Какие и зачем нужны? Основные принципы делегирования – ясность целей и задач, доверие к сотрудникам, определение границ ответственности и предоставление необходимых ресурсов. Они позволяют оптимизировать рабочий процесс, повысить производительность и развить потенциал сотрудников. Благодаря им получается организовать более гибкую и адаптивную бизнес-среду, где каждый член команды может внести свой вклад в достижение общих целей.
Где используются? В бизнесе принципы делегирования помогают руководителям сосредоточиться на стратегических задачах, распределяя текущие дела между сотрудниками. В повседневной жизни это позволяет эффективно управлять временем, например, можно поручить бытовые задачи членам семьи или помощнику по дому. И научиться принципам делегирования несложно!
Понятие и важность делегирования
В бизнесе это не просто передача задач сотрудникам, а продуманный процесс, основанный на принципах эффективного делегирования полномочий, ответственности и ресурсов для достижения целей компании и одновременного развития команды.
В современных условиях делегирование это:
- ключевой управленческий инструмент, который помогает руководителю сосредоточиться на стратегических вопросах, а не лишь способ снять с себя нагрузку;
- форма доверительных отношений, построенных на уважении и учете сильных сторон каждого члена команды;
- процесс взаимодействия, который требует профессиональных навыков и ответственности как от руководителя, так и от сотрудника, принимающего задачу.
Зачем руководителю делегировать:
- Больше личной эффективности: передавая часть работы сотрудникам, руководитель расширяет свои возможности и может добиться большего за счет команды.
- Время для главного: освобождаясь от дел, которые могут выполнить другие, можно сосредоточиться на стратегии, развитии бизнеса и внедрении новых идей.
- Рост команды и подготовка преемников. Поручая сложные задачи, руководитель помогает сотрудникам развиваться, накапливать опыт и становиться более самостоятельными.
Задачи для делегирования
Что стоит передавать сотрудникам:
- Рутинные дела, отнимающие время: например, регистрация на события, бронирование билетов и гостиниц, перенос данных в таблицы.
- Задачи, которым можно обучить подчиненных: подготовка официальных писем, поиск информации о клиентах и конкурентах.
- Направления, где у руководителя нет достаточной экспертизы: работа с социальными сетями, создание сайта, анализ данных.
- Обязанности, пересекающиеся с другими важными задачами: представление компании в отсутствие начальника, поддержание контакта с подрядчиками.
Преимущества делегирования
Когда руководитель передает часть рутинных обязанностей команде, он освобождает ресурсы для действительно важных задач: стратегического планирования, анализа результатов и налаживания партнерских отношений. Делегирование снижает вероятность срыва сроков и в целом повышает эффективность бизнеса.
Кроме того, передавая задачи сотрудникам, управленец помогает им приобретать практические навыки и опыт в принятии решений. Это способствует росту команды, ускоряет выполнение проектов и обеспечивает устойчивость компании: даже в случае болезни или отсутствия руководителя работа не остановится.
5 важных принципов делегирования в бизнесе
Каковы основные принципы эффективного делегирования?
- Поручайте задания только своим подчиненным. Если в компании несколько уровней управления, задачи должны передаваться через руководителей подразделений, а не напрямую их сотрудникам.
- Ставьте ясные цели. Передача обязанностей не должна быть способом избавиться от нежелательной работы. Делегирование должно иметь понятную цель – развитие сотрудника, формирование самостоятельности и ответственности.
- Передавайте выполнимые задачи. Даже если поручения сложные, они должны соответствовать возможностям и ресурсам сотрудника, чтобы он реально мог их воплотить.
- Окончательная ответственность остается за руководителем. Даже если сотрудник участвует в выполнении задачи и несет часть обязательств, конечный результат – это зона поруки управленца. Если что-то пошло не так, важно проанализировать, не была ли допущена ошибка при постановке задачи.
- Мотивируйте через делегирование. Задачи должны побуждать сотрудника работать с интересом и ответственностью, иначе эффективность будет минимальной.
5 важных принципов делегирования в жизни
Разделите дела на важные и второстепенные
Чтобы понимать, чем стоит заниматься самому, а что можно передать другим, используйте проверенные подходы. Например, матрицу Эйзенхауэра или «метод лягушек». Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» описывает «лягушку» как метафору неприятных дел, которые человек чаще всего откладывает.
Составьте список таких задач, начиная с самой тяжелой и неприятной, расположите их в порядке убывания. Утро начинайте именно с «главной лягушки» – это даст ощущение облегчения и прогресса. Менее неприятные дела из списка можно смело делегировать другим людям.
Определите, кому можно доверить разные задачи
Важно понимать, что не все поручения можно передавать одинаковым людям. Одни задачи требуют высокого уровня доверия и профессионализма, другие – минимального участия.
Например, ребенка вы не доверите случайному прохожему, а будете тщательно выбирать няню, проверять рекомендации и уровень ответственности. А вот с заказом еды, услугами химчистки, доставки все намного проще – можно спокойно опираться на готовые сервисы.
Ведите учет дел и тех, кому вы их поручили
Хорошая практика – составить таблицу, где отражено, какие задачи вы делегировали и кому именно. Это поможет структурировать процессы и ничего не забыть.
>
Так вы будете знать, что уборщица приходит дважды в неделю – по вторникам и четвергам, продукты привозят через день вечером, а на работе часть бизнес-задач уже закреплена за конкретными сотрудниками.
Контролируйте выполнение, но не тревожьтесь чрезмерно
Да, любое порученное дело требует надзора, ведь вам важен результат. Но это не значит, что нужно держать все под микроскопом. Дайте тем, кому вы делегировали задачи, возможность проявить себя, не мешайте им постоянными проверками.
Даже если речь идет о няне или помощнице по хозяйству, вы физически и психологически не сможете контролировать их каждую минуту – и это нормально.
Направляйте свободное время на отдых и восстановление
Часто бывает, что обязанности уже распределены, часть дел снята с ваших плеч, а чувство усталости и перегрузки остается. Тогда проблема не в количестве задач, а в отсутствии правильного планирования и баланса.
Чтобы этого избежать, используйте методы тайм-менеджмента, например технику Pomodoro и приложения вроде Pomodoro Tracker. Они помогут сохранять фокус на приоритетных целях, будут вовремя напоминать о необходимости перерывов и отдыха.
Почему делегировать получается не у всех
Существует несколько причин, по которым руководители избегают поручений или бросают это после первых неудачных попыток.
Неверный выбор исполнителя. Передавая задачу, важно учитывать, обладает ли сотрудник нужными знаниями и навыками, насколько задание связано с его карьерными целями и интересами, насколько реально он может справиться с нагрузкой.
Оптимально поручать дела тем, кто ближе всего к «операционке»: они лучше других знают детали текущих процессов. Этот принцип делегирования полномочий управления помогает повысить эффективность выполнения задач и развитие команды.
Нежелание тратить время на объяснения. Некоторым управленцам кажется, что проще сделать самому, чем подробно разъяснять задачу подчиненному. Но без четких инструкций сотрудник не научится работать правильно и не сможет разгрузить руководителя в будущем.
Чем яснее и конкретнее постановка задачи – что нужно сделать, зачем, в какие сроки и в каком формате, – тем выше шанс, что все будет выполнено качественно.
Делегирование группе вместо конкретного человека. Когда задача поручается сразу нескольким людям, теряется ясность: никто не понимает, за что именно он отвечает и в какие сроки. Поэтому лучше назначать конкретного исполнителя и отдавать ему всю задачу целиком, чтобы зона ответственности была четко определена по принципам делегирования.
Передача неподходящих заданий. Иногда руководители делегируют те дела, от которых зависят иные процессы, стараясь избежать ответственности, критики. Но есть сферы, которые нельзя передавать на уровень подчиненных: они требуют управленческого участия. Это:
- формулирование миссии, стратегических целей и плана развития компании;
- ключевые кадровые решения;
- онбординг новых сотрудников и их знакомство с продуктом;
- оценка эффективности команды, назначение премий и штрафов;
- принятие крупных финансовых решений, связанных с высоким уровнем риска или значимости.
Вмешательство в уже делегированные задачи. Страх потерять контроль или стремление к идеалу заставляют некоторых руководителей возвращать дела себе с фразой «я сам сделаю». Важно понимать, что сотрудники, выполняющие задание впервые, могут работать медленнее, чем хотелось бы. Это часть процесса обучения.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Компетентный сотрудник со временем освоит задачу и будет справляться быстрее. Если во время работы возникают вопросы, руководитель должен отвечать и давать рекомендации, но не выполнять дело вместо подчиненного. Замечания и корректировки лучше давать по итогу.
Недостаток времени на проверку и доработку. Для делегированных заданий нужно предусматривать моменты на обратную связь и исправления. Это повышает уверенность сотрудника и укрепляет авторитет руководителя. Так, если отчет требуется к понедельнику, разумно установить внутренний дедлайн на пятницу, чтобы был день на доработку.
Важно не принимать результат, если он не соответствует нужному уровню качества. Иначе сотрудник не освоит верное выполнение задачи, а руководитель окажется вынужден постоянно исправлять ошибки.
Как научиться делегировать
Прежде чем начать активно делегировать, важно понять, почему вы этого до сих пор не делаете и с какими трудностями сталкиваетесь. Часто это связано с перфекционизмом, страхом потерять контроль, авторитет – здесь полезна работа с психологом.
Проблемы нехватки времени или боязни ошибиться у сотрудника решаются через развитие навыков (soft skills) и применение принципов тайм-менеджмента для эффективного делегирования.
Чтобы поручения были эффективны:
- Передавайте задачи как можно раньше. Это позволяет исполнителю правильно спланировать работу и уложиться в сроки.
- Выбирайте сотрудников с подходящими компетенциями. Задачу лучше доверить тем, кто умеет или может быстро освоить нужные навыки и готов взять на себя дополнительную ответственность.
- Дайте четкие инструкции. Объясните, что именно нужно сделать и в какие сроки.
- Устанавливайте промежуточные дедлайны для сложных проектов. Это помогает контролировать качество и своевременность выполнения.
- Оставляйте временной буфер. Так, если результат нужен через неделю, дайте сотруднику пять рабочих дней для выполнения – оставшиеся два можно использовать на проверку и корректировку.
Всегда предоставляйте обратную связь по проделанной работе. Это помогает расти и вам как руководителю, и вашему сотруднику, повышая эффективность всей команды.
Часто задаваемые вопросы о принципах делегирования
Как выбрать сотрудника для выполнения задачи?
При определении исполнителя учитывайте: профессиональные навыки и компетенции; опыт работы с аналогичными задачами; способность самостоятельно справляться с обязанностями; уровень мотивации и заинтересованность в выполнении задачи.
Как добиться успешного выполнения переданных дел?
Для эффективного делегирования важно: четко обозначить задачу и ожидания от ее выполнения; предоставить все необходимые ресурсы и поддержку; установить конкретные сроки выполнения; обеспечить обратную связь и контролировать процесс работы.
Когда стоит начинать делегировать?
Ориентируйтесь на свое расписание и нагрузку. Если работа отнимает слишком много времени и энергии, мешает личной жизни или сокращает отпуск, пора перераспределять обязанности. Часть задач можно передать текущим сотрудникам или нанять помощника, даже удаленного. Для оценки нагрузки полезен закон Миллера: в статье «Магическое число семь плюс-минус два» американский психолог Джордж Миллер отмечал, что человек способен удерживать в кратковременной памяти примерно 5-9 элементов. Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно думать, приближается к этому числу или превышает его, это сигнал к необходимости делегирования и пересмотра расписания. Принципы делегирования полезны не только в бизнесе, но и в повседневной жизни. Они позволяют рационально распоряжаться временем и ресурсами, способствуют развитию навыков у сотрудников и членов семьи, помогают достигать поставленных целей. Применение делегирования в работе и дома повышает эффективность и создает возможности для профессионального и личного роста всех участников процесса.
