109 
- Зачем отслеживать эффективность сотрудников
- Предпосылки к снижению продуктивности работы персонала
- Расчет продуктивности работников
- Основные способы повысить эффективность сотрудников
- Часто задаваемые вопросы о повышении эффективности сотрудников
- Какие факторы влияют на поведение и производительность специалистов?
- Насколько важно развитие специалистов для компании?
- Почему мотивация сотрудников имеет значение?
- Какие инструменты поддержания мотивации становятся ключевыми при работе из дома?
- Помогает ли правильно организованный отдых повысить работоспособность?
Зачем нужно? Повысить эффективность сотрудников — значит сократить издержки и увеличить производительность труда персонала, создать и поддерживать положительный имидж организации в глазах клиентов. Все это положительным образом скажется на прибыли компании.
Как сделать? Способов много: от улучшений условий труда до автоматизации производственных процессов, от грамотной постановки целей до правильного распределения должностных обязанностей. Главное — выбрать наиболее действенные для сотрудников методы.
Зачем отслеживать эффективность сотрудников
Контроль продуктивности труда специалистов необходим по ряду причин:
- Повышение мотивации коллектива. Когда руководитель поощряет самых продуктивных сотрудников, это стимулирует весь коллектив. Постоянный мониторинг позволяет вовремя вносить корректировки для улучшения взаимодействия в команде, что помогает ответить на вопрос о том, «как повысить эффективность работы сотрудников компании».
- Увеличение продаж. Эффективный контроль работы отдела продаж напрямую влияет на доходы компании. Чем продуктивнее менеджеры и чем лучше подобрана руководителем подразделения мотивация, тем больше заказов получает бизнес. Вопрос повышения эффективности работы сотрудников решается за счет оптимизации процессов в отделе продаж и правильной мотивации.
- Сокращение затрат. Неэффективная работа сотрудников может приводить к затягиванию выполнения проектов, что увеличивает временные и финансовые затраты. Контроль помогает выявлять и устранять такие проблемы, позволяя завершать задания в срок и экономить ресурсы. Это важный аспект решения вопроса «как повысить эффективность сотрудников на предприятии».
Предпосылки к снижению продуктивности работы персонала
Ключевой момент в управлении сотрудниками — это выбор правильных методов воздействия, поскольку ошибки в этом вопросе могут привести к серьезным последствиям, таким как утрата репутации компании, финансовые потери и падение интереса со стороны опытных специалистов.
Изучив аспекты управления персоналом, можно выделить следующие предпосылки, способствующие снижению его продуктивности:
- Чрезмерно высокие требования к сотрудникам. Нереалистичные задачи, поставленные руководством, могут привести к изнурению персонала и снижению производительности труда.
- Упор на универсальность. Попытка делегировать все задачи одному сотруднику вместо командной работы может уменьшить мотивацию и инициативу всех, что отразится на общей продуктивности.
- Отсутствие взаимопонимания. Несоответствие взглядов руководства и персонала на производственные процессы может привести к конфликтам и снижению эффективности работы.
- Отдаленность руководства. Если начальство оторвано от команды, его влияние на процессы работы снижается, что отрицательно сказывается на ее результативности.
- Синдром супермена. Отсутствие готовности руководителя развивать области, в которых он не проявляет сильных сторон, может препятствовать росту и развитию всей команды.
- Частая смена кадров. Высокая текучесть персонала может быть связана не только с низкой заработной платой, но и с неблагоприятными условиями труда, что в конечном итоге сказывается на его стабильности и результативности.
Чтобы повысить эффективность работы сотрудников, важно обращать внимание на перечисленные факторы и своевременно принимать меры для их устранения.
Расчет продуктивности работников
Для улучшения работы сотрудников первоначально важно оценить их текущую продуктивность. Существует несколько методов для этого, однако наиболее распространенный способ — сравнение производительности персонала с затратами компании на его содержание. Основная цель — получить от сотрудника больше ценности, чем фирма вкладывает в оплату его труда. Важно помнить, что показатели высокой производительности могут быть различными.
Для расчета процента потенциальной производительности персонала в компании выполните следующие шаги:
- Установите стандарт. Определите эталон, по которому будет измеряться продуктивность.
- Определите доступное рабочее время. Например, при стандартной пятидневной рабочей неделе и восьмичасовом рабочем дне, это 40 часов или 2400 минут рабочего времени в неделю.
- Исключите непродуктивные периоды. Это время, которое тратится на обед, короткие перерывы, собрания, иные мероприятия. Например, если первый занимает 30 минут, вторые суммарно — еще 30 и планерка — 1 час в день, то в неделю это составляет 10 часов или 600 минут. Вычитая это время, получаем 1800 минут продуктивного рабочего времени.
- Рассчитайте процент. Разделите количество продуктивного времени (1800 минут) на общее за неделю (2400 минут), и умножьте на 100 — получите процент потенциальной производительности (1800 / 2400 * 100 = 75 %).
При расчете процента производительности помните о двух важных моментах. Во-первых, 100 % этого показателя достичь невозможно и, во-вторых, данная цифра — лишь идеальная. Для достижения максимального уровня производительности в 75 % сотрудники должны быть максимально сфокусированы и избегать отвлекающих факторов.
Основные способы повысить эффективность сотрудников
Чтобы повысить продуктивность работников, необходимо выполнить следующие шаги:
- Оптимизация условий труда
Создайте комфортные обстоятельства и атмосферу для работы сотрудников. Убедитесь, что в офисе достаточно естественного света.
Исследования показывают, что сотрудники, работающие в офисах с окнами, спят на 46 минут дольше. Это помогает им лучше отдыхать и сосредоточиваться на работе. Избегайте белого цвета на стенах офиса: он может вызывать усталость, ошибки. Используйте способствующие продуктивности: красный помогает при выполнении задач, требующих внимания к деталям, зеленый улучшает мотивацию, а синий стимулирует творческое мышление.
- Автоматизация рабочих процессов.
Регулярное обновление оборудования и внедрение современных технологий играют важную роль в повышении производительности. Старые и медленные механизмы могут значительно тормозить рабочие процессы. Установка программного обеспечения для индивидуального контроля сотрудников поможет собирать данные о том, как повысить эффективность их деятельности.
- Правильная постановка целей.
Определение четких и реалистичных заданий является важным шагом на пути к повышению эффективности сотрудников. Цели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми в установленный срок. Критерии оценки эффективности работы должны быть простыми и понятными, чтобы сотрудники знали, что от них ожидается.
- Верное распределение должностных обязанностей.
Эффективное разнесение функций между сотрудниками способствует увеличению их продуктивности. Важно распределять рабочие задачи равномерно, чтобы избежать перегрузки одних и недостаточной загрузки других. Каждый сотрудник должен понимать свои обязанности и использовать время максимально эффективно.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
- Правильное делегирование задач.
Это важный инструмент управления, однако чрезмерный контроль со стороны управленцев может свести на нет его эффективность. Микроменеджмент, при котором руководители тщательно контролируют каждый шаг выполнения порученных задач, демотивирует сотрудников и снижает их уверенность в собственных силах. До 85 % работников испытывают деморализацию из-за постоянного надзора, что негативно сказывается на их деятельности.
- Оптимизация количества и продолжительности встреч.
На протяжении месяца сотрудники расходуют около 87 часов на собрания, что в год обходится компаниям в 37 миллиардов долларов из-за того, что многие из этих встреч оказываются малоэффективными.
Для улучшения ситуации сократите количество собраний в день, неделю и месяц. Организуйте только самые необходимые встречи и уменьшите количество участников. Некоторые из них могут иметь критическое значение для собрания, для других продолжение работы будет продуктивнее. Уменьшите продолжительность встреч: чтобы осветить ключевые моменты нужно 15–20 минут.
- Введение мер по повышению дисциплины.
Соблюдение правил компании должно быть обязательным для всех сотрудников. Отсутствие четких инструкций не только снижает дисциплину, но и приводит к путанице и беспорядку.
- Введение строгой иерархии. В компании должна быть ясно определена структура власти, где каждый сотрудник подчинен лишь непосредственному руководителю и выполняет его указания. Никто не должен обходить руководство, отдавая приказы подчиненным других начальников.
- Разработка должностных инструкций. Это ключевой документ, определяющий обязанности сотрудников. Компания должна иметь общие стандарты, которые затем адаптируются к конкретным условиям деятельности.
- Исполнение обязанностей в отсутствие руководителя. Когда начальник отсутствует по какой-либо причине, его обязанности должны быть переданы другому сотруднику. Это помогает сохранить рабочий процесс без сбоев.
- Соблюдение дресс-кода. Даже если он не является обязательным, стоит придерживаться делового стиля одежды, соответствующего рабочей обстановке, чтобы сохранить профессиональный вид.
- Введение гибкого рабочего графика.
Пиковые часы продуктивности у разных людей могут различаться, поэтому жесткий график с 9 до 17 не всем подходит.
Сделайте график гибким: вместо непрерывного трудового дня в восемь часов, разрешите работать в двух коротких сессиях, которые в сумме также составляют это же время. Например, начать день с 7:00 до 13:00, затем взять длительный перерыв на обед и отдых, и продолжить с 15:00 до 17:00. Это поможет людям чувствовать себя более энергичными и эффективными, избегая послеобеденного спада.
Учитывайте и возможность виртуальной работы: несмотря на некоторые проблемы, 65 % специалистов считают, что они более продуктивны, когда находятся вне офиса, а 47 % хотели бы иметь такую возможность. Как повысить эффективность сотрудников на удаленке? Поддержите эту инициативу, определив должности, подходящие для этого, установите часы доступности для специалистов на дому и запросите регулярные отчеты о проделанной работе для оценки их производительности.
- Улучшение коммуникативных связей между сотрудниками.
Для повышения продуктивности и эффективности командной работы необходимо наладить качественное взаимодействие и обратную связь между членами коллектива.
Систематически развивайте совместную деятельность. Определите, как повысить эффективность сотрудников в команде. Продуктивное взаимодействие не возникает само собой — вам и специалистам придется приложить усилия, чтобы создать гармоничную и результативную группу.
Периодически организовывайте неформальные встречи — корпоративные вечеринки, совместные обеды или командные мероприятия, такие как пейнтбол. Это способствует сплочению коллектива. Когда в команду приходят новые сотрудники, важно, чтобы они чувствовали себя частью группы и на равных с коллегами.
Подберите оптимальные средства общения. Ваша компания может использовать разные способы связи, такие как мессенджеры, электронную почту, телефоны. Определите, какой из них наиболее эффективен для каждого сотрудника, чтобы обеспечить своевременное и четкое взаимодействие.
- Обеспечение профессионального развития специалистов.
Специализированное обучение и деловой рост играют ключевую роль в повышении знаний сотрудников, что напрямую влияет на их производительность.
Использование специализированного ПО. Внедряйте программное обеспечение для управления обучением, которое предлагает разнообразные курсы. Это позволит сотрудникам улучшать существующие навыки и осваивать новые. Дополнительным преимуществом такого ПО является возможность отслеживать прогресс специалистов через аналитику и статистику.
Практическое обучение. Этот метод позволяет сотрудникам применять на практике полученные знания, проверяя их эффективность. Практическое опробование учебных задач способствует лучшему усвоению материала и закреплению навыков.
Гибкость в обучении. Важно предоставить сотрудникам возможность учиться в удобном для них темпе. Спешка при освоении сложных тем может привести к поверхностному усвоению материала и недостаточной практике новых навыков.
- Улучшение мотивации.
Наиболее эффективный способ мотивации сотрудников — дополнительное финансовое вознаграждение, такое как премии и бонусы. Однако нематериальные стимулы также играют значительную роль. Социальные пакеты, комфортные условия труда, системы рейтингов и корпоративные мероприятия — все это важные факторы мотивации. Рассмотрим их подробнее.
Материальные стимулы:
- Финансовое вознаграждение: деньги играют важную роль в обеспечении материальных потребностей. Необходимо ценить усилия сотрудника и устанавливать премии или надбавки к зарплате, связанные с качеством его работы.
- Карьерный рост: перспектива служебного продвижения может стать мощным мотивирующим фактором, так как она связана не только с повышением статуса, но и с увеличением заработной платы.
- Дополнительные привилегии и бонусы: предоставление сотрудникам индивидуальных льгот, таких как корпоративная связь или компенсация расходов на проезд, может быть привлекательным стимулом.
Символические мотиваторы:
- Участие в общем успехе: понимание, что результаты работы зависят от вклада каждого, может существенно повлиять на мотивацию и уровень лояльности.
- Чувство принадлежности к команде: коллектив, где ценятся взаимопонимание и поддержка, может стать мощным стимулом для сотрудников.
- Признание: благодарность руководства и коллег за усилия и достижения специалиста является важным фактором мотивации.
- Творческие идеи: организация конкурсов и мероприятий, направленных на поддержку и поощрение сотрудников, может эффективно стимулировать их активность и энтузиазм.
Важно помнить, что помимо позитивных мотиваторов, существуют и отрицательные формы воздействия, такие как депремирование или штрафы за опоздания, которые могут временно стимулировать подчиненных, но не всегда способствуют их долгосрочной вовлеченности и удовлетворенности работой.
Чтобы значительно улучшить производительность сотрудников, необходимо принимать взвешенные решения и учитывать их мнение. Полезно проводить предварительные беседы с подчиненными, узнавать их пожелания и стремиться удовлетворить их по мере возможности. Такой подход не только повысит эффективность труда, но и укрепит лояльность специалистов к компании.
Часто задаваемые вопросы о повышении эффективности сотрудников
Какие факторы влияют на поведение и производительность специалистов?
Эффективность деятельности сотрудников определяется множеством факторов: профессиональные навыки и квалификация, опыт работы, прозрачность и логичность бизнес-процессов, корректная постановка задач и контроль выполнения, мотивация и вовлеченность, поддержка баланса между занятостью и отдыхом.
Насколько важно развитие специалистов для компании?
Повышение профессионализма сотрудников критически важно для роста их навыков и компетенций. Это улучшает производительность и эффективность выполнения обязанностей. Инвестиции в обучение и развитие работников помогают компании адаптироваться к изменениям и оставаться конкурентоспособной на рынке.
Почему мотивация сотрудников имеет значение?
Стимулирование является основным двигателем для сотрудников, побуждая их к активным действиям и достижению поставленных целей. Мотивированные специалисты проявляют больше энтузиазма и инициативы, что ведет к повышению их продуктивности.
Какие инструменты поддержания мотивации становятся ключевыми при работе из дома?
Для эффективного стимулирования сотрудников на удаленке важны несколько основных факторов: регулярность коммуникации, включенность в информационное поле (новости и события в компании, видеоконтакт с коллегами и руководителем, корректная постановка задач и простая система контроля, регулярное дистанционное обучение).
Помогает ли правильно организованный отдых повысить работоспособность?
Качественно проведенное свободное время играет важную роль в повышении эффективности деятельности сотрудников. Правильный отдых восстанавливает силы, повышает уровень энергии и готовит человека к выполнению новых задач. Если грамотно чередовать периоды интенсивной работы и расслабления, это не только предотвращает выгорание, но и способствует улучшению профессиональных навыков и продуктивности в долгосрочной перспективе.
