассмотрим четыре основных подхода к работе с уже заполненной матрицей.

•  По срочности:

Выполняем задачи в порядке их срочности (ACBD). Этот метод помогает не «захлебнуться работой» и обеспечивает своевременное выполнение задач. Он особенно полезен, когда много дел и не знаем, с чего начать.

Недостаток: важные задачи из квадрата B матрицы могут остаться без должного внимания из-за ограниченного времени и энергии.

• По важности

Выполняем задачи в порядке их важности (ABCD).  Логика такова: мы фокусируемся на ключевых задачах, минимизируя затраты энергии на мелочи.

Недостаток: задачи из квадрата C могут остаться без внимания. Проблемы могут возникнуть, если нет возможности делегировать такие задачи, как оплата счетов или поддержание порядка.

•  Фиксация целей

Здесь уделяем особое внимание планированию времени для задач из квадрата B, в то время как остальные задачи выполняются «в окнах» между этими блоками. Этот метод способствует непрерывному продвижению в сторону поставленных целей, минимизируя расфокусировку на второстепенные задачи.

Недостаток: срочные задачи из квадратов А и C могут нарушить этот план.

Читайте также!

Как стать успешным: мотивы, рекомендации, возможные причины неудач

Подробнее

• По обстоятельствам

Основная идея — выбирать задачи на свое усмотрение, ориентируясь на текущее настроение, энергию или внешние обстоятельства.

Недостаток: отсутствие четкого плана может привести к потере фокуса и эффективности, особенно при наличии множества задач разного уровня важности.

Плюсы и минусы матрицы задач Эйзенхауэра

Люди часто тратят значительное количество времени на решение задач своих коллег, при этом не всегда успевают справляться с собственными. Важно отметить, что процесс принятия решений тесно связан с эмоциональной сферой. Матрица Эйзенхауэра предоставляет не только инструмент для эффективного управления повседневными задачами, но также способствует снижению эмоциональной нагрузки. Как и любой другой метод организации личного времени, у матрицы Эйзенхауэра есть свои преимущества и недостатки.

Вот кратко основные плюсы:

• Простота применения. Все задачи легко распределяются по четырем группам, что упрощает принятие решений.
• Снижение числа неважных дел. Заранее можно выявить задачи, которые не стоит выполнять вообще.
• Помощь в планировании основных задач. Расстановка приоритетов способствует фокусировке на главном.
• Оптимизация времени. Позволяет эффективно распределять задачи и справляться со всеми делами в срок.

Минусы:

• Ограничение срока планирования. Ориентирована на решение текущих задач. Для долгосрочных целей она неэффективна.
• Не нужна при ограниченном числе ежедневных задач.
• Необходима практика для правильного определения важных и срочных дел, а также для выбора задач, которые следует выполнить в первую очередь, и тех, которые можно отложить на будущее.
• Легко допустить ошибку без предварительной тренировки.

Вопреки этим небольшим недостаткам, которые с опытом становятся минимальными, матрица успешно помогает справляться с заданиями и достигать высоких результатов в работе.