147 
- Что мешает человеку успевать больше
- Восемь правил, чтобы успевать больше
- Правило важных дел
- Правило письменных заметок
- Правило одного блока
- Правило «+1»
- Правило четкой установки
- Правило логического завершения
- Правило планирования ожидания
- Правило отдыха
- Шесть книг об эффективном управлении временем
- «Как стать продуктивнее», Harvard Business Review (HBR)
- Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль»
- Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург «Прокрастинация. Первая помощь»
- Владимир Якуба «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь»
- Николай Мрочковский, Алексей Толкачев «Экстремальный тайм-менеджмент»
- Нейл Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»
- Часто задаваемые вопросы о том, как успевать больше
- Можно ли все успеть, если спать всего 4 часа в сутки?
- Как прокрастинация может помешать все успевать?
- Почему ежедневник не помогает успевать делать больше?
Как успевать больше? Определить наиболее важные задачи и сосредоточиться на них. Для этого рекомендуется отказаться от многозадачности, использовать технологии для автоматизации повторяющейся работы.
Что учесть? Человек не робот, ему нужны отдых и время на себя. Полноценный сон, правильное питание и физическая активность сделают его энергичным, и тогда любая задача будет по плечу.
Что мешает человеку успевать больше
В современной жизни у людей очень часто много различных задач и обязанностей, и может показаться, что времени на это все недостаточно. Мы постоянно сталкиваемся с его нехваткой и часто задаем себе вопрос: «Как можно все успевать ежедневно?». Так что же нам мешает и отнимает наше время, и как мы можем распорядиться им более эффективно?
Одна из главных причин, почему мы не можем успевать все сделать, — это то, что мы неправильно планируем и организовываем свое время должным образом. Зачастую мы не уделяем достаточного внимания планированию и расстановке приоритетов. Как итог — оказываемся в ситуациях, когда нам не хватает времени для важных дел, и оно растрачивается на задачи, которые не так важны.
Еще один из главных похитителей времени — отсутствие концентрации и постоянные прерывания. Социальные сети, сообщения и проверка электронной почты постоянно отвлекают нас. Это приводит к потере концентрации и снижению продуктивности. Чтобы эффективно распоряжаться своим временем, нужно научиться не обращать внимания на внешние отвлекающие факторы и концентрироваться на поставленной задаче.
Стресс и перфекционизм также оказывают значительное влияние на способность все успевать. Постоянное чувство срочности и необходимость делать все идеально могут привести к переутомлению и рассеянности. Главное — научиться делегировать задачи, распределять время и не стараться достичь идеальных результатов во всех сферах жизни.
Плохая организация и неправильно расставленные приоритеты тоже могут мешать нам все успевать. Бывает так, что мы тратим большое количество времени на мелочи, вместо того чтобы уделить внимание действительно важным вещам. Если мы будем знать, как определить и расставить приоритеты, то сможем использовать свое время более эффективно и успевать делать больше.
Наконец, неумение планировать отдых и уделять себе внимание также могут приводить к нехватке времени. Постоянное напряжение и работа без перерыва на отдых приведут к истощению и снижению производительности. Необходимо выделять достаточно времени для отдыха, расслабления и восстановления сил.
Восемь правил, чтобы успевать больше
Правило важных дел
В первую очередь расставьте приоритеты и начинайте с того, который наиболее важен. Но следует учитывать, что «важное» и «сложное» — это разные вещи. Рационально организовать задачи может помочь матрица Эйзенхауэра, который разделил их на четыре категории:
- важные срочные;
- важные несрочные;
- неважные срочные;
- неважные несрочные.
Первый пункт можно разобрать сразу самому, второй — выполнить в удобном для себя режиме, третий можно делегировать, четвертый — убрать. Для облегчения распределения задач можно использовать программу Time Planner. По сути, это календарь с возможностью выделения наиболее важных задач.
Правило письменных заметок
Человеческая память не бесконечна, поэтому не нужно перегружать ее огромным количеством данных. Запишите все, что хотите сделать, и вычеркивайте то, что уже выполнили. Так задачи будут упорядочены, и вы сможете четко следовать плану.
Анализируйте выполненные задачи через определенный промежуток времени (день или неделю) — понимание того, на что вы используете больше всего времени, позволит эффективнее планировать следующий период.
Для максимального распределения времени можно воспользоваться специальными приложениями и сервисами. Например, в «Яндекс.Диске» есть сервис «Заметки», который позволяет быстро фиксировать небольшие повседневные дела: записывать мысли и идеи, планировать задачи на день, составлять списки покупок, сохранять понравившуюся картинку или интернет-ссылку.
Правило одного блока
Старайтесь группировать задачи по их тематике. Так вы сможете сэкономить время на подготовке к выполнению поставленной задачи. Например, отвечать на каждое письмо отдельно непрактично, поэтому стоит потратить время на просмотр всей почты и сделать несколько рассылок сразу.
Главное — не отвлекаться на другие разновидности дел. Мозг быстро выходит из режима максимальной сосредоточенности, и придется выждать какой-то период, чтобы снова начать работать.
В программе Wunderlist задачи можно разделить на блоки, например отдых, работа и т. д.
Между разными блоками дел можно уделять пару минут на просмотр переписок. Таким образом, вы сможете выполнять задачи с максимальной эффективностью, не отвлекаясь на посторонние дела.
Правило «+1»
Когда важная задача выполнена, подумайте, возможно, есть более мелкие связанные с ней подзадачи, которые вы можете выполнить одновременно.
Например, если вы вошли в свою электронную почту и разослали нужные письма, параллельно можно очистить папку «Спам». Если пытаетесь что-то найти, можно навести порядок на столе. Таким образом, вы не будете отвлекаться на мелочи в будущем и сможете сэкономить время.
Правило четкой установки
Сведите к минимуму ненужную работу и лишние усилия и поставьте перед собой четкие цели, даже в мелочах. Не сидите перед компьютером только потому, что вам нечем заняться. В информационном вихре вы только потеряете время, которое можно было потратить на наиболее важные занятия или отдых.
Включите компьютер и поставьте перед собой конкретную задачу и время для ее выполнения. Когда закончите, приступайте к другому делу.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Еще один полезный способ не тратить время на веб-серфинг на мобильных устройствах — использовать функцию Screen Time от Apple, которая блокирует приложения, как только закончится определенный промежуток времени. Например, ограничьте время, которое вы проводите в социальных сетях, 15–20 минутами в день. Как только оно завершится, вы не сможете в них зайти.
Правило логического завершения
Это может показаться странным, но перфекционизм периодически мешает эффективному тайм-менеджменту.
Над любыми проектами, презентациями, статьями можно работать бесконечно в попытках найти наиболее интересный дизайн или яркое название.
Однако у каждого дела должно быть логическое завершение и время, которое на него отведено. Невозможно проанализировать всю информацию. Главное — использовать по максимуму имеющийся материал и уметь вовремя остановиться.
Правило планирования ожидания
Мы проводим слишком много времени в ожидании поезда, самолета, очереди в магазине. Если заранее не спланировать, чем мы будем заниматься во время ожидания, то оно будет потрачено впустую.
Но его можно провести и с пользой. Например, позвонить по телефону, отправить почту, почитать хорошую книгу, составить план на день и выполнить много других подобных дел. Обычный календарь в телефоне поможет вам вспомнить, что нужно сделать, когда вы прибудете на место.
Как вариант, если в понедельник вам предстоит визит к врачу, выберите несколько дел, которые вы сможете сделать в ожидании своей очереди, и воспользуйтесь опцией «напомнить по месту». Когда вы доберетесь до клиники, вам придет уведомление.
Правило отдыха
Вы не сможете эффективно работать без отдыха. Делайте перерыв хотя бы каждые 90 минут без отвлечения на гаджеты и интернет.
Немного погуляйте и отвлекитесь от рутинной работы.
Если вы сами не можете сделать перерыв, попробуйте систему Pomodoro. Идея довольна простая: после работы в течение 25 минут вы отдыхаете 5 минут, после четырех таких циклов сделайте более длительный перерыв — на 20–30 минут.
Ощущение приближающегося дедлайна побуждает вас работать эффективно, а короткие перерывы не дадут переутомиться. Кроме того, это дает вам примерное представление о том, какой объем работы вы можете выполнить за 25 минут, что позволяет точнее рассчитать время при планировании определенных задач.
Еще один вариант подходит тем, кто страдает от недосыпания при большой нагрузке. Как бы радикально это ни звучало, но вздремнуть на работе гораздо продуктивнее, чем работать с затуманенным сознанием.
Метод такой: возьмите в руки ключи и закройте глаза. Как только вы заснете, ключ упадет и разбудит вас. Использовав для этого всего 10–15 минут, вы почувствуете, что проспали несколько часов.
Шесть книг об эффективном управлении временем
Один из главных моментов в продуктивной работе — грамотное распределение времени. Если расставить все по своим местам, можно удвоить, а то и утроить эффективность своей работы.
В этом может помочь подборка книг по тайм-менеджменту. Благодаря им вы увидите свои ошибки и узнаете, как спланировать свой день так, чтобы он был продуктивным по максимуму. Давайте рассмотрим, что это за литература, которая может помочь больше успевать делать.
«Как стать продуктивнее», Harvard Business Review (HBR)
Эта книга научит вас не только планировать свою работу, но и концентрироваться на чем-то одном, а также находить мотивацию для других дел. В ней содержатся советы о том, как сказать нет ненужной работе, трате времени на социальные сети и залипанию в смартфоне. В книге 34 статьи в 6 разделах. В ней кроме таких глав, как «Инвентаризация», «Планирование дня», «Фокус», «Мотивация» и «Поездки», есть наиболее важная глава «Отдых».
Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль»
Эта книга крайне редко находится в подборках лучшей литературы о тайм-менеджменте, но это не совсем оправданно. В ней затрагивается такая важная тема, как «пожиратели» времени. Прочитав ее, вы удивитесь, как много их существует и как часто мы тратим на них свое драгоценное время. Конечно, меры, предлагаемые автором, довольно спорны, но именно они и выделяют эту книгу среди другой литературы подобного рода.
Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург «Прокрастинация. Первая помощь»
Книга поможет вам разобраться в термине «прокрастинация». Это не говорит об откладывании дел на потом. Если вы хотите посмотреть телепередачу или поиграть в игру на компьютере, не нужно себя за это винить. Но если у вас хроническая привычка делать все в последний момент и вы чувствуете себя из-за этого некомфортно, то стоит разобраться в данной проблеме. В издании и рассказано, почему такое происходит и как с этим бороться.
Владимир Якуба «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь»
Эксперт по управлению персоналом и личной эффективности Владимир Якуба рассказывает, как планировать время, расставлять приоритеты, ставить цели, находить соратников и правильно отдыхать. Он подробно и просто описывает, как перейти на полезные привычки, как вести себя в стрессовых ситуациях, бороться с отговорками, устранить «пожирателей времени», как все успевать и жить с радостью.
Николай Мрочковский, Алексей Толкачев «Экстремальный тайм-менеджмент»
Николай Мрочковский — владелец и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг». В прошлом он был одним из основателей и вице-президентом крупной в России организации FullFreedom Investments, которая работает с частными лицами в сфере финансов.
Советы в этой книге просты: ставьте цели с определенными результатами, разделяйте задачи на «горящие» и «ждущие», планируйте свою работу и отдых. Одна из интересных техник — «утренняя привычка». Это решение всех проблем с помощью мыслей, что может помочь настроиться на работу.
Нейл Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»
Эта книга не о тайм-менеджменте, но она поможет вам научиться управлять временем. У каждого из нас бывают моменты, когда мы откладываем дела на потом. Автор говорит о том, что это не обязательно лень и что все можно преодолеть.
Нейл Фьоре, профессиональный психолог, работал с хроническими прокрастинаторами на протяжении 35 лет и выявил внутренние барьеры, страхи и защитные механизмы психики, стоящие за привычкой откладывать дела. Он предлагает особую стратегию борьбы с прокрастинацией. Она заключается не в дисциплинировании, надрыве и преодолении себя, а в использовании внутреннего диалога, изменения настроя и других психологических уловок.
Часто задаваемые вопросы о том, как успевать больше
Можно ли все успеть, если спать всего 4 часа в сутки?
Важно отметить, что на продолжительность сна влияют генетические факторы. В 2014 году ученые из США обнаружили мутацию, которая позволяет ее обладателям спать меньше 4–6 часов в сутки и при этом высыпаться. Данной мутацией обладают всего 1–3 % населения Земли. Остальным взрослым людям эксперты Американской академии медицины сна рекомендуют спать 7–9 часов в сутки (но не менее 6 часов). Люди, которые мало отдыхают, подвержены риску снижения когнитивных способностей, ослаблению иммунитета, развитию депрессии и других заболеваний.
Как прокрастинация может помешать все успевать?
Прокрастинация — это привычка откладывать запланированные или необходимые дела на потом в пользу краткосрочных и менее значимых дел. Такое поведение характеризуется тем, что есть стойкое нежелание начинать или продолжать что-то делать, даже если это нужно для достижения целей либо соблюдения сроков. Прокрастинация может дать чувство удовлетворения в данный момент, но в долгосрочной перспективе она приводит к усилению стресса, ощущению неудачи и плохим результатам. Откладывание приводит к потере энергии, чувству вины, страху перед неудачей, отсутствию мотивации и разочарованию из-за отсрочки.
Почему ежедневник не помогает успевать делать больше?
Кажется, что он может помочь планировать дела, следить за их выполнением и с ним можно многое успеть сделать. Ведь это действительно просто: написал все дела, составил план, определил сроки. Но это не совсем так! Дела никогда не делаются сами. Ежедневник и планирование на день, неделю, месяц и год — это только лишь инструменты, которые сами по себе не избавляют от нехватки времени и гор невыполненных задач. Вам также необходимы осознанность, сила воли и решимость. Только с их помощью вы сможете эффективно планировать время и тем самым успевать больше. Желание успевать больше — это не только стремление повысить личную продуктивность, но и возможность достичь новых высот в разных сферах жизни. Главное не забывать, что ключ к успеху лежит не в неустанном увеличении рабочего времени, а в эффективном управлении им и своими ресурсами. Применяя описанные методы и приемы, такие как грамотное планирование задач, делегирование обязанностей и тайм-менеджмент, каждый человек может значительно повысить свою продуктивность без ущерба для здоровья и самочувствия. Начинайте с малого, осваивая постепенно новые подходы к организации своего времени, и вы поймете, что способность успевать больше стала для вас реальностью.
