33 
О чем речь? Принципы делегирования четко описывают суть передачи части обязанностей. Например, один из них гласит, что сотрудник должен получать задачи только от одного руководителя. Это помогает избежать путаницы и конфликтов между разными уровнями управления.
Почему это важно? Принципы делегирования помогают повысить эффективность работы в компании, развить навыки сотрудников и создать благоприятную атмосферу в коллективе. А самое главное — развязать руки начальнику для достижения новых высот.
Что такое делегирование
Под делегированием понимают передачу полномочий и функций от руководителя к подчиненному. От обычного распределения обязанностей делегирование отличается спецификой — они обычно относятся к компетенции руководящих должностей.
Приведем пример. Начальник назначает вам встречу с будущими возможными партнерами. В ходе беседы будет нужно представить перспективы дальнейшего сотрудничества в рамках определенного проекта. Для демонстрации ожидаемых показателей принято решение о разработке содержания презентации, оформление которой планируется поручить подчиненному. Пока специалист сосредоточен на решении этой задачи, его руководитель может заняться подготовкой к содержательным переговорам.
Приведем перечень задач, которые стоит делегировать.
- Самые простые функции, отнимающие большое количество времени и забирающие на себя слишком много внимания (бронь гостиниц, покупка билетов для командировок, входящие звонки, заполнение базы данных и прочих таблиц).
- Несложные задачи, которым легко научить подчиненного, тем самым освободив рабочее время руководителя (подготовка деловой переписки, поиск и накопление информации о клиентах или конкурентах).
- Узкие задачи, для выполнения которых руководство недостаточно компетентно (составление презентации в программе, ведение сайта компании и страниц в социальных сетях).
- Важные обязательные функции, оказывающие влияние на ключевые процессы в компании (оперативная обратная связь с подрядчиками, представительские функции во время отсутствия начальника).
Для чего вообще делегировать? Цели могут быть разными:
- Повысить эффективность командной работы за счет равномерного распределения задач среди сотрудников в рамках их компетенций.
- Оптимизировать ресурсы компании для повышения прибыли.
- Обеспечить повышение мотивации сотрудников, демонстрируя им свое доверие при делегировании сложных и интересных задач.
- Взрастить новые таланты, выявить перспективных сотрудников.
- Снизить нагрузку на руководителя, предупредить выгорание и переутомление.
- Прийти к такому распределению полномочий, где каждый занят своим делом.
- Предотвратить текучку кадров вследствие неэффективной организации процессов.
Плюсы и минусы делегирования
Уметь передавать задачи очень важно, так можно обеспечить непрерывное развитие компании в целом и каждого ее сотрудника в отдельности. В чем плюсы делегирования:
- Разгружает начальство. Управленцы руководят, исполнители берут на себя рабочую рутину. Кроме того, если высшее звено отправится на больничный или в отпуск, бизнес-процессы не остановятся.
- Способствует повышению продуктивности. Четкое распределение задач в команде обеспечивает максимально быстрое и качественное реагирование на проблемы.
- Помогает развитию сотрудников. Новые задачи мотивируют, расширяют профессиональные компетенции. Специалисты овладевает новым опытом, начальство видит их сильные стороны и слабости.
- Улучшает психологический климат в компании. Коллектив сплачивают нестандартные задачи, выполнение которых руководитель доверяет команде, доверие повышается, поднимается моральный дух, люди становятся увереннее в себе и друг в друге.
Минусы возникают, если обязанности передаются неправильно. Среди наиболее часто встречающихся сложностей следующие:
- Страх управленцев упустить из-под контроля бизнес-процессы.
- Нежелание делиться «приятными», привычными обязанностями.
- Передать неправильное количество функций либо выбрать неподходящего человека.
- Начальник в ответе не только за то, как выполняются делегированные обязанности подчиненными, но и за их ошибки.
Принципы делегирования
Существуют принципы делегирования полномочий, соблюдая которые можно выстроить эффективную работу:
- Ожидаемый результат. Обозначьте цель делегирования максимально четко и определите желательные показатели — так вы направите сотрудника в нужное русло при исполнении функций.
- Взаимное соответствие полномочий и ответственности. Эффективный труд предполагает равные позиции по части полномочий и ответственности. В условиях ограничений сотрудники не смогут сами решать вверенные задачи, при невысокой ответственности возможно совершение необдуманных действий.
- Абсолютность ответственности. Отвечает за действия сотрудников начальник, передавший им свои обязанности и функции.
- Единоначалие. Каждый сотрудник подчиняется только одному руководителю, делегирующему свои полномочия и получающему отчет. В противном случае появляется конфликт ролей, в котором от разных управленцев исходят разные требования и запросы.
- Скалярность. Организация должна выстроить определенную структуру власти, чтобы было понятно, кто кому вправе ставить задачи и кто перед кем несет ответственность за их исполнение.
- Исключение. Дайте сотрудникам свободу внутри их полномочий, даже если они иногда ошибаются: так вы поможете им внутренне вырасти в профессиональном плане, стать эффективнее и самостоятельнее. Разумеется, серьезные ошибки требуют вмешательства и отзыва переданных полномочий.
Как применить принципы делегирования в работе и научиться ему?
- Для управленческих процессов принцип делегирования полномочий и ответственности прост: чем раньше, тем лучше. Вступая в должность руководителя, человек к своим основным задачам, в которых он уже великолепно разбирается, получает также массу управленческих функций, обеспечивая стабильные рабочие процессы в коллективе. Для многих все так и остается — они совмещают в себе руководителя и специалиста, работая, по сути, за двоих. Спустя некоторое время в таком режиме даже самые выносливые менеджеры выгорают и страдают от хронической усталости.
- Делегируя подчиненным часть полномочий, постепенно необходимо отпускать контроль, давая возможность для развития самостоятельности. Бесполезно делегирование, если начальник продолжает постоянно отслеживать выполнение переданных задач и контролировать ситуацию 24/7, даже в отпуске или на больничном.
- Можно потренироваться в быту: к примеру, нанять клининг и посмотреть, к какой реакции это приведет. У кого-то это вызовет облегчение, он с радостью перекинет всю уборку без лишних слов, и даже не объяснит, чего хочет. Кто-то, наоборот, будет нервничать из-за каждой передвинутой тарелки. А для некоторых доверить чужому человеку свой дом — невообразимая ситуация. Похожим образом человек будет себя вести с командой, делегируя ей свои функции по работе.
- Если руководитель склонен к тревоге при передаче задач, стоит разобраться в причинах такого поведения, и лучше вместе со специалистом. Когда проблема в недостаточном понимании механики процессов, поможет опытный наставник. При более глубоких психологических моментах (неуверенность в себе, паника) лучше обратиться за помощью к психотерапевту или психологу.
Руководителям, вырастившим свой бизнес с нуля, очень трудно бывает расстаться хотя бы с частью привычных задач, даже если ресурс близок к истощению. Решить проблему может привлечение к работе личного помощника, ему можно передать мелкую рутину. Для более сложных задач лучше выбрать наиболее надежных коллег — партнера по бизнесу или сотрудника, работающего в компании с самого ее открытия.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
От рабочих задач поможет немного отвлечься увлечение, требующее регулярных занятий. Необходимость освободить для хобби пару вечеров в неделю заставит начать делегировать рабочие функции на это время.
Этапы делегирования
- Начнем с выбора функции, которую необходимо передать. На ранних этапах пусть это будет рутина, ведь этим делам несложно научить.
- Затем выбираем исполнителя. Это может быть уже имеющийся в штате компании сотрудник, либо открываем новую вакансию и ищем подходящую кандидатуру. Учитывайте такие качества исполнителя, как скорость работы, производительность, компетентность и характер нагрузки. Сотрудникам поручайте задачи, превосходящие их работу по сложности: так каждый из них будет расти и обучаться, и в дальнейшем вы создадите сильную команду. Можно провести совещание и прямо предложить коллективу новые обязанности — кто-то может захотеть взять их на себя добровольно.
- У подчиненного должны быть все необходимые для работы инструкции, четкие и понятные. Лучше подготовить и распечатать правила и рекомендации заблаговременно. Так количество вопросов по исполнению переданных полномочий будет сведено к минимуму.
- Обозначьте сроки. Четкий дедлайн способствует более глубокому погружению в задачу, сотрудник не будет отвлекаться на менее значимые вещи. Сложные проекты обычно имеют промежуточные сроки, так работа будет выполнена вовремя и наиболее качественно. Пусть останется небольшой запас времени на случай непредвиденных обстоятельств: то есть если вы хотите увидеть результат через 10 дней, ставьте срок в неделю.
- Дайте исполнителю возможность инициативы в ходе выполнения задачи, пусть он будет свободен в решениях по данному вопросу. Так он сможет продемонстрировать самостоятельность и компетентность.
- Поставьте коллектив в известность о передаче сотруднику новых функций: сразу все поймут, что по указанным вопросам теперь необходимо обращаться к нему. Можно использовать электронную рассылку на рабочую почту.
- Не бросайте исполнителя один на один с поставленной задачей, при необходимости консультируйте, оказывайте помощь. Делегирование задач не предполагает полный уход от них, в конечном итоге ответственность все равно остается за руководителем.
- Основные принципы делегирования полномочий предполагают защиту себя от возврата переданных функций обратно. Во избежание подобных ситуаций замотивируйте подчиненного на их выполнение, пусть задача будет адекватной.
- В завершение необходимо проконтролировать выполнение поставленного. Рекомендуется на каждом этапе проводить плановый контроль, чтобы потом не разбираться в итоговом результате. Подчиненные должны ясно видеть сроки и периодичность отчетности, а также в какой форме вы хотите ее получать.
Ошибки в делегировании полномочий
Правила и принципы делегирования необходимо знать уже затем, чтобы не совершать типичных ошибок в этом процессе. Не всегда руководитель с первого раза успешно передает часть своих задач подчиненным. Причины провала обычно связаны со следующим:
- нереалистичные ожидания в результатах и сроки исполнения;
- неправильный выбор исполнителя, не обладающего должными навыками, опытом;
- нехватка ресурсов;
- подчиненного наделили функциями, которые может выполнять только начальник;
- излишний контроль или жесткая критика;
- сотрудник не до конца понял, чего руководитель от него хочет;
- начальник неверно оценил загруженность исполнителя;
- руководитель делегировал задачу группе, не распределив зоны ответственности между ее членами;
- нового сотрудника никто не ознакомил с тем, как работает компания;
- отсутствие должного внимания к проблемам, озвученным исполнителем в ходе выполнения поручения;
- нехватка времени для решения задач (отсутствие в тайминге времени на доработку и исправление ошибок).
Часто задаваемые вопросы о принципах делегирования
Что не надо делегировать?
Принципы рационального делегирования подразумевают, что руководитель оставляет за собой решения по выбору стратегии и целеполагание, контроль результатов, мотивацию подчиненных, общее руководство сотрудниками, особо важные функции, задачи с особой степенью риска, конфиденциальные задачи, срочные актуальные задачи.
Когда нужно делегировать?
Возьмите за правило: делегировать можно, если кто-то справится с задачей лучше вас или хотя бы более чем на 90 % от вашей результативности.
На чем базируется делегирование?
На ответственности и полномочиях. Первая включает в себя обязательства работника по выполнению делегируемых задач и их удовлетворительное решение. Так как ответственность является обязательством отдельного работника, он не может ее переадресовать другому сотруднику, в том числе своему подчиненному. Мы узнали, каковы основные принципы эффективного делегирования и как устроен сам процесс передачи подчиненным части собственных функций. Чтобы максимально эффективно делегировать, выбирайте исполнителя грамотно: с учетом опыта и квалификации. Не забудьте о мотивации сотрудника и дайте, по возможности, самостоятельно решать возникающие в ходе работы задачи, при этом не забывая о разумном контроле.
