173 
- В чем заключается навык планирования
- Этапы и виды планирования
- Методы планирования
- SMART
- ABC
- GTD (GettingThingsDone)
- Метод 1-3-5
- Метод Эйзенхауэра
- Развитие навыка планирования
- Пишите
- Планируйте на досуге
- Хвалите себя
- Практикуйте монозадачность
- Успевайте в срок
- Делегируйте часть дел
- Ошибки планирования
- Часто задаваемые вопросы о навыке планирования
- Для чего необходим навык планирования времени?
- Что самое важное в планировании?
- Как называется умение планировать время?
- Что включает в себя стратегическое планирование?
О чем речь? Навык планирования — умение, которое позволяет человеку определять цели, разрабатывать стратегии и распределять ресурсы для достижения желаемого результата. Все начинается с постановки задач. Они должны быть четкими, конкретными и измеримыми.
Почему это важно? Навык планирования работает в достижении любых целей. Он позволяет контролировать время и повышать уровень удовлетворенности от проделанной работы, выполненной вовремя.
В чем заключается навык планирования
Планирование — это процесс создания подробной последовательности действий для реализации поставленных целей. Оно включает формулировку задач, расстановку приоритетов и рациональное распределение всех видов ресурсов. Предварительная проработка вопросов, связанных с поставленными целями, позволяет минимизировать все виды потерь: временные, производственные, экономические.
Практика показывает, что человек, владеющий навыками планирования, получает определенные преимущества перед остальными людьми:
- ничего не упускает из виду;
- рационально использует временные ресурсы;
- действует обдуманно, а не идет на поводу у эмоций;
- выбирает оптимальное решение;
- умеет гармонично сочетать рабочий процесс с отдыхом.
План на день — залог успешного и своевременного выполнения поставленных задач, полноценного отдыха. Овладев навыком планирования, можно составить детальный график дня, который поможет не только правильно распределить время, силы, другие ресурсы, но и принять верное решение.
Этапы и виды планирования
Планирование начинается с определения ключевого замысла. Система тайм-менеджмент, — одна из важных составляющих планирования. Навык управления временем позволяет выполнить поставленные задачи за более короткий срок.
Этапы данного процесса в рамках поставленных целей и масштабов, могут быть разными, однако среди них можно выделить основные:
- формулирование целей;
- составление плана по достижению намеченных результатов;
- создание альтернативных вариантов с заменой ресурсов;
- анализ материальной базы;
- выбор исполнителей, распределение обязанностей;
- оформление плана в виде проекта с использованием бумажных, электронных носителей.
Виды планирования по срокам реализации:
- текущее — рабочий план составляется на срок до одного года и включает задачи, которые могут быть выполнены за день, месяц;
- среднесрочное — предполагает цели, для реализации которых отводится от 1 года до 5 лет;
- долгосрочное — масштабные проекты, рассчитанные на срок от 20 до 40 лет.
Если оценивать проекты с точки зрения содержания, то среднесрочное и долгосрочное планирование можно отнести к стратегическому и тактическому.
Методы планирования
Разработано множество методов планирования. Чтобы найти подходящий вариант, можно попробовать поочередно воплотить в жизнь самые популярные методики, наработать навыки, а затем принять окончательное решение.
SMART
Методика постановки целей пользуется заслуженной популярностью во всем мире. Она помогает сфокусироваться на решении производственных задач, реализации бизнес-проектов, личных планов.
Суть методики:
В основу технологии заложено пять критериев.
S — specific (конкретность), M — measurable (измеримость), A — assignable (значимость), R — realistic (достижимость), T — time-bound (ограниченность по времени).
Из этого следует, что цели должны соответствовать следующим критериям:
- быть предельно конкретными;
- их можно измерить и оценить степень выполнения;
- должны обладать высоким уровнем актуальности;
- процесс реализации имеет четкие временные границы.
Эти критерии дают возможность составить план, наметить порядок действий, учесть множество сопутствующих факторов, контролировать процесс и получить навыки планирования.
ABC
Особенность метода заключается в классификации поставленных задач в зависимости от степени важности. Он основан на правиле Парето, суть которого состоит в том, что 20 % затраченных усилий дают 80 % результатов. Это означает, что 80 % усилий могут обеспечить только 20 % результатов
Суть методики:
При планировании по этому методу все задачи относят к одной из трех категорий:
- Категория А — первоочередные, на долю которых приходится 15 %, обеспечивающие 65 % вклада в достижение намеченных целей.
- Категория В — задачи средней важности (20 % от общего числа). Их выполнение обеспечивает 20 % результатов.
- Категория С — дела с наименьшим вкладом в достижение поставленных целей. Приносят порядка 15 % результатов.
После разделения задач на три категории следует сконцентрироваться на первой из них. Обычно такие дела не связаны с чрезмерными усилиями, но позволяют достичь ощутимых результатов. Задачи, отнесенные к категории В и С, могут быть решены в процессе работы с целями из пункта А.
GTD (GettingThingsDone)
Это одна из старейших методик по оптимизации личного или рабочего процесса, развития навыков планирования. Дословный перевод термина — «как привести дела в порядок». Первым о ней заговорил Дэвид Аллен, известный как эксперт по тайм-менеджменту. Способ идеально подходит для ежедневного планирования.
Суть методики:
Все планируемые дела вносятся в ежедневник. Каждому из них присваивается определенный символ, который определяет статус задачи.
- пустой кружок — задача, требующая реализации;
- перечеркнутый круг — решенный вопрос;
- закрашенный наполовину кружок — частичное решение поставленной задачи;
- закрашенный круг — завершенное дело;
- кружок с крестиком внутри — не актуальная задача;
- закрашенный круг со стрелкой — дело передано другим исполнителям;
- восклицательный знак — первоочередная задача;
- кружок с точкой внутри — дело, которое нельзя выпускать из поля зрения.
Это оптимальный вариант для моментального планирования. Способ не рекомендуется использовать для решения перспективных задач. Он служит отличным дополнением для отслеживания целей в бизнесе или личной жизни по степени важности.
Метод 1-3-5
Методика пользуется популярностью среди сторонников повышения личной продуктивности и характеризуется высоким уровнем гибкости. Эта универсальная технология может быть применена для планирования личной жизни или бизнеса как на короткий срок, так и на перспективу: месяц, год, несколько лет.
Суть методики:
Необходимо составить полный список дел. Ежедневно выбирать из него девять задач и ранжировать их по степени важности. Это выглядит следующим образом: одна цель должна иметь приоритетное значение, три — необходимо реализовать в течение текущего дня, а оставшиеся пять можно выполнять по мере возможности.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Если выбрать из списка более девяти задач, методика теряет эффективность. Придерживаться этого правила достаточно сложно, особенно в те периоды, когда количество проблем значительно увеличивается. Однако такое условие вполне оправдано. В процессе планирования по методу 1-3-5 второстепенные задачи отсеиваются сами по себе. В списке будут отражаться только высокоприоритетные дела.
Метод Эйзенхауэра
Основоположником данного популярного метода тайм-менеджмента являлся экс-президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. В честь этого человека методика и получила название. Разработчик оптимизировал рабочий график, используя специальную матрицу.
Идея метода заключается в овладении способом, позволяющим рационально распределить текущие задачи. Он универсален, подходит для личных и профессиональных целей. Помогает быстро рассортировать множество дел по степени важности, развить навыки планирования предстоящих работ.
Суть методики:
Предполагается, что оценить любую задачу можно по двум параметрам — важность и срочность. Затем следует разделить их на четыре категории:
- А — неотложные задания с высоким уровнем срочности и важности;
- В — важные, но не требующие срочной реализации, проекты;
- С — незначительные по важности, но срочные задачи;
- D — неважные и несрочные дела.
Задачи из категории А должны быть выполнены немедленно. Если список дел в этой категории неуклонно растет, это можно расценивать как неправильную расстановку целей по степени важности.
В центре внимания должна находиться категория «В». Как правило, именно эти дела определяют успех человека в профессиональной и личной сфере жизни. Тем не менее, многие люди не уделяют этим вопросам достаточно времени. Это курсы по повышению квалификации, изучению иностранных языков, самооценки, регулярные занятия спортом.
В категории «С» находятся дела, которые следует делегировать, а не тратить на них личное время. Это повысит эффективность использования временных ресурсов. В категорию входят задачи, связанные с ремонтом оборудования и другие технические работы, требующие участия профессионалов. Делами из категории «Д» можно пренебречь.
Развитие навыка планирования
Современная психология располагает действенными методами для развития навыков краткосрочного и стратегического планирования.
Пишите
Возьмите за правило записывать все, что необходимо сделать. Списки должны быть лаконичными. В противном случае, они будут вводить вас в замешательство. Записи следует вносить в отдельный блокнот или пользоваться специальным приложением на компьютере, смартфоне.
Планируйте на досуге
Во время поездки в общественном транспорте или пешей прогулки в деталях обдумайте свои планы. Мысленно распределите их на категории по степени важности и срочности реализации.
Хвалите себя
Не забывайте поощрять себя за выполнение важных задач. Это может быть посещение кафе, просмотр любимых фильмов, чтение книг, покупка полезной мелочи. Все, что может вас порадовать.
Практикуйте монозадачность
Практика показывает, что многозадачнось часто приводит к снижению продуктивности работы. Рекомендуется сосредоточиться на одном из дел и завершить его в установленные сроки. Откажитесь от привычки выполнять задания вперемешку.
Эффективность работы человеческого мозга при максимальной концентрации на решении одного вопроса значительно выше. Психологам удалось зафиксировать исключения из этого правила. Однако они встречаются крайне редко.
Успевайте в срок
Навыки оперативного и стратегического планирования позволяют рационально использовать такой важный ресурс как время. Перенос выполнения задач на неопределенный срок резко снижает производительность труда. В некоторых случаях цели переходят в разряд недостижимых.
Чтобы научиться своевременно выполнять задания, можно воспользоваться методом хронометража. Он поможет выявить, на что тратятся часы, изыскать их резервы, выработать и развить чувство времени.
Методика предусматривает фиксацию временных промежутков, которые необходимы для выполнения задач. Записи делают на протяжении 2-3 недель с точностью ± 5 минут. Приведем пример:
- 9.00-10.00 — составление и оформление рабочего отчета.
- 8.45-9.00 — анализ информации в социальных сетях;
- 8.15-8.45 — завтрак, чтение электронных писем;
- 8.00-8.15 — подъем, гигиенические процедуры;
Делегируйте часть дел
Если человек переоценивает свои возможности, рано или поздно это приведет к переутомлению и снижению работоспособности. Делегирование не только позволит избежать подобных проблем, но и ускорит решение планируемых задач. Следует заранее продумать, что, кому, в каком объеме можно поручить.
Ошибки планирования
Развить навыки планирования не так просто, как может показаться в самом начале. Ошибки неизбежны. Приводим некоторые из них:
Ошибка 1. Игнорирование ценности времени.
Многие считают, что если скачать приложение или купить ежедневник, то этого будет достаточно, чтобы начать планировать. Эффект будет лишь в том случае, если человек понимает, для чего это нужно. Стоит задуматься о своем образе жизни. Мы не властны над временем. Стоит ли тратить его бездумно. Умение планировать делает человека более успешными, а его жизнь ярче.
Ошибка 2. Непонимание своих ценностей.
Прежде чем заниматься чем-либо, строить планы, необходимо спросить себя, а нравится ли вам это дело? Достичь целей, к которым не лежит душа, можно, но это не принесет удовлетворения. Подумайте, что для вас важнее — богатство, власть, забота о близких людях? Возможно, вы хотите помогать животным, защищать природу, воспитывать детей, заниматься благотворительностью. Выбор неограничен. Каждый человек может найти дело по своему вкусу, прожить счастливую жизнь по собственному сценарию.
Ошибка 3. Отсутствие расстановки приоритетов.
Одно из правил тайм-менеджмента гласит: успевай не все, успевай важное. Надо уметь расставлять приоритеты, работать над целями первостепенной важности. Их можно определить, если обратиться к предыдущему пункту. У каждого человека своя шкала ценностей. То, что важно одним, для других не имеет никакого значения.
Ошибка 4. Нет итогов и аналитики.
Один из главных навыков успешного планирования — подведение финальных и промежуточных итогов. Необходимо регулярно, примерно раз в месяц, рассматривать выводы от своей деятельности на всех уровнях. Разбираться, все ли работает так, как планировалось, достигается ли желаемый результат, есть ли еще резервы для улучшения показателей?
Ошибка 5. Отсутствие отдыха.
Еще недавно считалось модным говорить о своей многозадачности, загруженности, отсутствии отпуска. Подобный образ жизни ведет к «выгоранию». Сегодня такие люди вызывают только сочувствие.
Часто задаваемые вопросы о навыке планирования
Для чего необходим навык планирования времени?
Правильная формулировка целей, рациональное использование временных ресурсов — залог успеха в любом начинании. Планирование — это гибкая система, позволяющая легко ориентироваться в повседневных делах, при этом не упуская из виду перспективные цели.
Что самое важное в планировании?
Важный элемент планирования — точно сформулированная цель. Также важно выработать правильную стратегию, эффективные способы решения задач. Без конкретной задачи создать стратегию с учетом многочисленных нюансов практически невозможно. Например, человек поставил цель — «много путешествовать». Расплывчатая формулировка не дает возможности приступить к реализации такого проекта. Откорректированная версия — «поехать в июле в Шри-Ланку», означает, что можно действовать, бронировать билеты и место в отеле.
Как называется умение планировать время?
Тайм-менеджмент — это совокупность техник и методов, которые призваны управлять временем, повышать эффективность его использования для достижения высоких показателей в профессиональной деятельности и личностном развитии. Дословный перевод термина — «управление временем».
Что включает в себя стратегическое планирование?
Стратегическое планирование — это тактика развития компании на длительный срок. Как правило, это прерогатива руководства организации. План стратегического развития включает концепцию, цели, совокупность действий по их достижению. Владение навыками планирования работ позволяет повысить их эффективность, улучшить качество личной жизни. Однако предусмотреть в графике все нюансы, которые возникают в процессе его реализации, невозможно. Рекомендуется при составлении планов брать в расчет только 60 % от общего рабочего времени, а 40 % выделить для решения непредвиденных задач.
