21 
- Четыре способа работать эффективнее
- Соблюдение режима
- Вхождение в состояние потока
- Концентрация на одной задаче
- Регулирование эмоций
- Как работать быстрее и эффективнее с помощью специальных техник
- Персональный канбан
- Система «Должен сделать — стоит сделать — хочу сделать»
- Матрица Эйзенхауэра
- Помодоро-трекеры
- Три необычных совета для эффективной работы
- Часто задаваемые вопросы об эффективной работе
- В основе каких сервисов лежит метод канбан?
- Как научиться печатать вслепую, чтобы работать эффективнее?
- Почему во время рабочего дня нужно чаще выходить на улицу?
Как работать эффективно? Важно соблюдать режим дня, находиться в состоянии потока и регулировать собственные эмоции. Многозадачность следует заменить концентрацией на одной задаче и последовательное выполнение ряда дел.
На что обратить внимание? Существуют специальные техники управления временем, которые помогают работать быстро и эффективно и сохранять внутренний ресурс. К таким относятся метод помодоро, канбан, матрица Эйзенхауэра.
Четыре способа работать эффективнее
Соблюдение режима
Соблюдение режима дня действительно является ключевым фактором для поддержания высокой продуктивности. Негативные последствия недосыпа и неправильного режима подтверждают исследования.
Как показывают данные Американской академии медицины сна, недостаток сна существенно снижает продуктивность. Те, кто спит менее четырех часов в день, теряют до 30 % эффективности, а сон в течение 5–6 часов приводит к снижению продуктивности на 19 %.
Особенно негативное влияние оказывает бессонница. Она может сократить продуктивность почти наполовину (на 58 %). Недостаток сна также негативно влияет на память, способность к обучению, концентрацию и принятие решений. Поэтому нельзя жертвовать отдыхом ради дополнительного времени на работу. Ученые доказали: чтобы человек работал эффективно, ему необходимо не менее 7–8 часов полноценного сна.
Чтобы улучшить его качество и, соответственно, работоспособность, важно соблюдать простые правила. Они называются гигиеной сна. Это засыпание и пробуждение в одно и то же время каждый день, отказ от использования гаджетов за полчаса до сна, отказ от кофеина вечером и создание комфортной атмосферы, чтобы выспаться (темнота, тишина, прохлада).
Если вы практикуете перевод будильника на «еще 5 минут» — так делать не стоит. Это может негативно сказаться на самочувствии. Вместо того чтобы дать организму время для глубокого сна, такие короткие интервалы могут вызвать чувство усталости при пробуждении.
Утренние часы могут быть наиболее продуктивными, особенно для сложных задач, таких как учеба или освоение новой информации. Поэтому оптимизация сна может также помочь максимально использовать эти ценные часы.
Вхождение в состояние потока
Состояние потока, описанное психологом Михаем Чиксентмихайи, является одним из способов, как работать эффективно и быстро, при этом получая удовлетворение от работы.
Поток — это состояние, в котором человек настолько увлечен своей деятельностью, что все остальное перестает иметь значение. Его характерными признаками являются абсолютная концентрация, искажение восприятия времени, чувство удовлетворения от процесса и общее ощущение легкости выполнения задачи.
По мнению психолога, в таком состоянии человек использует навыки на пределе возможностей, что приводит к высокой продуктивности. Этот вывод подтверждают и другие данные. Например, опрос McKinsey среди более чем 5000 руководителей показал, что, находясь в состоянии потока, люди ощущают себя в пять раз более продуктивными.
Подобные выводы также были сделаны на основе метаанализа 22 исследований, показавших, что состояние потока улучшает результаты спортсменов в таких дисциплинах, как теннис, стрельба из лука и плавание. Это свидетельствует о том, что поток поможет работать эффективнее и максимально раскрыть потенциал в разных сферах деятельности, будь то спорт или интеллектуальная работа.
Для того чтобы войти в состояние потока, необходимо соблюсти несколько условий:
- Во-первых, человек должен ясно понимать цель работы. Четкое понимание задачи помогает сосредоточиться и минимизировать отвлекающие факторы.
- Во-вторых, важна немедленная обратная связь, которая позволяет корректировать действия и поддерживать высокий уровень вовлеченности.
- Третье условие — баланс между навыками и трудностью задачи. Она должна быть достаточно сложной, но не настолько, чтобы человек испытывал тревогу или стресс. Если задача слишком проста, она вызовет скуку, если слишком сложна — беспокойство.
Найти этот баланс — ключ к вхождению в состояние потока. Также необходимо избегать многозадачности, так как она разрушает поток, рассеивая внимание и снижая уровень вовлеченности.
Концентрация на одной задаче
Это важный фактор для поддержания высокой продуктивности. В наше время существует множество отвлекающих факторов, и может показаться, что выполнение нескольких задач одновременно не скажется на результатах работы. Но исследования показывают, что это не так.
В стенах Стэнфордского университета провели эксперимент, чтобы выяснить, как студенты, уверенные в своей способности к многозадачности, справляются с заданиями на внимание и реакцию. Их спросили о том, как часто они читают печатные СМИ, смотрят телевизор, пользуются электронной почтой и отправляют сообщения, насколько часто выполняют несколько дел одновременно.
После этого участников разделили на две группы: те, кто часто занимается многозадачностью, и те, кто старается сосредотачиваться на одной задаче. Обе группы прошли несколько тестов, включая задание на внимательность. В нем нужно было запомнить расположение фигур на картинке и затем определить, изменилось ли оно.
Студенты, привыкшие к многозадачности, показали худшие результаты по сравнению с теми, кто концентрировался на одной задаче.
Исследователь Зонке Аренс утверждает, что работать эффективно в режиме многозадачности, или одновременно фокусироваться на нескольких задачах, на самом деле невозможно. Когда человек пытается выполнять несколько дел сразу, он лишь быстро переключается между ними, что приводит к усталости и снижает способность справляться со сложными задачами.
Ответ на вопрос, как работать эффективно, напрямую зависит от концентрации и сфокусированного внимания. Их поддержание требует силы воли. По мнению Аренса, развить способность удерживать внимание можно, если отказаться от многозадачности, устранить отвлекающие факторы и правильно организовать выполнение задач.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Регулирование эмоций
Управление эмоциями играет ключевую роль в борьбе с прокрастинацией. Некоторые ученые полагают, что откладывание задач связано не столько с ленью или недостатком навыков тайм-менеджмента, сколько с негативными эмоциями.
Люди склонны откладывать выполнение задач, если они вызывают стресс или беспокойство. Временное избегание неприятного задания может улучшить настроение, но в итоге это приводит к усилению стресса и увеличению количества негативных эмоций. Кроме того, прокрастинация может негативно сказываться на заработке.
Чтобы снизить уровень негативных эмоций и преодолеть прокрастинацию, важно проявлять к себе больше сострадания. Когда человек слишком строго относится к себе, критикуя себя за реальные или потенциальные неудачи, ему становится сложнее приступить к выполнению сложных задач.
Как работать быстрее и эффективнее с помощью специальных техник
Для повышения скорости и эффективности работы можно использовать различные техники управления задачами и времени. Вот несколько популярных методов.
Персональный канбан
Это простая и удобная техника управления задачами. Она включает в себя таблицу или список с тремя графами: «Что нужно сделать», «Что находится в процессе» и «Что уже сделано». По мере выполнения задач их перемещают из одного столбца в другой.
Метод помогает визуализировать весь объем работы, а также ограничить количество одновременно выполняемых задач, чтобы работать эффективно, но не выгорать.
Система «Должен сделать — стоит сделать — хочу сделать»
Эта система помогает расставить приоритеты и организовать задачи. Она делит их на три группы:
- «Должен сделать» — обязательные задачи, требующие немедленного выполнения.
- «Стоит сделать» — задачи, имеющие значимость в перспективе.
- «Хочу сделать» — задачи, приносящие удовольствие.
Эта техника помогает понять, на что следует бросить силы в первую очередь, а также добавить в рабочие процессы приятные дела.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра разделяет задачи на четыре категории:
- Важные и срочные (левый верхний квадрат) — они требуют немедленного выполнения.
- Важные, но несрочные (правый верхний квадрат) — задачи, которые стоит планировать, чтобы избежать срочности в будущем.
- Неважные и срочные (левый нижний квадрат) — задачи, которые следует минимизировать или делегировать.
- Неважные и несрочные (правый нижний квадрат) — эти задачи можно выполнять в последнюю очередь. Матрицу можно составлять на бумаге или использовать специальные приложения.
Помодоро-трекеры
Метод помодоро — это техника управления временем, предложенная итальянским студентом в конце 1980-х годов. Для своего эксперимента он использовал кухонный таймер в форме помидора, отсюда техника и получила свое название.
Метод помодоро предполагает работу в интервалах по 25 минут с последующими короткими перерывами. После четырех таких интервалов следует более длительный перерыв от 15 до 30 минут. Существует множество приложений, которые помогут организовать рабочее время по этому методу.
Исследования показывают, что короткие перерывы действительно способствуют повышению продуктивности. Например, эксперимент, проведенный в 1999 году в Корнельском университете, показал, что напоминания о необходимости делать паузы, следить за осанкой и потягиваться привели к снижению количества ошибок в текстах на 13 %.
Три необычных совета для эффективной работы
- Нужно договориться со своим внутренним перфекционистом
Перфекционизм может существенно тормозить вашу продуктивность. Постоянное стремление к идеалу, включая повторные проверки и доработки, истощает энергию и может негативно сказаться на эмоциональном здоровье.
Девизы вроде «все или ничего» приводят к тому, что любые недостатки в работе воспринимаются как провал. Важно понимать, что после достижения определенного уровня качества дополнительные усилия приводят к незначительным улучшениям, а время и энергия тратятся впустую.
Помните, что для большинства компаний главное — это качественная работа, выполненная в срок, а не абсолютное совершенство.
- Сосредоточиться поможет белый шум
Прослушивание музыки может поднять настроение, но не всегда влияет на скорость работы. Например, музыка со словами может отвлекать, поскольку языковые центры мозга начинают фокусироваться на текстах песен, что мешает при выполнении задач, связанных с чтением, письмом или разговором.
Даже музыка без слов может отвлекать, если она новая и незнакомая. В этом случае мозг реагирует на новизну, выбрасывая дофамин, который привлекает ваше внимание к мелодии, отвлекая от работы.
Но как работать эффективно, когда рабочее место слишком шумное, или раздражающие звуки, такие как щелканье клавиш или разговоры коллег, мешают сосредоточиться? Белый шум может стать отличным решением. Он представляет собой постоянный звук, помогающий заглушить фоновые отвлекающие факторы. Создает равномерный акустический фон, который мозг воспринимает как несущественный, позволяя сосредоточиться на текущей задаче.
Исследования показывают, что белый шум может улучшить продуктивность, так как его постоянный характер помогает повысить концентрацию. Использование наушников с шумоподавлением и воспроизведение белого шума через специальные приложения или устройства позволяет создать более спокойную и продуктивную рабочую атмосферу.
- Работа с учетом ультрадианных ритмов помогает оптимизировать продуктивность
Ультрадианные ритмы представляют собой биологические интервалы продолжительностью около 120 минут, в течение которых умственная энергия и работоспособность колеблются. На протяжении первых 90 минут интервала ваш умственный и физический ресурс находится на пике, а затем происходит естественное снижение энергии в течение следующих 30 минут.
Для достижения максимальной продуктивности рекомендуется работать в 90-минутных спринтах, когда ваш организм наиболее полон энергии, и затем делать 30-минутный перерыв для восстановления. Этот подход позволяет вам эффективно использовать пики и спады вашей энергии.
Во время 30-минутных перерывов можно заняться отдыхом, прогулкой или другими активностями, которые помогут восстановить силы и подготовиться к следующему рабочему циклу.
Чтобы поддерживать концентрацию на протяжении 90 минут, может быть полезно применить технику помодоро.
В погоне за эффективностью многие начинают заполнять каждую свободную минуту, что иногда приводит к истощению вместо улучшения результатов. Чтобы достигать больше и избегать выгорания, важно найти баланс между стремлением к эффективности и временем для отдыха. Будем надеяться, данная статья поможет вам достичь этого.
Часто задаваемые вопросы об эффективной работе
В основе каких сервисов лежит метод канбан?
Этот метод используется в ряде популярных сервисов для управления задачами и проектами. Среди них Trello, Kaiten, Shtab, YouGile и другие, которые подходят как для индивидуального использования, так и для эффективно работающей команды.
Как научиться печатать вслепую, чтобы работать эффективнее?
Освойте слепую печать с помощью онлайн-сервисов, таких как ВСЕ10, Klavaro и Stamina. Важно практиковаться ежедневно.
Почему во время рабочего дня нужно чаще выходить на улицу?
Частые перерывы на свежем воздухе в течение рабочего дня способствуют повышению продуктивности и общего самочувствия. Духота и отсутствие свежего воздуха в офисе может снижать концентрацию, вызывать головные боли и стресс.
