Что это? Приоритизация задач помогает отделить действительно значимые дела от второстепенных, не приносящих существенной пользы. Для этого нужен учет каждой цели согласно ее важности, срочности и затрат ресурсов.
Почему это важно? Грамотная расстановка приоритетов позволяет достигать поставленных целей и находить баланс между различными сферами жизни, сохраняя энергию и энтузиазм. Все это становится возможным, если выбран подходящий метод приоритезации.
Необходимость приоритизации задач
Приоритизация задач — это систематизация вопросов в порядке их важности и срочности. Главная цель — направить все ресурсы и действия в ту область, где формируется наивысшая ценность.
Понимание работниками значимости задачи помогает им выделить главное и отсечь второстепенное. Управляющий, например, ориентируется на оптимальное распределение ресурсов, раздает задания, делит ответственность между участниками коллектива, а сотрудники находят взаимосвязь между рутинной работой и общей стратегией.
Если не расставить приоритеты грамотно, можно погрузиться в ненужные, второстепенные действия, которые не приблизят вас к цели. Так устроен человеческий мозг, которому хочется обмануть, чтобы ничего не предпринимать. Соответственно, важные дела откладываются в долгий ящик. А как только подходит срок их сдачи — они делаются быстро и некачественно. Таким образом получается не очень хороший результат.
Приоритизация целей важна для всех уровней планирования. Его используют в долгосрочной перспективе и для организации ежедневных работ. У метода много достоинств:
- Повышает продуктивность работы коллектива и каждого его участника.
- Позволяет проложить самый короткий и верный путь к результату.
- Оптимизирует распределение основных ресурсов: финансов, времени, материальных активов.
- Помогает упорядочить рабочие и личные вопросы, организовать свою жизнь комфортно.
Важно уделять внимание расстановке приоритетов: это отсекает все второстепенное. Ориентация на главную цель помогает выделить те действия, которые помогут ее быстрее реализовать.
Приоритизация задач подразумевает выделение для них важного места в так называемом рейтинге с учетом сложности и времени, которые будут нужны для реализации этих целей. Соответственно, лидирующее место занимают наиболее важные дела. За ними идут вопросы, которые можно решить немного позже. В конце списка — задачи, с которыми не надо торопиться.
Методы и модели приоритизации задач
Специалисты выделяют немало методов приоритизации задач. Некоторые инструменты опираются на интуицию и холодный ум. В основе остальных методов заложены формулы и расчеты. Какой способ выбрать, зависит от объема работ, состава коллектива, целей и имеющихся ресурсов. Ниже представлены наиболее применяемые методы приоритезации.
Метод 1-3-5
Используется при ограниченности времени и внимания. Человек за день должен выполнить одну крупную, три средних и пять маленьких задач. Такой подход не слишком напрягает, но позволяет идти небольшими шагами к намеченной цели.
Суть инструмента в следующем: ежедневно человек формирует для себя список, состоящий из девяти задач:
1 крупная — нужно уделить максимум времени и внимания, например, разработать проект, написать отчет, провести сложные расчеты.
3 средние — также важны, но уже не такие большие. К ним может относиться встреча с клиентом, оформление документа и так далее.
5 маленьких — мелкие и простые задачи. Наметить краткосрочную цель, ответить на звонок, письмо.
Увеличивать или уменьшать список нельзя. Задачи можно менять местами, идти от простого к сложному или наоборот. Суть — отработка точного количества вопросов разной сложности.
Данный способ можно использовать тем, кто не желает решать бесконечное число задач. Подходит метод и специалистам, которые самостоятельно распределяют свою нагрузку (менеджеры высшего звена, маркетологи, фрилансеры). Инструмент прекрасно работает, когда дел много, и непросто определить, сколько в действительности можно успеть. Метод 1-3-5 позволяет систематизировать задачи, ограничить их объем и исключить большие нагрузки.
Но способ подходит не для любых целей. Он не учитывает решение срочных вопросов и не предусматривает изменения задач. При стандартной размеренной работе инструмент действует. Но если появляются непредвиденные обстоятельства — все рушится. Также не всегда можно оценить уровень сложности задачи, что способно приводить к перегрузке.
Матрица Эйзенхауэра
Данный инструмент предусматривает разделение всех дел на 2 категории: важные и срочные. На практике человек должен определить время на выполнение и понять, какие задачи наиболее значимые. Матрица освобождает сотрудников от действий строго по регламенту.
Суть способа состоит в том, что все задачи разделяют по четырем категориям, формирующим своеобразную матрицу 2×2:
- Срочные и важные. В этом секторе находятся задачи, которые необходимо сделать немедленно.
- Несрочные, но важные. Здесь размещаются дела, которые должны быть запланированы заранее.
- Срочные, но неважные. Этот квадрат содержит задачи, которые можно делегировать.
- Несрочные и неважные. Сюда ставят дела, которые можно убрать из списка.
Матрица Эйзенхауэра подходит для приоритизации задач почти всем. Часто метод используют управленцы и менеджеры высшего звена. Также его применяют сотрудники, которым регулярно поступают новые задачи в большом объеме, и коллеги постоянно консультируются с ними.
Матрицу следует использовать в том случае, когда нужно отделить основное от второстепенного. Обычно с ней работают в начале трудовой недели и когда накопилось много нерешенных вопросов. Цель применения метода:
- ликвидировать неважные задачи и найти время для приоритетных;
- определить в ежедневнике важные, но не слишком срочные дела на предстоящую неделю;
- наметить то, что можно перепоручить или не делать вообще.
Специалисты считают, что основной недостаток способа — субъективность. Человек может неправильно оценить степень важности и срочности своих дел. К тому же, порядок начала работы и сам процесс четко не ясен. Не совсем удобно использовать матрицу Эйзенхауэра в условиях нестабильных внешних воздействий. Все время надо отвлекаться, что ведет к нарушению концентрации внимания и срыва порядка работы.
Метод АБВГД
В процессе планирования и приоритизации задач его часто используют. Он заключается в ранжировании дел по уровню важности. Главными факторами при этом являются скорость и интуиция. Каждой задаче присваивают одну из пяти буквенных меток — от А (наивысший приоритет) до Д (минимальный). Характеристика обозначений:
А — очень важные дела, которые нужно сделать срочно. В противном случае произойдет сбой в работе. Таких задач, как правило, не очень много, но их следует выполнить обязательно.
Б — важные, но не требующие немедленного решения вопросы. Им нужно уделить внимание, но торопиться не стоит.
В — дела, которыми можно заняться при наличии времени, они не влияют на эффективность работы. Сюда относятся, например, оформление блога, социальных сетей.
Г — задачи, которые можно перепоручить. Их нужно выполнять, но не обязательно самому.
Д — дела, которые можно убрать из списка. От них ничего не зависит.
После присвоения каждой задаче ранга, можно начинать действовать с дел с маркировкой А. К следующей задаче следует приступать только после завершения предыдущей. Важно соблюдать последовательность согласно маркировке: сначала А, затем Б, В, Г.
Данная методика подойдет тем, кто любит предельно простые модели. Когда можно применять:
- при самостоятельной разработке нагрузки;
- при наличии большого количества задач;
- в ситуациях, которые не требуют применения сложных инструментов.
Способ АБВГД позволяет выявить важные дела, быстро с ними справиться. Используйте его, если:
- в начале рабочей недели у вас уже есть огромный список задач — поможет выделить приоритетные;
- накопилось много дел — маркируйте каждое конкретной буквой;
- разрабатываете серьезный проект и важно не упустить из виду главные задачи;
- не работаете со сложными механизмами — достаточно обычного листа бумаги и ручки.
Однако есть нюанс: можно запутаться в присвоении категорий делам. Не совсем срочная работа может по ошибке получить статус А. Методика также не позволяет точно оценить временной и ресурсный потенциал, который понадобится для выполнения дел из одной категории. В итоге список может получиться не равным по нагрузке.
Хотите разобраться в себе, повысить личную эффективность и научиться принимать решения без страха и сомнений?
Бесплатный курс «5 шагов, как от страха и сомнений перейти к действиям» от Академии 5 Prism поможет развить навыки будущего, которые пригодятся в работе, бизнесе и жизни.
Что вы получите:
- 5 коротких уроков от коучей международного уровня MCC ICF;
- практические техники для управления эмоциями, стрессом и внутренним состоянием;
- подход к целям, который возвращает энергию и мотивацию;
- понимание, как применять коучинговое мышление для роста и устойчивости.
Этот курс подойдет тем, кто хочет понять себя, наладить внутренний баланс и начать действовать осознанно, а также специалистам, которые работают с людьми: HR, руководителям, коучам, психологам, предпринимателям.
Пройдите бесплатный курс и узнайте, как навыки осознанности и коучингового мышления помогают добиваться целей без выгорания и сомнений.
Парето
Принцип Парето (или правило 80/20) базируется на наблюдении: 80 % результатов приносят 20 % усилий. Здесь главное — не распределять силы одинаково, а выявить главные задачи, которые приносят максимальную прибыль, и сконцентрироваться на них. В первую очередь нужно проанализировать, решение каких вопросов обеспечит наилучший результат. Затем выделите те, которые приближают к цели. Следует понять, какие 20 % дел являются самыми результативными, и работать только над ними.
Данный способ будет полезен тем, у кого не хватает сил, времени или финансовых активов. Концентрация ресурсов на небольшом количестве важных задач позволит работать эффективно. Придерживаться данного принципа приоритизации задач следует:
- собственникам бизнеса и стартаперам;
- маркетологам и менеджерам;
- руководителям коллективов, у которых всегда большой объем работ;
- экспертам, чья деятельность заключается в приведении компании к результату.
Нужно помнить, что принцип Парето — это не аксиома, то есть метод не всегда точен. В определенных ситуациях пропорции могут варьироваться: 70/30 или 90/10. Однако суть остается той же. Поэтому важных дел может быть и 25, и 30, и 35 %, а не только 20 %.
Немаловажно учитывать и те вопросы, которые не влияют значительно на чистый результат, но без них не получится завершить главные дела. Следовательно, человек, который строго следует методике, может упустить второстепенные, но необходимые задачи.
Модель RICE
Приоритизация задач RICE используется в тайм-менеджменте и управлении проектами. Она позволяет провести оценку на базе конкретных критериев, а не только интуитивно. Аббревиатура RICE означает:
Reach (охват) — какое количество человек задействовано в задаче?
Impact (влияние) — как она воздействует на результат?
Confidence (уверенность) — насколько точны оценки?
Effort (затраты) — какое количество ресурсов и времени потребуется на выполнение?
Приоритет дела вычисляется по формуле.
Чем выше балл, тем важнее дело.
Данный метод приоритезации задач будет эффективен:
- в коллективе, который функционирует в условиях ограниченных ресурсов;
- при выборе из большинства дел наиболее важных;
- в ситуациях, когда субъективная приоритизация может вызвать неодобрение.
Методика эффективно работает, если ресурсы ограничены, а заданий много. Инструмент позволит получить хороший результат при экономии средств. Его часто используют в стартапах, компаниях по производству и продаже продуктов и при масштабировании. Иногда в коллективах возникают разногласия. Тогда система RICE тоже приходит на помощь — обсуждаются влияние, охват, уверенность. При этом сотрудники быстрее достигают консенсуса и получают результат.
Недостаток данного метода — субъективизм оценочных суждений. Например, непросто определить влияние или уверенность, когда мало информации. Также следует помнить, что даже небольшое отклонение в оценке может сказаться на итоговом балле.
Метод MoSCoW
Позволяет ранжировать все задачи по четырем признакам:
- Must have (должны иметь) — неотъемлемые опции, без которых существование товара невозможно.
- Should have (стоит иметь) — важные, но не обязательные для функционирования аспекты.
- Could have (могли бы иметь) — можно включить в дело, но не критично, если их не будет.
- Won’t have (не будем иметь) — необязательные задачи, о которых реально не думать.
Методика MoSCoW применяется в процессе планирования и работы над проектом. Используют ее для расстановки приоритетности задач и требований, их оценки. Инструмент можно применять при ограниченности времени, финансов или других активов.
Критерии выбора метода приоритизации задач
Выбор правильного метода приоритизации задач зависит от ситуации и потребностей товара. Нет единого подхода к вопросу. Каждый инструмент необходимо подбирать индивидуально. На что обратить внимание при выборе способа приоритизации:
- Уровень развития продукта и возможность аналитики. Доступные инструменты типа MoSCoW или ICE обычно эффективны в стартап-проектах. Здесь не нужны громоздкие расчеты, строгие метрики. Но с помощью этих методов можно быстро принять решение. Для опытных компаний с уже сложившейся целевой аудиторией больше подойдет методика Rice, которая требует точных расчетов и показателей.
- Адаптация на рынке. Требования к компаниям на рынках с большой конкуренцией — применять гибкие и простые инструменты, которые помогут приспособиться к новым потребностям. Сферы, которые являются монополистами и не меняются годами, могут обойтись использованием традиционных основательных методик.
- Сложность вопросов. Для ясных и прозрачных задач подойдет базовый анализ важности и срочности. Многоуровневые непростые дела требуют комплексных инструментов, таких как RICE.
Некоторые компании объединяют методы, меняют их. В начале пути у владельца нет понимания рынка. При этом целесообразно применять MoSCoW. Когда уже сформировалась целевая аудитория и есть аналитическая информация — подойдет RICE.
Таким образом, приоритизация заключается в концентрации на задачах, которые приносят лучший результат. Следует исключить второстепенные и маловажные дела. Также нужно подразделять задачи по срокам и рангу. Таким образом можно обеспечить эффективную и комфортную деятельность себе и всему коллективу.
Часто задаваемые вопросы о приоритизации задач
Как сформировать матрицу Эйзенхауэра?
Приемлемо использовать бумажный носитель — блокнот или тетрадь, компьютерное приложение — офисный редактор, Notion, Evernote.
Что нужно для эффективной приоритизации задач?
В этом поможет эмоциональная подготовка. Следует разделять большие цели на мелкие, нейтрализовывать отвлекающие факторы, передавать дела сотрудникам, планировать.
Что такое приоритизация требований?
Это процесс, при котором продакт-менеджер выявляет относительную важность, последовательность, и схему соблюдения требований по созданию проекта. Здесь важно брать во внимание интересы бизнес-лидеров, разработчиков и пользователей.
