233 
- Учет хронотипов при планировании дня
- Правила планирования дня
- Как нужно планировать день
- Список задач
- Метод Айви Ли
- Метод «1−3–5»
- «Матрица Эйзенхауэра»
- Метод «АБВГД»
- Расписание
- Блочный план
- Антирасписание
- Метод Pomodoro
- Инструменты для организации дня
- Часто задаваемые вопросы о планировании дня
- Как нужно планировать день при помощи программных продуктов?
- Какая ошибка встречается наиболее часто при планировании дня?
- Следует ли вносить изменения в методы планирования?
Как нужно планировать день? Прежде чем выбирать метод тайм-менеджмента, нужно определить свой хронотип. «Совы» продуктивнее вечером, а «жаворонки», наоборот, в первой половине дня.
На что обратить внимание? Метод планирования должен подходить под тип задач и не вызывать отторжения. К популярным техникам относят матрицу Эйзенхауэра, Pomodoro, «1–3–5», метод Айв Ли, блочное планирование и ряд других.
Учет хронотипов при планировании дня
При составлении расписания многие из нас концентрируются в первую очередь на неотложных задачах, учитывая ближайшие дедлайны. Дэниел Пинк, автор книги «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя», считает, что это далеко не самый эффективный подход. По его мнению, оптимально распределять вопросы, исходя из циркадных ритмов — естественных биологических циклов нашего тела, которые зависят от чередования дня и ночи.
Обычно утром большинство людей ощущают прилив бодрости и вдохновения, благодаря чему лучше относятся к окружающим. В середине дня положительные эмоции часто сменяют другие — апатия и усталость. К вечеру настроение вновь становится лучше и сохраняется до того момента, когда приходит время ложиться спать.
Ученые считают, что за это отвечает супрахиазматическое ядро в гипоталамусе мозга. Эта зона работает как внутренний таймер: регулирует выработку гормонов, помогает засыпать вечером и просыпаться утром. Она влияет на самочувствие индивида в течение дня.
А вот другая закономерность, на которую ссылается Пинк. По данным исследований аналитическая ясность ума находится на высоте ближе к позднему утру или к полудню. В это время люди лучше справляются с задачами, требующими глубоких размышлений, эффективнее находят ошибки и меньше поддаются стереотипам, их труднее обмануть. После обеда работоспособность снижается из-за усталости, мозг уже не способен функционировать так же продуктивно.
Во второй половине дня, когда уровень внимания и контроля снижается, людям становится легче справляться с творческими и требующими нестандартного подхода заданиями.
Еще один значимый элемент, влияющий на то, когда наступает пик продуктивности, — это хронотип. Людей принято разделять на «жаворонков», активных утром, и вечерних «сов». Большинство же относится к «голубям», у которых активность равномерно распределена в течение дня. Они способны эффективно работать как утром, так и вечером. Определить свой хронотип можно с помощью опросника.
Как нужно планировать день, чтобы деятельность соответствовала естественным биоритмам? Дэниел Пинк рекомендует учитывать хронотип.
Рассмотрим образец расписания, оптимального для различных хронотипов и основанного на циркадных ритмах:
| «Жаворонок» | «Голубь» | «Сова» | |
|---|---|---|---|
| Раннее утро | Аналитические задачи | – | – |
| Утро | Ситуации, когда необходимо произвести впечатление: встречи и презентации | Ситуации, когда важно произвести впечатление: встречи и презентации | Задачи, требующие креативного подхода и направленные на создание впечатления: организация встреч и проведение презентаций |
| Утро до 11 часов | Принятие решений | Аналитические задачи, принятие решений | – |
| Предвечернее время и ранний вечер | Креативные задачи | Креативные задачи | Аналитические задачи, принятие решений |
Соблюдение установленного графика на практике может оказаться сложным. Временами приходится выполнять задачи в те моменты, которые не соответствуют вашему биологическому ритму. В этих случаях, по совету Пинка, важно повышать бдительность и научиться управлять своим состоянием.
Правила планирования дня
Заблуждения, связанные с планированием, часто приводят к тому, что люди не достигают целей, разочаровываются и отказываются от использования полезных методик.
Рассмотрим, как нужно планировать день и выполнять задачи, чтобы облегчить жизнь и избежать разочарования:
- Многие считают, что сложные методы обязательно улучшат продуктивность, однако это не всегда так. Иногда более эффективны простые и понятные подходы. В некоторых случаях самая успешная стратегия может заключаться в том, чтобы не составлять списков задач, а сосредоточиться на одной, наиболее важной.
- Привыкание к новой технике требует времени. Нельзя ожидать мгновенных результатов при кардинальном изменении мышления. Необходимо дать себе возможность адаптироваться к совершенно новому подходу.
- Избегайте использовать приемы, вызывающие у вас неприязнь. Те методы, что подходили другим, могут не соответствовать вашей индивидуальности.
- Адаптация техник под личные потребности не только возможна, но и необходима. Если стандартный метод «1–3–5» кажется излишним, смело меняйте его на «1-2-3». Наша задача — описать различные подходы, чтобы облегчить вам организацию жизни, а не заставить следовать строго определенным правилам.
- Не забывайте об индивидуальных амбициях. Даже небольшой ежедневный шаг должен способствовать их достижению. Игнорирование этого правила может привести к тому, что, несмотря на использование отличных методик, ваш прогресс окажется иллюзорным.
- Попытки справиться со всеми делами за один день бесполезны, ведь задачи будут появляться снова и снова, и это абсолютно естественно. Лучше сосредоточьтесь на тех, что требуют немедленного внимания и имеют для вас наибольшее значение в данный момент.
- Планирование времени для отдыха очень важно. Без включения в расписание перерывов и досуга невозможно поддерживать здоровье и продуктивность на должном уровне. Даже самый тщательно спланированный рабочий день потеряет в качестве, если не предусмотреть момент передышки.
Как нужно планировать день
Обсудим, как нужно планировать день и выполнять задачи при помощи наиболее популярных и результативных стратегий.
Список задач
Один из самых простых способов организовать свой день — создать список задач. Нужно вспомнить все, что предстоит сделать сегодня, и записать в блокнот или использовать специальное приложение для планирования.
Этот метод, хотя и кажется элементарным, является ключевым.
Во-первых, он лежит в основе более сложных техник планирования. Большинство методов, упомянутых в статье, не что иное, как вариации на тему простого списка.
Во-вторых, с этим способом можно применять множество техник тайм-менеджмента, которые помогут сделать ваш план наиболее комфортным и продуктивным.
Метод Айви Ли
Нужно создать перечень задач и оценить их по значимости, присваивая каждой порядковый номер: наиболее важная получает номер один, следующая — два и так далее.
Важно придерживаться строгого порядка выполнения — перейти к следующей задаче можно только после того, как предыдущая полностью решена.
Данная методика помогает сфокусироваться на наиболее значимых проблемах и даже в не самые удачные дни выполнение ключевых дел позволяет достичь 80 % успеха.
Метод не подходит для планирования встреч и других событий, связанных с конкретным временем, так называемых жестких задач, которые требуют отдельного планирования.
Метод «1−3–5»
Эта стратегия планирования, основанная на пирамидальном распределении решения проблем, аналогична подходу Айви Ли. В рамках данного метода на день выделяется всего девять задач:
- Одна крайне важная задача для выполнения в первую очередь.
- Три важных проблемы, которые следует решить следом.
- Пять менее значимых задач, которые выполняются, если останется время.
- Любые дополнительные вопросы откладываются на завтра или исключаются из списка.
Благодаря строгому лимиту этот метод позволяет эффективнее выбирать задачи, избегая перегрузки. У техники имеются ограничения: она не подходит для планирования встреч и других неотложных дел, может быть неэффективна для людей с большим количеством ежедневных вопросов.
«Матрица Эйзенхауэра»
Как нужно планировать день в этом случае? Создаем перечень задач, разделяя их по степени значимости и срочности в таблице с четырьмя секциями.
Задачи из секции А (срочные и важные) решаем в первую очередь. Наименее приоритетные задания из графы D откладываем на потом. Основное внимание уделяем подвиду B, минимизируя время, затрачиваемое на секцию C.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Метод «АБВГД»
Создаем план на день, распределяя дела по пяти категориям в зависимости от их влияния на жизнь:
- А — задачи с серьезными последствиями.
- Б — с менее критичными результатами.
- В — задачи, не несущие значительных последствий.
- Г — дела, которые можно передать другим.
- Д — ненужные и вредные действия.
В случае большого количества целей в категориях А и Б, они ранжируются по степени важности. Порядок их выполнения следующий: начинаем с самых важных дел из группы А, затем переходим к подвидам Б и В. Задачи из разряда Г стараемся немедленно делегировать, а из Д — исключаем из списка и не выполняем вовсе. Такой метод позволяет сконцентрироваться на наиболее значимых аспектах нашей жизни.
Расписание
Планирование каждой задачи на определенное время с формированием списка дел помогает упорядочить день. Определяя порядок заданий и срок их выполнения можно эффективно контролировать свою трудовую деятельность. Составление расписания — это ключ к управлению каждой минутой, обеспечивая точное понимание текущих занятий. Это способствует избавлению от неопределенности, спешки и часто помогает преодолеть прокрастинацию.
У метода существует значительный недостаток: расписание может быть нестабильным. Непредвиденные события в течение дня легко нарушают планы. Поэтому такой прием лучше всего подходит людям с устойчивым образом жизни и минимальным количеством сюрпризов.
Блочный план
При составлении расписания предлагается группировать дела не по отдельным задачам, а по тематическим блокам, таким как работа, отдых, спорт или творчество, для каждого из которых формируется свой список занятий.
Этот метод отлично подходит для создания постоянного ежедневного расписания, где основные блоки остаются неизменными, а задачи внутри них могут обновляться.
Однако данный подход подразумевает определенную стабильность в жизни. При частых непредвиденных событиях такое расписание может быть нарушено.
Антирасписание
Метод подразумевает планирование времени не для работы, а для отдыха и развлечений. Это означает, что работа выполняется в те периоды, когда не запланирован отдых.
Антирасписание разработано американским психологом Нейлом Фьоре и помогает преодолевать тягу к откладыванию дел. С его точки зрения, начать работу проще, когда человек уверен, что после нее его ждет период отдыха.
Метод Pomodoro
Как нужно планировать день, организуя работу с помощью таймера? Следует выполнить несколько простых шагов:
- Определяем задачу, которую собираемся выполнить.
- Настраиваем таймер на 25 минут и работаем до его звонка.
- После этого делаем пятиминутный перерыв.
- Продолжаем этот цикл, и после четырех таких интервалов работы берем полчаса на длительный отдых.
Данный прием отлично дополняет такие стратегии планирования, как метод «1−3−5» или «Матрица Эйзенхауэра».
Основное преимущество техники Pomodoro заключается в том, что она помогает преодолевать внутреннее нежелание начать работу, позволяя убедить себя в том, что нужно сосредоточиться всего лишь на 25 минутах деятельности.
Следует учитывать, что метод лучше всего подходит для индивидуальных заданий. Он не так эффективен для деятельности, требующей командной работы или выполнения задач в публичных местах.
Инструменты для организации дня
Ознакомимся с тем, как нужно планировать день и эффективно выполнять задачи, воспользовавшись такими удобными инструментами, как:
- Таймер для контроля времени, потраченного на выполнение задач. Можно установить счетчик на телефоне или использовать кухонный.
- Отключение уведомлений в мессенджерах. Постоянные оповещения о новых сообщениях могут мешать и ухудшать продуктивность. Отключить их можно в настройках устройства.
- Записи с задачами: страница в блокноте, доска или отдельные листки. Это помогает не упустить важные моменты и визуально оценить объем работы. Обширный список может вызвать беспокойство и привести к тому, что вы будете заниматься менее значимыми делами, лишь бы уменьшить их количество. В этом случае время тратится неэффективно. Стоит попробовать записывать задания на разные листочки, классифицировать их по значимости и просматривать по мере необходимости.
- «Таймстрайп» — уникальный планировщик задач, позволяющий визуализировать оставшееся время жизни человека до предполагаемой даты его смерти. Это напоминает о быстротечности времени и стимулирует к постановке значимых жизненных намерений. В сервисе можно создавать списки заданий, привязанных к стратегическим целям на неделю, месяц или весь период существования.
- Agile-ежедневники. Продукт разработала Екатерина Ленгольд. Он предусматривает установление трех задач на девять недель. Каждое задание разделяется на этапы, а их выполнение проверяется еженедельно.
Суть планирования заключается в том, чтобы облегчить реальность, а не усилить беспокойство или спровоцировать депрессию. Подбор эффективных техник и методов, адаптированных под личные потребности, способствует повышению эффективности. Также крайне важно уделять время отдыху, творчеству и неожиданным подаркам, которые приносит жизнь.
Часто задаваемые вопросы о планировании дня
Как нужно планировать день при помощи программных продуктов?
Todoist представляет собой универсальный планировщик, адаптируемый к разнообразным методикам организации времени, включая «Матрицу Эйзенхауэра».
Какая ошибка встречается наиболее часто при планировании дня?
Неправильное определение приоритетов может привести к тому, что человек сначала занимается делами второстепенными, которые могли бы подождать, вместо того чтобы сосредоточиться на срочных и значимых задачах. Это зачастую приводит к тому, что важные цели остаются незавершенными.
Следует ли вносить изменения в методы планирования?
Необходимость адаптации тайм-менеджмента к изменяющимся целям и условиям — это обычное дело. Возьмем фрилансера, который предпочитает блочное планирование и использует метод Pomodoro для выполнения задач. Такой подход, включающий работу по четко отведенному времени с помощью таймера, для него идеален. Если фрилансер решит стать предпринимателем, ему необходимо будет полностью пересмотреть стратегию управления временем. Так, он может выбрать гибко-жесткое планирование, что позволит эффективно распределять периоды своей деятельности между многочисленными встречами и проектами. Важно понимать, как нужно планировать день и выполнять задачи, чтобы достигать максимальной продуктивности и сохранять баланс между работой и личной жизнью. Мы сами решаем, что включить в наш ежедневный список дел, и всегда можем его изменить.
