244 
- 8 способов правильно планировать задачи
- Обычный список дел
- Метод Айви Ли
- Метод 1-3-5
- Матрица Эйзенхауэра
- Метод АБВГД
- Расписание
- Блочный план
- Антирасписание
- Тайм-менеджмент как лучшая стратегия планирования
- 9 методов тайм-менеджмента
- Подготовка с вечера
- Хотя бы N минут
- Дедлайны
- «Поедание лягушки»
- Мелкие задачи
- Автофокус
- Сделайте это завтра
- Деление большой задачи
- Одна задача в один промежуток времени
- Часто задаваемые вопросы о планировании
- Как работает метод планирования Pomodoro?
- Как мотивация помогает при планировании дел?
- Как отключение уведомлений на смартфоне помогает правильно планировать?
Как правильно планировать? Нужно научиться управлять временем, найти источники мотивации, видеть и понимать конечную цель. В этом помогают различные методики.
Какие методики использовать? Существуют десятки способов планировать время и задачи. Все они эффективны при определенных условиях и обстоятельствах. Одним больше подходят методы тайм-менеджмента, другим – материальная мотивация.
8 способов правильно планировать задачи
Многие люди, применяя определенную технику планирования, терпят неудачу и спешно заключают, что она не предназначена для них. В реальности существует множество методов планирования в рамках тайм-менеджмента. Все, что нужно сделать, это найти ту технику, которая подойдет для решения вашего конкретного набора задач.
Рассмотрим, как правильно планировать с использованием самых популярных и эффективных методик.
Обычный список дел
Этот простой способ планирования дня заключается в составлении списка задач. Нужно вспомнить, что необходимо сделать сегодня, а затем записать все это на бумаге или в программе для планирования. Хотя этот метод является простым, он считается самым важным.
- Список задач является основным инструментом для других методов планирования. Все методы, перечисленные в этой статье, на самом деле являются модификациями обычного списка дел.
- Кроме того, к списку задач можно применить множество приемов по управлению временем, которые помогут сделать план максимально удобным и эффективным.
Метод Айви Ли
Метод основывается на составлении списка дел и определении их важности путем нумерации. Самая важная задача получает номер 1, следующая по важности – номер 2 и так далее.
Мы исполняем задачи последовательно, начиная с первой в списке. При этом важно придерживаться правила: не переходить к следующей задаче, пока текущая не выполнена полностью.
Метод Айви Ли помогает сосредоточиться на самом важном. Даже если день идет не по плану, все же успеваем выполнить ключевые задачи, которые обеспечат 80 % успеха. Следует отметить, что метод не подходит для организации встреч или других дел, которые привязаны к конкретному времени и имеют жесткие сроки. Такие задачи требуют отдельного планирования.
Метод 1-3-5
Техника основывается на использовании пирамидальной структуры дня. Вместо длинного списка дел, планируем всего девять задач на день, следуя определенному принципу:
- одна важная задача, которую нужно выполнить в первую очередь;
- три менее важные задачи, которые следует сделать во вторую очередь;
- пять второстепенных задач, которые можно выполнить в любое время или по остаточному принципу.
Если задачи не влезают в этот список, их либо отменяют, либо переносят на следующий день. Метод 1-3-5 помогает избежать перегрузки делами. Ограничивая количество задач до девяти, мы становимся более осведомленными в выборе и не беремся за все подряд. Но у метода есть два ограничения. Во-первых, он не подходит для организации встреч и других «жестких» задач. Во-вторых, он может оказаться неэффективным для людей, у которых количество дел насчитывает десятки.
Матрица Эйзенхауэра
Одной из наиболее известных теорий по управлению временем является матрица Эйзенхауэра. В ней задачи делятся на 4 категории: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные, не срочные и не важные.
Теория помогает определить, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие можно отложить на потом или делегировать.
Метод АБВГД
Производим составление списка задач и проводим оценку последствий их выполнения или невыполнения. Затем разделяем дела в списке на пять групп:
- Группа А включает задачи с серьезными последствиями для жизни.
- Группа Б – с менее серьезными последствиями.
- Группа В – без особых последствий.
- Группа Г – задачи, которые можно делегировать.
- Группа Д – бесполезные и вредные задачи.
Если задач в группах А и Б оказалось много, их нумеруют по важности. Затем задачи из групп А, Б и В выполняют по порядку, начиная с А1. Дела из группы Г стараются сразу же делегировать, а дела из группы Д просто вычеркивают и не выполняют совсем. Такой подход помогает сосредоточиться на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.
Расписание
Составляем список задач и планируем каждую из них на конкретное время. Важно определить порядок и количество времени, которое необходимо уделить каждой задаче. Расписание является мощным методом планирования дня, который позволяет контролировать каждую минуту. Благодаря расписанию человек всегда точно знает, чем он должен заниматься в данный момент. Это помогает избавиться от сомнений, спешки, суеты и даже от прокрастинации. Но есть один серьезный недостаток у расписания – оно может быть неустойчивым. Если в течение дня возникают неожиданные дела, расписание может легко нарушиться. Поэтому оно больше подходит для людей, ведущих размеренный образ жизни и редко сталкивающихся с неожиданностями.
Блочный план
Составление расписания на основе тематических блоков – это метод, когда задачи группируются по областям жизни, таким как работа, отдых, спорт, творчество и т. д. Каждому блоку соответствует отдельный список задач.
Метод отлично подходит для создания постоянного расписания, которым пользуемся каждый день. Сами блоки, как правило, остаются неизменными, меняются только конкретные задачи, которыми мы их заполняем.
Важно отметить, что такой способ планирования требует стабильности. Если наша жизнь насыщена непредвиденными событиями, расписание может постоянно срываться и быть неприменимым.
Антирасписание
Метод отличается от обычного расписания. Вместо того, чтобы планировать работу, делаем акцент на отдыхе и досуге. Работа же выполняется только в свободное время от отдыха.
Этот метод изобрел американский психолог Нейл Фьоре для преодоления прокрастинации. По его мнению, людям становится проще приступать к работе, зная, что за ней следует гарантированный период отдыха.
Тайм-менеджмент как лучшая стратегия планирования
Тайм-менеджмент – набор приемов и методов управления временем, которые помогают организовать работу и управлять ресурсами. Он может быть полезен как для отдельного человека, так и для компании.
Например, когда у вас накапливается много дел и вы не знаете, с чего начать, важно определить приоритеты. Можно использовать Матрицу Эйзенхауэра, которая помогает разделить задачи на срочные и важные, отфильтровать их, чтобы не отвлекали от основных целей. И не стоит забывать о правиле Парето: лишь 20 % усилий приносят 80 % результатов, и наоборот.
Чем больше задуманного успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. В условиях цифровой трансформации и ускорения изменений особенно важно знать, как правильно планировать время и все успеть. Это позволяет нам эффективно использовать ресурсы и придерживаться целей без отклонения от курса. Большинство методов управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
- Приоритизация – определение срочности, сложности и важности задачи перед тем, как приступить к ее выполнению.
- Планирование – определение времени и ресурсов, необходимых для выполнения задачи.
- Структурирование – организация и контроль выполнения задачи.
Большинство техник тайм-менеджмента базируются на структурировании и приоритизации, в то время как комбинация всех трех принципов используется реже.
9 методов тайм-менеджмента
Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подходит тем, кто трудно встает рано утром и хочет избежать спешки. Этот совет дает психолог Ник Уигнал. Записывайте рабочие и личные задачи на следующий день в конце рабочего дня. Это позволит заранее оценить нагрузку и распределить задачи без лишней спешки утром. Если вы работаете вне дома, можно составить вечером план задач, выбрать рабочую одежду или даже приготовить обед с собой. Этот метод поможет более эффективно использовать свое время и научиться правильно планировать.
Хотя бы N минут
Метод помогает бороться с прокрастинацией – откладыванием задач на потом, даже если они важные или срочные. Не хочется ничего делать? Попробуйте начать хотя бы с нескольких минут работы над задачей – пять или десять. Это позволяет сохранить возможность передумать, что повышает ощущение контроля над ситуацией. Человек перестает чувствовать, что его принуждают делать то, что ему совсем не хочется, и дальнейшая работа идет легче.
Дедлайны
Устанавливайте четкие дедлайны. Это стимулирует более быстрое выполнение задач и борьбу с прокрастинацией. Исследователи из Массачусетского технологического института установили, что самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть работу с мертвой точки. В то же время, дедлайны, установленные руководителями или конкурсными комиссиями, менее эффективны. В личных делах внешнюю роль куратора может играть друг, коллега или родственник.
«Поедание лягушки»
По совету бизнес-тренера Брайана Трейси, стоит начинать день с выполнения самой сложной и неприятной задачи, так называемой «лягушки». Утренний мозг менее перегружен информацией, поэтому будет легче справиться с трудной задачей. После ее выполнения остальные вопросы покажутся менее значимымы, и у вас останутся силы для их решения.
Мелкие задачи
Полная противоположность предыдущему способу. Делайте мелкие задачи, занимающие 1-2 минуты, первыми. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена, который предполагает выполнение этих задач как можно скорее.
Автофокус
Метод автофокуса подходит для людей, которые часто работают над задачами без дедлайна. Автор метода, Марк Форстер, предлагает начать с создания общего списка всех дел, а затем медленно прочитать его, пока не появится желание остановиться на одной конкретной задаче. Размер задачи не имеет значения, главное – желание сделать ее прямо сейчас. Если задачу удалось завершить сегодня, вычеркните ее. Если нет, перенесите в конец списка и прочитайте заново.
Сделайте это завтра
Марк Форстер, автор книги «Сделай это завтра», предлагает не браться за срочные задачи немедленно, а откладывать их на следующий день. Он рекомендует использовать закрытые списки дел. В этот список невозможно добавлять новые задачи, но можно запланировать их на следующий день. Такой подход помогает сосредоточиться на текущих задачах и фокусироваться только на своей работе.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Это возможно благодаря эффективному планированию времени. Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Форстер разделяет концепцию «настоящей работы» и «занятости». Настоящая работа позволяет развиваться в бизнесе или профессии, применять свои навыки и знания. Она часто выходит за пределы зоны комфорта и может вызывать некоторое сопротивление. Занятость возникает при откладывании настоящей работы ради мелких задач. Делать что-то и быть занятым – не одно и то же. Если работа вызывает чувство перегруженности, но не кажется сложной, скорее всего, вы заняты зря. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет вас чувствовать себя как белкой в колесе.
Деление большой задачи
Этот подход также известен как «метод салями» или «поедание слона по кусочкам». Большие и сложные задачи могут пугать объемом. Чтобы начать решение, рекомендуется разбить их на более мелкие этапы и провести декомпозицию. Например, когда мы сталкиваемся с задачей «запуск нового проекта», она может показаться огромной и вызывать стресс. Но если разбить ее на конкретные шаги, она станет управляемой. Например, вместо «начать исследование аудитории», мы можем просто «обсудить анализ с Сашей по пунктам». Затем, «изучить результаты» и «подготовить макет на основе результатов исследования». Этот подход позволяет нам видеть задачу как выполнимую.
Одна задача в один промежуток времени
В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент. Было выяснено, что человек хуже запоминает содержание разговора и прочитанное, когда он одновременно читает и разговаривает по телефону. То есть, выполняет несколько интеллектуальных задач. В подобной ситуации сложно определить, какая информация была важной, а какую можно было проигнорировать. Но когда человек концентрируется только на одной задаче в определенный промежуток времени, он лучше справляется с ней и более эффективно запоминает информацию.
Часто задаваемые вопросы о планировании
Как работает метод планирования Pomodoro?
Метод выполняется с помощью таймера, по плану:
- выбираем задачу из списка;
- устанавливаем таймер на 25 минут для работы;
- работаем до тех пор, пока таймер не прозвенит;
- настраиваем таймер на пятиминутный отдых;
- по выполнению четырех рабочих циклов делаем промежуточный перерыв длительностью в полчаса.
Метод отлично дополняет другие техники планирования и обеспечивает эффективное выполнение задач из различных систем, таких как список 1-3-5 или матрица Эйзенхауэра.
Данный подход дает возможность преодолеть внутреннее сопротивление. Даже в случае отсутствия желания выполнять задачу всегда можно убедить себя поработать хотя бы еще25 минут. Необходимо подчеркнуть, что эта методика лучше всего подходит для индивидуальной работы и не так хорошо применима для задач, требующих взаимодействия с другими людьми или посещения общественных мест.
Как мотивация помогает при планировании дел?
Как эффективно планировать свой день, цели и найти мотивацию? Вот наши советы:
- Периодически вспоминайте о том, какую цель перед собой поставили, и что послужило для вас толчком. Повесьте на стену вдохновляющие картинки или поставьте на заставку телефона мотивирующую цитату.
- Оценивайте достижения и благодарите себя за них. Для этого можно завести специальный дневник и записывать в него минимум пять «спасибо» перед сном
- Делайте себе подарки за выполненные задачи.
- Делитесь своими планами с другом. Это поможет вам чувствовать ответственность и повысит мотивацию. Кроме того, вы научитесь лучше управлять своим временем.
Как отключение уведомлений на смартфоне помогает правильно планировать?
Смартфоны отвлекают нас постоянными уведомлениями почти каждую минуту: сообщения в школьном чате, напоминания о задачах, финансовые операции и прочее. Для того, чтобы не отвлекаться по мелочам, рекомендуется временно отключить уведомления. Но сделать это таким образом, чтобы не упустить ничего важного. Например, если у вас есть чаты с клиентами в Telegram, на которые необходимо мгновенно реагировать, не следует отключать уведомления для всего мессенджера. Вместо этого можно поместить каналы и флудильные чаты в режим (Mute), оставив остальные уведомления активными. Или отключить уведомления для всех приложений, оставив несколько исключений. Подобным образом можно поступить и с другими приложениями.
Объять необъятное нельзя, но успевать работать, учиться, проводить время с близкими и заниматься хобби — вполне реально. Просто нужно правильно планировать свое время.
