220 
- Что такое приоритизация задач и для чего она нужна
- Матрица Эйзенхауэра для грамотной приоритизации задач
- Алгоритм действий для построения матрицы Эйзенхауэра
- Первый квадрат — задачи срочные и важные
- Второй квадрат — задачи несрочные и важные
- Третий квадрат — задачи срочные и неважные
- Четвертый квадрат — задачи несрочные и неважные
- MoSCoW как метод приоритизации задач
- Инструмент для приоритизации задач Kano Model
- Техника приоритизации задач «Два списка»
- Часто задаваемые вопросы о приоритизации задач
- Где удобнее собрать матрицу Эйзенхауэра?
- Какие действия нужно предпринять, чтобы грамотно приоритизировать задачи?
- Что называют приоритизацией требований?
О чем речь? Приоритизация задач позволяет выстроить такой порядок выполнения дел в жизни и бизнесе, который бы учитывал реальную важность и срочность этих проектов. Такой подход приумножает внутренний ресурс, а не расходует его вхолостую, и способствует оперативному выполнению задач.
Что учесть? В современном мире есть множество инструментов, помогающих справиться с натиском дел. К таким, например, относятся матрица Эйзенхауэра, методы MoSCoW, Kano Model и «Два списка» Уоррена Баффета.
Что такое приоритизация задач и для чего она нужна
Невозможно разделить задачи на важные и второстепенные в серьезных и масштабных проектах. Однако одновременное их выполнение невозможно физически. На это не хватит ни времени, ни ресурсов. Если стараться успеть сразу все — возникнет хаос.
Необходимость обработать большое количество задач заставляет работать в ускоренном режиме, но это не всегда приводит к позитивным результатам. Поток бесконечных дел можно распределить через организацию приоритизации задач. Этот инструмент тайм-менеджмента показал свою эффективность в определении важности каждого дела.
Если не расставить приоритеты, то работа начнется с простых и необязательных задач. Это объясняется особенностью функционирования нашего мозга, который по природе своей ленив. Результат этого — откладывание по-настоящему важных дел «на потом». Когда дедлайн приближается, начинается бессистемное быстрое выполнение всех отложенных действий, что приводит к снижению качества работы. В результате разрабатываемый проект проигрывает.
Приоритизация целей и задач работает на любом уровне планирования. Данный метод может использоваться, чтобы организовать повседневные дела или разработать долгосрочную стратегию. У данной технологии есть много преимуществ. Она помогает:
- улучшить производительность как всей команды, так и каждого отдельного участника;
- находить кратчайший и правильный путь к поставленной цели;
- эффективно распределить ключевые ресурсы: время, деньги, материалы;
- навести порядок в рабочих и личных делах, гармонизировать все сферы жизни.
Расстановка приоритетов выступает импровизированным фильтром задач, который помогает отсеять все ненужное. Если сосредоточиться на ключевых сферах жизни, то можно получить все то, что по-настоящему важно.
Матрица Эйзенхауэра для грамотной приоритизации задач
Матрица Эйзенхауэра — это матрица приоритизации задач, важный метод тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты: делать то, что значимо, и не растрачиваться на то, что не важно. Этот метод подходит всем желающим привести в порядок личное и рабочее время, составить свое расписание. Матрица представлена четырьмя квадратами: срочное и важное, несрочное и важное, срочное и неважное, несрочное и неважное.
Идея распределения дел по такой методике родилась в голове 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра (1953–1961 годы правления). Он считается одним из самых продуктивных Американских президентов.
Стивен Кови (американский консультант) смог оформить и популяризировать метод Эйзенхауэра, представив его характеристику в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Исследование 2018 года подтверждает результативность метода. Большинство людей выполняют в первую очередь срочные дела, а не важные.
Ученые предложили участникам эксперимента сделать выбор, какие задачи выполнять первыми. Люди, считающие себя слишком занятыми, выбирают выполнение срочных дел в первую очередь. Но при обдумывании последствий выбора определенной задачи, они выбирают выполнение важных дел.
Алгоритм действий для построения матрицы Эйзенхауэра
Перед заполнением матрицы, на протяжении нескольких дней нужно отслеживать, какие задачи вы выполняете и сколько времени на это затрачиваете.
После проведенного наблюдения положите перед собой список дел и задайте к каждому по тр вопроса:
- Действительно ли эта задача срочная для меня?
- Эта задача для меня важная?
- Кто-то кроме меня мог бы выполнить эту задачу?
Ключевой момент здесь — приоритизация задач с точки зрения значимости для себя. Основа оценки — результат, который нужен именно вам, а не коллегам или друзьям.
После распределения всех задач по соответствующим блокам, посмотрите, в какой попало больше всего. Последовательно анализируйте каждый квадрат, и старайтесь в будущем не превышать восьми задач на один блок, считая при этом личные и рабочие задачи вместе. Перед добавлением нового дела, обязательно завершите одно, уже имеющееся в списке.
Первый квадрат — задачи срочные и важные
Это блок задач, включающий срочные и важные дела, не терпящие отлагательств — вылечить зуб с острой болью, взяться за продолжение проекта заболевшего коллеги, решить задачу, выданную за несколько часов до дедлайна. Это требует быстрых ответных действий. Обычно такие задачи имеют осязаемый дедлайн и последствия, если не будут закрыты своевременно. В эту же группу относятся дела, возникающие из-за форс-мажора или кризиса.
Если такие задачи превалируют над остальными, это проблема. Конечно, данный квадрат неизбежно будет пополняться, так как ситуации, которыми мы не можем управлять, происходят регулярно. Но если держать весь фокус внимания только на срочных и важных делах, то есть риск развития хронического стресса, эмоционального выгорания и чувства, что теряете контроль над собственной жизнью. Это все приводит к «внутренней миграции», то есть делам из квадрата 4.
Чтобы этого избежать, нужно оставлять в этом блоке минимальное количество дел. Составьте план по достижению первоочередных целей. Расставляйте дедлайны и формируйте расписание. В конце недели проанализируйте, что успешно выполнено, какие результаты получены и что стоит сделать на следующей неделе.
Если извне поступают новые срочные и важные задачи, найдите пути прекращения этого. Например, поговорите с коллегами, начальником или клиентами о возможностях перераспределения нагрузки или измените рабочий план.
Второй квадрат — задачи несрочные и важные
Сюда входят задачи, направленные не на решение конкретной проблемы, а на личный рост — они помогают в достижении долгосрочных целей, несущих самые ценные результаты. Они могут не иметь точного дедлайна, и зачастую заменяются на задачи из первого блока.
Например, вебинар об образовании не поможет сразу заработать много денег, но поможет в планировании своей образовательной траектории для повышения уровня дохода в будущем. Это не срочное дело, но важное.
Если преимущественно задачи помещены именно в этот блок — весь ресурс вы расходуете на то, что имеет значение именно для вас. Когда вы начинаете замечать первые видимые результаты инвестиций такого рода, снижается уровень стресса.
Данная ситуация считается идеальной, старайтесь максимально долго сохранять ее и поддерживать.
Третий квадрат — задачи срочные и неважные
Эти задачи включают необходимость проверять электронную почту и мессенджеры, рассылать документы, мыть посуду и выполнять бытовые задачи. Иными словами, сюда попадают рутинные задачи, результаты которых нужны другим людям, но лично вас это не приблизит к достижению собственных целей. Марк Форстер, написавший книгу «Сделай это завтра», назвал данную категорию дел «занятость». Она препятствует выполнению «настоящей работы».
Если данный блок содержит больше всего задач, можно пронаблюдать эффект — адреналин от вычеркнутых из списка дел. Уоррен Баффет — известный инвестор, говорил, что задает себе каждый вечер один вопрос: «Приобрел ли я сегодня новые навыки, стал ли немного умнее?». По-другому обстоят дела, если блок заполнен мелкими задачами, почти ничего не значащими для нас. Но они создают впечатление занятия совершенно не тем. Это вызывает рост неудовлетворенности самим собой и собственной жизнью.
Стивен Кови рекомендует в такой ситуации переложить все возможные бытовые задачи на службы доставки, ассистентов, клинеров, подрядчиков. Делегировать задачи нужно грамотно, чтобы не потерять уважения подчиненных, и не проявлять авторитаризм.
Если делегировать задачу невозможно — постарайтесь снизить ее влияние на целостное расписание. Например, отключите уведомления мессенджеров, обозначьте, сколько конкретно времени вам потребуется на выполнение задачи, а также учитесь отказывать, когда таких дел становится чрезвычайно много. Выполнять задачи данного квадрата нужно только после полного закрытия дел из первых двух блоков.
Четвертый квадрат — задачи несрочные и неважные
Это категория просмотра сериалов, скроллинга ленты соцсетей и сортировки писем, вместо ответа на них. Это все убивает время, так как отнимает часы нашей жизни, но не приносит никакой практической пользы в будущем. Безусловно, желание отдохнуть и отвлечься вполне естественное. Эйзенхауэр как-то подвергся критике за игру в гольф во время рабочего времени. Однако гольф и бридж помогали балансировать между личным временем и стрессовой работой самого президента.
Если рассматривать долгосрочную перспективу, то такие «убийцы времени» мешают достичь важные цели. В 2019 году в Journal of Applied Psychology было опубликовано исследование, доказывающее такое положение дел. Учеными была найдена взаимосвязь досуга сотрудников с их рабочей продуктивностью в будни.
Было выяснено, что работники, просматривающие накануне много передач, приходят с хорошим настроением. Однако к концу недели настроение их становится все хуже, а мотивация падает. При этом те работники, которые регулярно занимаются йогой, спортом, медитируют и слушают музыку, чувствуют себя спокойнее и более замотивированы.
Если задачи данного блока преобладают, то вы погрязли в рутине. Это вызывает стрессовое состояние и бегство от проблем.
Для преодоления этого нужно фиксировать время. Это поможет вам выявить основных «убийц времени». Когда они будут найдены, нужно подумать над тем, как и чем их можно заменить или ограничить.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
MoSCoW как метод приоритизации задач
Способ приоритизации задач MoSCoW скрывает основной принцип действия в своей аббревиатуре, которая расшифровывается как:
- M (must) — определение важности и первостепенности выполнения — без этих задач продукт невозможно запустить.
- S (should) — объединение заданий, не обладающих высокой степенью важности, но которые обязательно должны быть выполнены.
- C (could) — определение действий, которые должны быть осуществлены в рамках разрабатываемого проекта.
- W (would) — выявление не очень срочных задач, у которых нет особенной важности в протекании рабочего процесса. Они могут быть сдвинуты во времени выполнения без вреда для проекта. Данную категорию задач можно использовать для разработки долгосрочных стратегий развития продукта.
Рассматриваемая технология — оптимальная для решения внутренних задач компании.
Инструмент для приоритизации задач Kano Model
Данный метод приоритизации задач в 1984 году разработал японец Нориаки Кано. Основа метода – система координат, с отображением на оси Х уровня исполнения задач, на оси Y — степени удовлетворенности потребителя их реализацией.
Методология приоритизации задач Кано предполагает использование трех вариантов качества, влияющих на степень удовлетворенности заказчика или покупателя:
- Ожидаемое — состоит из базовых свойств товаров и услуг. Они по умолчанию должны присутствовать в готовом продукте. Потребители воспринимают их как должное.
- Основное — то, что клиент хочет видеть. Эти качества непосредственно влияют на степень удовлетворенности результатом. Эти характеристики — основа конкурентоспособных качеств товара.
- Вызывающее восхищение — ряд неожиданных свойств, существенно повышающих ценность получаемого результата. Если при наличии бонуса, клиент будет впечатлен, это поможет повысить интерес к дальнейшей работе с компанией.
При использовании данного инструмента можно точнее и полноценнее дать характеристику каждой задаче и построить план приоритетов, учитывая все ожидания и предпочтения потенциальных пользователей продуктов.
Техника приоритизации задач «Два списка»
Ключевой метод для эффективной приоритизации задач разработал Уоррен Баффет — знаменитый инвестор, положивший в основу метода принцип Парето. Суть его заключается в том, что из 100 % запланированных дел результативны только 20 %, но они приносят 80 % эффекта.
Для использования этой технологии нужно создать список из 25 дел, которые должны быть выполнены. Из этого списка выбирают 5 самых важных. Их переносят в новый список и выполняют в первую очередь. Оставшиеся 20 задач будут выполнены, когда появится свободное время и соответствующий ресурс.
Иными словами, благодаря использованию современных методов приоритизации задач есть возможность эффективной организации работы над общим проектом в команде, когда каждый участник может максимально реализовать свой потенциал. Эти методы помогают разделить задачи по степени важности, помогая бизнесу процветать и достигать личных успехов.
Часто задаваемые вопросы о приоритизации задач
Где удобнее собрать матрицу Эйзенхауэра?
Для этого можно использовать как физический носитель — блокнот или тетрадь, так и электронные варианты — офисный редактор, приложения Todoist, Notion, Evernote.
Какие действия нужно предпринять, чтобы грамотно приоритизировать задачи?
Нужно повышать эмоциональную осведомленность. Дробите большие задачи на более мелкие, ограничивайте отвлекающие факторы, делегируйте, планируйте.
Что называют приоритизацией требований?
Это процесс, в ходе которого продакт-менеджерами определяется относительная важность, последовательность, а также график выполнения требований по реализации проекта. При этом учитываются потребности разных заинтересованных сторон — клиентов, бизнес-лидеров, разработчиков.
