Матрица Эйзенхауэра: выбираем задачи по срочности и важности

Для чего нужна? Не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные задачи помогает матрица Эйзенхауэра. Это метод тайм-менеджмента, который позволит правильно расставить приоритеты в делах. Известно, что Эйзенхауэр, разработавший матрицу, был самым продуктивным президентом США.

Как работает? Матрица – квадрат из четырех частей, в каждой из которых указан свой тип задач. Исходя из этого, можно выбрать, какими делами нужно заняться безотлагательно, а какие могут подождать или вообще не нуждаются в выполнении.

Принцип матрицы задач Эйзенхауэра

В современном мире с невероятно быстрым темпом жизни эффективное управление временем становится ключевым навыком для достижения личных и профессиональных целей. Принцип матрицы задач Эйзенхауэра — надежный инструмент для оптимизации приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов, разделяя задачи на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Этот инструмент схож с правилом Парето, где 20% усилий приносят 80% результатов.

Для упорядочивания задач в соответствии с этими критериями применяется специальная таблица, состоящая из четырех квадратов:

Теперь рассмотрим примеры задач по матрице Эйзенхауэра.

Квадрант A, Do first, предназначен для важных и срочных задач по матрице Эйзенхауэра

• Задачи, выполнение которых является ключевым для достижения поставленных целей.
• Вопросы здоровья.
• Решение проблем, которые могут привести к серьезным трудностям в жизни.

Эта ячейка актуальна для непредвиденных событий, кризисов или форс-мажоров, где отсрочка недопустима.

Квадрант B: Schedule. Важно, но не срочно

• Основная деятельность в бизнесе или на работе.
• Повседневные задачи, которые требуют внимания, но не являются критичными.

Работа с этим квадрантом позволяет добиваться целей без излишнего стресса, поддерживая стабильность и эффективность.

5 способов найти своё призвание
и зарабатывать на нем
от 150 000 руб.

Юрий Мурадян

Коуч MCC ICF, входит в ТОП-5 коучей России

Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.

Мы подготовили подборку полезных документов и вебинаров, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!

Бесплатный курс "Профессия коуч"

Узнаете, как применять коучинг в жизни и зарабатывать на нём

Сценарии, мышление и ценности богатого человека

Практикум, который поможет найти путь к деньгам в вашей жизни

Медитация "Мечта" от Юрия Мурадяна

За 9 минут поймете, какая у вас мечта и как её достичь

Трекер эмоционального и физического состояния

Практика для понимания себя и избавления от стресса

Чек-лист "Каналы продаж для помогающих практиков"

69 проверенных каналов для продаж своих услуг

Скачать подборку бесплатно

DOC 1,7 mb PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Квадрант C. Delegate. Срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

В этом квадранте сосредоточены дела, которые могут серьезно нарушить планы и снизить эффективность. Эти задачи, хоть и требуют внимания, не способствуют достижению основных целей. Важно не перепутать их с делами из квадранта A. Примером таких задач может стать помощь коллеге в работе. Несомненно, оказывать поддержку сотрудникам, работающим с вами плечо к плечу, важно, но это не должно мешать выполнению собственных рабочих задач.

Квадрант D. Eliminate. Несрочные и неважные дела

• Не приносят пользы.
• Cамые приятные.

Этот квадрант включает в себя занятия, несущие минимум пользы, но при этом доставляющие удовольствие. Отдых и развлечения важны, но не должны отвлекать от основных целей. Социальные сети, разговоры по телефону, игры на компьютере — все это позволительно только с учетом того, что они не препятствуют достижению поставленных целей.

Эффективность матрицы задач Эйзенхауэра

Впервые Матрицу Эйзенхауэра описал Лотар Зайверт в 1984, но популярность метод приобрёл чуть позже — в конце 1980-х. Ходит легенда, что этот метод придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, в честь которого названа матрица.

Эйзенхауэра признают одним из наиболее продуктивных лидеров в истории США. Он объяснял свое видение управления временем следующим образом: «У меня бывают два типа проблем: срочные и важные. Срочные, по сути, не являются важными, в то время как важные, как правило, не требуют срочного вмешательства».

Систему Эйзенхауэра формализовал и распространил американский консультант Стивен Кови, включив ее в свою книгу «Семь навыков высокоэффективных людей».

Подтверждение эффективности этого метода выявили в исследовании 2018 года. Большинство людей предпочитают срочные дела, давая им приоритет перед важными. В процессе эксперимента ученые предложили участникам самостоятельно выбрать задачу для выполнения в первую очередь. Те, кто описывали себя как «занятые», чаще всего выбирали срочные дела. Однако, когда участников попросили обдумать последствия своего выбора, они отнесли приоритет к важным, но несрочным делам.

Области применения матрицы задач Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой простой, но весьма эффективный инструмент управления временем, который облегчает решение разнообразных задач. Ниже приведены лишь некоторые области, в которых она может быть использована:

Определение приоритетов

Основная функция матрицы Эйзенхауэра заключается в оперативном определении приоритетности задач. Этот инструмент помогает структурировать задачи, указывая, в каком порядке их выполнять, а также определяя необходимое время для каждой из них.

Обычно приоритеты задач в матрице Эйзенхауэра отображаются следующим образом:

Обратите внимание: порядок выполнения в квадратах B и C не имеет значения, здесь играет роль бюджет времени. Наша цель — максимально уделить время важным задачам из квадрата B в матрице, минимизируя вложение времени во второстепенные дела из квадрата C.

Планирование дел

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как более совершенную версию обычного списка задач. С помощью этого инструмента можно сразу увидеть, какие задачи являются ключевыми, а какие — второстепенными.

Концепция «матричного списка» применима для планирования на различных временных горизонтах: будь то день, неделя, месяц или год. Кроме того, она обеспечивает быстрое систематизирование задач при работе над крупными проектами, такими как ремонт или создание веб-сайта.

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра является эффективным инструментом для определения, какие задачи целесообразно делегировать своим подчиненным, а какие лучше оставить под контролем. Для этого необходимо создать список текущих занятий и распределить их внутри матрицы.

Читайте также!

Как обосновывать свою точку зрения: навыки, правила и приемы уверенной аргументации

Подробнее

Второстепенные дела из квадратов C и D целесообразно делегировать в первую очередь. Статистика подтверждает, что 80% усилий, вложенные в них, приносят всего 20% результата, в то время как 20% усилий, направленных на профильные задачи, приводят к 80% результату. Задачи из квадрата B следует делегировать выборочно и с осторожностью, учитывая их важность. Важно отметить, что передача дел из квадрата A подчиненным является крайне нежелательной.

Это «упражнение» стоит иногда повторять. Если вы ощущаете увеличение рабочей нагрузки, пересматривайте свою матрицу, чтобы эффективно управлять своим временем и ресурсами.

Диагностика продуктивности

Еще одним способом использования матрицы Эйзенхауэра является анализ выполненных задач. Этот метод поможет выявить потенциальные проблемы в управлении временем, над которыми стоит поработать.

Для проведения такого анализа создайте список задач, выполненных за определенный период (например, за месяц), и распределите их по матрице Эйзенхауэра. После этого проанализируйте, в какой квадрат было вложено больше всего времени.

Существует четыре возможных варианта, каждый из которых указывает на конкретные проблемы с продуктивностью:

• «Авральная матрица». Тот, у кого присутствует данная матрица, находится в постоянном состоянии беспокойства. Это обусловлено переоценкой собственных способностей, неправильным распределением усилий и неспособностью делегировать задачи.

• «Матрица стратега». Такой образ мышления в общем считается положительным, поскольку человек очевидно фокусируется на своих целях. Тем не менее, у людей, которые приняли этот подход, часто возникает проблема накопления задач в квадрате «Срочно, но не важно».

• «Матрица суеты». В планах преобладают монотонные задачи, которые не связаны с основными целями. Хотя по сути у человека много работы, в реальности он не эффективен.

• «Матрица гедониста». В планах преобладают приятные, но незначительные задачи, из-за них человек не фокусируется на важных делах. Этот случай указывает на проблемы с самодисциплиной.

Проводить подобную диагностику рекомендуется с периодичностью в 2–3 месяца. Когда мы обладаем четким представлением о своих слабых сторонах, с ними легче справиться.

Как пользоваться матрицей задач Эйзенхауэра

Перед тем как приступить к заполнению матрицы, рекомендуется внимательно отследить в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени вы на них тратите. После этого составьте список дел и ответьте на вопросы:

• Является ли эта задача для меня срочной?
• Имеет ли эта задача для меня важность?
• Только я могу выполнить эту задачу?

Важно ориентироваться на ключевые слова «для меня». При оценке и распределении задач учтите, что в основе должны лежать ваши собственные цели и результаты, не зависящие от потребностей близких или коллег.

Расставляя задачи по блокам матрицы Эйзенхауэра, обратите внимание, в каком квадрате их наибольшее количество. Последовательно решайте задачи из каждого квадрата. Постарайтесь ограничивать количество задач в одном квадрате до восьми в будущем, включая как личные, так и рабочие дела. Прежде чем добавить новую задачу, завершите хотя бы одну из существующих.

Существует иллюзия, будто задачи в матрице должны быть выполнены строго в определенном порядке. В действительности матрица Эйзенхауэра является не правилом, а советом. Как ее использовать — решать нам, ориентируясь на свои собственные потребности.

Рассмотрим четыре основных подхода к работе с уже заполненной матрицей.

•  По срочности:

Выполняем задачи в порядке их срочности (ACBD). Этот метод помогает не «захлебнуться работой» и обеспечивает своевременное выполнение задач. Он особенно полезен, когда много дел и не знаем, с чего начать.

Недостаток: важные задачи из квадрата B матрицы могут остаться без должного внимания из-за ограниченного времени и энергии.

• По важности

Выполняем задачи в порядке их важности (ABCD).  Логика такова: мы фокусируемся на ключевых задачах, минимизируя затраты энергии на мелочи.

Недостаток: задачи из квадрата C могут остаться без внимания. Проблемы могут возникнуть, если нет возможности делегировать такие задачи, как оплата счетов или поддержание порядка.

•  Фиксация целей

Здесь уделяем особое внимание планированию времени для задач из квадрата B, в то время как остальные задачи выполняются «в окнах» между этими блоками. Этот метод способствует непрерывному продвижению в сторону поставленных целей, минимизируя расфокусировку на второстепенные задачи.

Недостаток: срочные задачи из квадратов А и C могут нарушить этот план.

Читайте также!

Как стать успешным: мотивы, рекомендации, возможные причины неудач

Подробнее

• По обстоятельствам

Основная идея — выбирать задачи на свое усмотрение, ориентируясь на текущее настроение, энергию или внешние обстоятельства.

Недостаток: отсутствие четкого плана может привести к потере фокуса и эффективности, особенно при наличии множества задач разного уровня важности.

Плюсы и минусы матрицы задач Эйзенхауэра

Люди часто тратят значительное количество времени на решение задач своих коллег, при этом не всегда успевают справляться с собственными. Важно отметить, что процесс принятия решений тесно связан с эмоциональной сферой. Матрица Эйзенхауэра предоставляет не только инструмент для эффективного управления повседневными задачами, но также способствует снижению эмоциональной нагрузки. Как и любой другой метод организации личного времени, у матрицы Эйзенхауэра есть свои преимущества и недостатки.

Вот кратко основные плюсы:

• Простота применения. Все задачи легко распределяются по четырем группам, что упрощает принятие решений.
• Снижение числа неважных дел. Заранее можно выявить задачи, которые не стоит выполнять вообще.
• Помощь в планировании основных задач. Расстановка приоритетов способствует фокусировке на главном.
• Оптимизация времени. Позволяет эффективно распределять задачи и справляться со всеми делами в срок.

Минусы:

• Ограничение срока планирования. Ориентирована на решение текущих задач. Для долгосрочных целей она неэффективна.
• Не нужна при ограниченном числе ежедневных задач.
• Необходима практика для правильного определения важных и срочных дел, а также для выбора задач, которые следует выполнить в первую очередь, и тех, которые можно отложить на будущее.
• Легко допустить ошибку без предварительной тренировки.

Вопреки этим небольшим недостаткам, которые с опытом становятся минимальными, матрица успешно помогает справляться с заданиями и достигать высоких результатов в работе.