Методы тайм-менеджмента: как управлять временем

О чем речь? Методы тайм-менеджмента — комплексы принципов и правил, которых необходимо придерживаться, чтобы продуктивно распоряжаться своим временем, принимать правильные решения и достигать лучших результатов быстро и с наименьшими усилиями.

На что обратить внимание? Современный тайм-менеджмент предлагает множество готовых техник, которые доказали свою эффективность и просты в использовании. Какую из них выбрать, зависит от рода деятельности человека и личных предпочтений.

Что такое тайм-менеджмент и что он дает

Тайм-менеджмент, или управление временем, — это набор методов, инструментов и подходов, направленных на оптимизацию рабочего процесса и повышение его эффективности.

На первый взгляд кажется, что это исключительно идеальный инструмент, однако в его основе лежат простые психологические приемы, правильная расстановка приоритетов и умение планировать свои действия. Хотя изначально тайм-менеджмент (ТМ) был разработан для корпоративной среды, сегодня он может быть полезен во всех аспектах жизни.

В наши дни умение управлять самым дорогим ресурсом — временем — становится одним из ключевых навыков, необходимых каждому человеку.

С помощью современных методов тайм-менеджмента можно:

• сформировать эффективную стратегию работы;
• преодолеть лень;
• добиться значительных результатов и повысить производительность труда (выполнение максимального количества ключевых задач);
• снизить уровень стресса и переживаний;
• научиться правильно устанавливать приоритеты.

Повышение эффективности работы может быть достигнуто за счет развития умений по управлению временем как одного человека, так и всего трудового коллектива в масштабах компании.

Основные принципы тайм-менеджмента

Некоторые системы ТМ стали очень популярными. Несмотря на различия между ними, все методы тайм-менеджмента базируются на нескольких основных принципах:

• Приоритизация. Для успешного выполнения задачи необходимо оценить ее срочность, сложность и значимость, прежде чем начинать работу над ней.
• Планирование. Для выполнения задания необходимо определить сроки его реализации и оценить затрачиваемое время.
• Упорядочивание элементов. Для успешного выполнения задачи необходимо разобраться в методах контроля процесса и оценки его итогов.

Скачайте 5 рабочих инструментов от коуча для мощного прорыва в 2025 году

Юрий Мурадян

Коуч MCC ICF, входит в ТОП-5 коучей России

Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.

Мы подготовили подборку полезных документов и вебинаров, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!

Как найти своё призвание и зарабатывать на нём от 150 000₽

На бесплатном курсе "Профессия коуч"

20 коучинговых вопросов, которые изменят вашу жизнь

Вопросы, которые помогут понять свои сильные стороны, потребности и цели

5 практик принятия себя, повышающих самооценку на 62%

ТОП ошибок, которые мешают жить счастливо

Карта трансформации личности: создай нового себя

Техника коучинга для улучшения всех сфер жизни

Рабочая тетрадь «Действия, которые дают результат»

Поможет достичь целей в быстрые сроки

Скачать подборку бесплатно

DOC 1,7 mb PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Большинство методов и техник тайм-менеджмента базируется на структурировании и приоритизации, и лишь немногие из них включают в себя сложную комбинацию всех трех основных правил.

Лучшие методы тайм-менеджмента

Для управления временем существует множество методов тайм-менеджмента. Помимо тех, кто тщательно планирует каждый шаг, есть люди, которым сложно придерживаться сроков. Для них существуют более гибкие подходы. Одни могут быть ориентированы на краткосрочные цели, другие — на длительную стратегию.

Многие из методов ТМ хорошо известны, какие-то остаются в тени и доступны лишь ограниченному кругу лиц. Рассмотрим наиболее популярные варианты.

Методы тайм-менеджмента: «матрица Эйзенхауэра»

Этот инструмент позволяет найти отправную точку и эффективно определять приоритеты в задачах. Но данный метод тайм-менеджмента не поможет в организации рабочих процессов.

Суть подхода — в распределении всех задач по 4 группам в зависимости от срочности и важности:

• срочно и важно;
• срочно, но не важно;
• не срочно, но важно;
• не срочно, не важно.

Сначала следует заняться срочными и важными делами, затем менее значимыми, но требующими немедленного решения. Далее идут задачи, не предполагающие срочности. Если вопрос можно решить самостоятельно, то это выполняют, в противном случае передают другому.

Неважные и несрочные задачи выполняют по остаточному принципу или вовсе не делают.

Метод Pomodoro

Один из самых популярных и эффективных методов тайм-менеджмента. Идея методики заключается в чередовании коротких периодов работы и отдыха. Сначала трудитесь в течение 25 минут (этот интервал называют по-итальянски «помодоро» — «помидор»), после чего делаете перерыв на 5 минут. После четырех таких циклов рекомендуется сделать длительный перерыв от 15 до 30 минут.

Этот подход помогает сосредоточиться на работе, преодолеть лень и усталость. Разделите ежедневный план на «помидоры» и приступайте к выполнению. Для планирования и отсчета времени используйте как мобильные таймеры, так и специальные приложения.

Методы тайм-менеджмента «помидоров» можно адаптировать под индивидуальные потребности. Для кого-то предпочтительней трудиться полчаса, затем делать перерыв на десять минут. Другим удобнее устраивать продолжительный перерыв после трех «помидоров», а не после четырех. Поэкспериментируйте и найдите свой оптимальный ритм для максимальной продуктивности.

Метод швейцарского сыра

Данный подход к решению сложных задач можно сравнить с процессом создания сыра по швейцарской технологии. Его суть заключается в том, чтобы разбить крупные проекты на мелкие этапы, как будто это дырки в куске швейцарского сыра. Этот метод позволяет начать с небольших шагов и постепенно «выедать» их — продвигаться к достижению цели. Создание подзадач помогает преодолеть страх и лень, вызывая ощущение успеха и мотивируя продолжать работу.

Следуя методу тайм-менеджмента «швейцарский сыр», определите основные узлы вашего проекта или задачи и приступайте к их реализации поэтапно. Это сделает работу более организованной, избавит от утомления и повысит концентрацию.

Всем, кто стремится к повышению личной продуктивности, будь то бизнесмены, руководители или просто те, для кого важна самоорганизация своего труда, данный метод тайм-менеджмента поможет достичь значительных результатов, избегая ненужного напряжения.

Метод канбан

Пришедший к нам из Японии, этот метод представляет собой эффективную систему управления работой, которая помогает отслеживать выполненные задачи, текущие действия и планы на будущее.

Чтобы начать, создайте доску для стикеров или воспользуйтесь инструментом управления задачами, таким, как Trello. Разбейте доску на три раздела: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Затем разместите свои задачи на стикерах и организуйте их по столбцам в соответствии с тем, над чем вы работаете и что уже выполнено. Благодаря использованию канбана рабочие процессы становятся более наглядными.

Метод GTD

Система повышения эффективности труда, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом, известна как GTD. Основные идеи включают следующие аспекты:

• Собирайте все задачи и мысли в одну папку — «Входящие».
• Регулярно упорядочивайте содержимое папки, присваивая задачам приоритеты, даты выполнения и сортируя по темам, например, «Работа», «Личное», «Заказы» и так далее.
• Во время аудита архивируйте устаревшую информацию, удаляйте бесполезные записи и стирайте завершенные задачи.
• Приступайте к выполнению задач только после тщательного планирования. Некоторые из них можно записать в календарь или передать другим. Задачи, которые можно решить за пару минут, решайте сразу.

Этот инструмент, основанный на методичной и последовательной обработке данных, способствует успешному завершению проектов и организации рабочего процесса.

Для вас подарок! В свободном доступе до 15.03

Узнайте, с помощью коучинга, как выйти на новый финансовый уровень

Скачайте бесплатный фрагмент книги
"Делай как коуч"

Чтобы получить файл, укажите e-mail: Для доступа к файлу укажите телефон:

Скачать бесплатно

pdf 2,3 mb

Я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности

Я даю согласие на получение рассылок об акциях, бонусах, подарках от Академии и рекламных материалов

Метод ZTD

Лео Бабаута, писатель и блогер, создал упрощенную версию системы GTD. Он посчитал, что форма этого метода тайм-менеджмента одновременно привлекательная и очень сложная. На основе GTD он разработал свою формулу повышения продуктивности.

Дзен-подход к увеличению продуктивности основан на десяти основных принципах, известных как метод ZTD:

• Собираем данные (задачи) в «корзину», фиксируя каждый шаг, подобно методу GTD.
• Быстро обрабатываем все записи, не откладывая их на потом.
• Распределяем задачи по категориям и папкам.
• Планируем все значимые дела заранее, особенно самые важные.
• Сосредотачиваемся исключительно на задаче во время ее выполнения, не распыляясь.
• Составляем лаконичный и доступный для понимания список задач.
• Ежедневно работаем по методике, не допуская отклонений.
• Занимаемся тем, что вызывает желание, делегируя остальные задания.
• Формулируем задачи по этому методу тайм-менеджмента кратко и просто, не усложняем.
• Анализируем продуктивность, проверяем заметки и удаляем ненужные данные.

Этот подход не поощряет многозадачность, поэтому не годится для параллельного ведения множества дел. Для различных проектов лучше иметь отдельные списки, но это не всегда практично.

Метод Zero Inbox

Основная цель этой системы — поддерживать папку «Входящие» полностью свободной от всех принятых сообщений, включая электронную почту, незавершенные данные и задачи, по которым еще не было принято решение.

Как этого добиться? Каждый день вы проводите время за компьютером, просматривая все содержимое папки «Входящие». Для любого элемента в списке вы принимаете решение о том, стоит ли его выполнить, перенести, делегировать, ответить на него или же исключить. Завершите эту работу, прежде чем перейти к другим делам.

Автор метода, Мерлин Манн, использовал его для обработки электронной почты, но его можно применять и к другим видам документации. Поскольку в разделе «Входящие» накапливается множество разнообразных задач, его можно успешно сочетать с системой GTD (Getting Things Done).

Метод SMART

Представляет собой гибкий подход к постановке задач, который включает в пять ключевых параметров:

• Specific (конкретная);
• Measurable (измеримая);
• Achievable (достижимая);
• Relevant (значимая);
• Time-bound (ограниченная во времени).

Применяя метод SMART, необходимо рассматривать каждую цель через призму этих пяти критериев. Задайте себе следующие вопросы, чтобы уточнить свои намерения:

• В чем для меня заключается значимость этой цели?
• Как я пойму, что моя задача выполнена?
• Сколько времени потребуется для реализации этого задания? И так далее.

Ответы на эти вопросы помогут превратить расплывчатые представления в четкие и структурированные проекты.

Метод тайм-менеджмента SMART используется при планировании времени для промежуточных этапов и постановки целей. Например, при создании собственного бизнеса важно проработать все этапы: от выстраивания бизнес-плана до привлечения первых заказчиков. Такой подход обеспечит сосредоточенность и поможет выявить потенциальные проблемы до их ухудшения.

Метод Fresh or Fried

«Свежий или жареный» — именно так переводится сочетание Fresh or Fried. Эта философия создана блогером Стефани Ли. После пробуждения утром мы чувствуем себя свежими и полными энергии, но за день наш мозг устает.

Чтобы эффективно тратить свои силы в течение суток, необходимо определить пик продуктивности и использовать его для выполнения ключевых задач. Этот метод работает следующим образом:

• В конце дня, когда вы уже утомлены, выделите 15 минут для составления плана задач на следующий день.
• На первый этап рабочего дня, который называется Fresh, следует разместить наиболее важные дела. Сюда же можно отнести те задачи, которые вызывают у вас нежелание их выполнять, так называемые «лягушки». Пока у вас еще есть силы, их необходимо завершить.
• В соответствии с вашим графиком менее срочные, простые и приятные задачи следует перенести в категорию Fried. Они обычно выполняются во второй половине дня, что позволит вашему мозгу отдохнуть от более сложных дел.
• Утром действуйте согласно составленному плану, а вечером подготовьте новый список задач на следующий день.

Если вы ежедневно ощущаете прилив энергии утром, но к вечеру чувствуете полное истощение, несмотря на проделанную работу, советы Стефани по FoF могут оказаться для вас полезными.

Методы тайм-менеджмента: «метод слона»

Съесть целого слона за один присест кажется невыполнимой задачей. Однако, если разделить его на небольшие кусочки и съедать по одному каждый день, эта странная задача станет вполне выполнимой.

Метод состоит в разделении крупного проекта на небольшие ежедневные порции — «бифштексы». Например, написание книги может показаться сложным, но если осилить по одной странице каждый день, через год будет уже 365 страниц. Главное — регулярность и последовательность.

«Бифштекс» может быть не только определенным шагом, но и временем, уделяемым «слону» каждый день. Например, вам может быть достаточно одного часа в день для завершения проекта. Такой подход оптимален для заданий, где сложно дать точную оценку.

Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», предлагает следующий подход к хранению данных на будущее: сведите всю информацию, включая электронную почту, заметки, статьи и списки, в одно место. Это может быть платформа для заметок, такая как Evernote, Notion или просто документы.

Разделите данные на теги, папки и категории в соответствии с вашими предпочтениями. Каждые 4–6 недель пересматривайте информацию и размышляйте о том, как ее можно использовать на практике. От бесполезных вещей стоит либо избавиться, либо отправить в архив. Этот подход позволяет создать собственную базу знаний, которая будет служить основой для ваших будущих успехов.

Эффективные техники тайм-менеджмента

Сегодня можно с уверенностью сказать, что тайм-менеджмент со своими уникальными принципами и методами стал настоящей научной дисциплиной. Давайте рассмотрим самые эффективные техники:

Список дел

Метод тайм-менеджмента «список дел» — самая простая и распространенная техника управления временем. Откройте свой ежедневник или возьмите лист бумаги и составьте список всех задач на сегодня. Просто запишите все дела, которые приходят вам на ум.

Используйте этот план, он очень прост в применении: завершайте задачи и удаляйте их из списка. Отслеживание оконченных дел дает ощущение выполненного долга и радость от проделанной работы.

Для дальнейшего развития составляйте аналогичные перечни на неделю, месяц или год. Работая над повседневными задачами, вы сможете справляться с амбициозными планами и масштабными проектами.

Принцип девяти дел

Основывается на технике «1, 3, 5». Это правило помогает эффективно распределять рабочий день. Суть в том, что каждый день можно выполнить одну крупную, три средних и пять мелких задач, в итоге всего получается девять — ни больше, ни меньше.

Правило помогает избежать переутомления, выполняя задачи в установленные сроки, и методично справляться со всеми делами.

Техника «Три дела»

Техника «три дела» предлагает выделить 3 главные цели на день и сосредоточить все свои усилия на их успешном выполнении. Это поможет сделать каждый рабочий день более осмысленным и продуктивным.

Цель этой методики — упростить процесс планирования и сосредоточиться на качестве, а не на количестве. Благодаря этому методу можно избежать перегрузок и усталости, а также сфокусироваться на приоритетных целях.

Техника временных блоков

В течение рабочего дня эта методика позволяет сосредоточиться на самых важных делах и не тратить время на второстепенные. Для начала определите временные рамки для выполнения каждого задания. В эти периоды старайтесь полностью сосредоточиться на решении намеченной задачи, не отвлекаясь на другие дела.

Этот метод отличается от обычного расписания на день тем, что он четко определяет только самые важные задачи, оставляя свободу для планирования остального времени.

Читайте также!

Быть или не быть: квадрат Декарта для принятия решений без сомнений

Подробнее

Контекстное планирование

Планирование по контексту — это эффективный метод управления делами, который не ориентируется на временные рамки, а привязывает выполнение задач к конкретным условиям и ситуациям.

Например, вместо того чтобы назначать время для разговора с другом, вы можете включить этот пункт в список дел, которые легко выполнить по пути домой. Или молоко не приобретается отдельно, а, когда вы идете в магазин, попадает в список покупок.

Техника 90 на 30

Эта методика основана на распределении времени в соотношении 90 на 30. Она призвана улучшить выполнение заданий и организацию рабочего процесса, повышая вашу эффективность. Принцип действия похож на технику «помидоров», но с некоторыми отличиями в интервалах времени:

• Установите таймер на 90 минут, чтобы работать полтора часа.
• Выделите себе полчаса на отдых.
• Повторите цикл.

Наиболее сложные и важные дела рекомендуется выполнять в первые два этапа работы. А те задачи, которые требуют меньшего внимания и сосредоточенности, лучше всего выполнять в последние 1–2 цикла.

Техника 52/17

Этот метод — модификация предыдущего. Он отличается продолжительностью перерывов: после 52 минут работы следует 17-минутный отдых. Исследование, проведенное The Muse совместно с приложением DeskTime, показало, что такие интервалы помогают поддерживать высокую эффективность и предотвращают усталость. Если вы чувствуете усталость после 90 минут непрерывной работы, попробуйте метод 52/17.

Техника «якорь»

Определение типа занятия в начале дня задает темп всем последующим действиям. Например, утро можно начать со спорта, затем приготовить кофе и завершить медитацией. Любое регулярное событие или действие может стать «якорем», активирующим выполнение конкретной задачи.

Определенные психологические или эмоциональные состояния, вызываемые якорем, активизируют интеллектуальные способности. Мозг легче переходит на нужную частоту работы при виде или ощущении якоря.

Техника «автофокус»

«Автофокус» изобрел эксперт в области производительности Марк Форстер. Это метод, который помогает сосредоточиться на важных задачах, сохраняя концентрацию. Для тех, кто предпочитает творческий подход и испытывает трудности с GTD, есть особая система планирования.

Запишите все свои планы в записную книжку, без строгого порядка. Сначала выполните самые срочные задачи, затем переходите к наиболее интересным для вас. Если что-то осталось незавершенным, поместите это в конец списка и вернитесь позже. Ежедневно повторяйте эти шаги последовательно.

Техника 4D

Работа начинается с определения приоритетности задач и их распределения. В рамках этой методики задачи классифицируются по четырем основным группам:

• Сделать — это то, что необходимо вам, поскольку эти действия нельзя отменить, перенести или выполнить с чьей-то помощью.
• Делегировать — поручите задачи помощникам или коллегам.
• Удалить — откажитесь от заданий, которые утратили свою значимость и могут быть отменены.
• Отложить — это задача, которая не требует срочности, однако ее выполнение неизбежно. Обязательно установите дедлайн, чтобы избежать потери задачи.

Для тех, кто столкнулся с обилием дел и испытывает затруднения в выборе приоритетов, техника 4D может оказаться полезной. Этот метод не подходит для составления долгосрочного плана, но он поможет разобраться с накопленными задачами.

Техника «хронометраж»

С помощью хронометража вы сможете понять, куда исчезают ваши дни и недели. Суть этой системы тайм-менеджмента заключается в ежедневном составлении списка всех видов деятельности и времени, затрачиваемого на их выполнение.

Для ведения хронометража используйте отдельную записную книжку или хронокарты. Заполняйте дневник активностей, отмечая время начала и продолжительность каждого дела в течение суток. Даже небольшие поступки стоит отмечать и не игнорировать, поскольку они тоже могут отнимать много времени.

Читайте также!

Рабочий ритм: понятие, значение, возвращение

Подробнее

Через пару дней проанализируйте результаты, чтобы увидеть, сколько времени тратится на важные задачи, а сколько на разные отвлечения. Это поможет скорректировать систему планирования и повысить ее эффективность.

Советы по организации тайм-менеджмента

Мы рассмотрели ключевые методы и приемы тайм-менеджмента для эффективного планирования времени. Теперь у вас множество вариантов для различных подходов. Если вы пока не готовы полностью изменить образ жизни, но хотите выполнять больше задач, вам помогут советы, основанные на различных методиках:

• Ежедневно выделяйте время для одной конкретной задачи. Включите в список дел задачи, приближающие к важным целям, и уделяйте им один час каждый день.
• Устанавливайте небольшие цели на каждый месяц. Разбейте большую задачу на мелкие части и выполняйте их ежемесячно. По мере продвижения вперед большая цель станет ближе.
• Правило 2 минут. Если задача выполняется менее чем за две минуты, сделайте это сразу и забудьте о ней. Это правило является частью методики GTD, но имеет и самостоятельную ценность.
• Метод десяти минут. Помогает уговорить себя и начать выполнять важные задачи. Ограничьте время работы всего десятью минутами. Вы заметите, что за этот промежуток полностью погрузитесь в процесс и сможете продолжить без усилий.
• «Правило лягушки». Автор этого правила, Брайан Трэйси, называет «лягушками» задачи, которые необходимо выполнить, но нет желания. Он рекомендует начинать день с выполнения хотя бы одного такого задания, что называется «съесть лягушку». Осознание того, что одно из дел выполнено, весь день будет радовать.
• Меняйте виды деятельности. Чередование различных занятий повысит эффективность труда и поможет избежать усталости от монотонных задач.
• Используйте вспомогательные сервисы. Онлайн-помощники облегчают повседневные дела и экономят время. Автоматизируйте рассылку, бронируйте гостиничный номер, заказывайте такси и выполняйте множество других задач.
• Анализируйте. В конце дня оцените свой день: что выполнено, что осталось, какие препятствия возникли. Удовлетворил ли вас результат? Как его улучшить?
• Установите временные рамки. Определите четкие сроки для каждой задачи. Это поможет планировать день и укрепит самодисциплину.

Избавление от лишнего освободит время и упорядочит жизнь. Удалите ненужные вещи и приведите в порядок рабочий стол, включая физические предметы и электронные данные. Группируйте их по категориям с помощью меток или ярлыков, чтобы быстро находить нужные предметы. Порядок в доме и на рабочем месте положительно влияет на эмоциональное состояние человека.

Мифы о тайм-менеджменте

Вокруг тайм-менеджмента сформировалось множество мифов. Рассмотрим наиболее распространенные из них и объясним, почему они не соответствуют действительности:

• Управление временем делает человека похожим на автомат. На самом деле благодаря тайм-менеджменту человек становится более свободным, особенно в отдыхе и восстановлении сил. Он сам организует свою повседневную жизнь, находя время для увлечений.
• Тайм-менеджмент напрямую связан с финансовым успехом. Цель методов тайм-менеджмента — эффективно выполнять задачи и использовать время как ценный ресурс. Повышение зарплаты — приятный бонус, но не основной результат.
• Тайм-менеджмент был придуман инфоцыганами. К сожалению, многие преподаватели курсов по развитию личности, включая курсы по управлению временем, не всегда обладают достаточной квалификацией. Однако благодаря анализу данных о программах обучения можно легко определить те, что действительно заслуживают внимания.
• Работа креативной личности не всегда требует строгого планирования. Миф об избранности творцов стал уже классическим. На самом деле эффективность трудовой деятельности зависит от умения правильно распределять время, это касается не только написания литературных произведений или музыки, но и выполнения рабочих задач. ТМ может стать ценным инструментом в любой сфере деятельности.

Цель методов тайм-менеджмента — оптимизация повседневной жизни. Ключевые принципы организации деятельности помогут добиться успеха в любом деле, будь то работа, обучение, увлечения или предпринимательство.

В современном мире объем данных и обязанностей, с которыми мы сталкиваемся каждый день, становится все больше. Стремясь к максимальной эффективности, люди стараются совмещать выполнение множества задач, получение новых знаний, карьерный рост и сохранять время для отдыха. Без использования специальных методов и негласных правил это становится все более сложным.

Эффективно распределять время и использовать на важные задачи — основа методов тайм-менеджмента. При правильной организации можно одновременно справляться со множеством дел, повышать эффективность работы и улучшать свое здоровье. Популярность темы управления временем растет с каждым днем, привлекая все больше сторонников.