Как планировать время? Необходимо освоить принципы и техники эффективного тайм-менеджмента. Их суть в постановке целей, приоритизации, распределении задач и анализе результатов. Это упростит рабочий процесс, чтобы достичь большего и снизить уровень стресса.
На что обратить внимание? Популярные техники планирования времени — метод Pomodoro, SMART, матрица Эйзенхауэра и канбан. Полезным дополнением станут инструменты и приложения для организации задач и создания заметок — Google Календарь, Evernote, «ЛидерТаск», Any.do.
Почему важно планировать время
Многие склонны напрасно тратить время, не видя в нем ценного ресурса и при этом жалуясь, что ничего не успевают. Тогда как умение планировать рабочий день и определять наиболее важные задачи дают немало преимуществ, позволяя выделять часы на другие составляющие жизни.
Как планировать время? Здесь поможет тайм-менеджмент. К нему прибегают, если большая часть жизни начинает уходить на дела в офисе, заботу о близких или увлечения. Правда, не нужно считать это панацеей: с его помощью не удастся успеть все, зато можно повысить продуктивность. Ведь день, который выстраивается по заранее подготовленному плану, всегда более результативен, чем спонтанный.
Для чего заранее распределять время? Так вы можете:
- Облегчить себе работу, ведь все ресурсы расходуются эффективнее.
- Повысить уровень продуктивности, поскольку выберите из всего списка наиболее важные дела и сможете добиться поставленных целей.
- Выделить время для отдыха, так как изначально знаете, сколько уйдет на работу.
- Добиться более высоких результатов, отказавшись от второстепенных дел.
- Избежать лишнего стресса, поскольку все заранее спланировано и предсказуемо, вас не подстерегают неожиданности.
Зная, как планировать время, человек способен успешно справляться с необходимым объемом задач на работе и успевать выполнять домашние дела. Ему легко расставлять приоритеты, делегировать решение некоторых вопросов или вовсе исключать их из своей повестки дня.
Начать использовать тайм-менеджмент всегда сложно, ведь придется отказаться от привычного подхода к распределению времени. Однако постепенно работа по новой схеме станет привычной, а результаты не заставят себя ждать. Если задумались о том, как лучше спланировать рабочее время, значит, пора действовать.
Почему не получается планировать время
Хотя количество часов в сутках у всех одинаковое, одни люди супер эффективны, а другие с трудом успевают завершить половину своих дел.
Чаще всего это происходит из-за таких факторов, как:
- Прокрастинация. Иными словами, работник постоянно откладывает любые задачи, обещая себе выполнить их завтра.
- Отсутствие приоритетов. Если человек не понимает, что действительно важно, он рискует тратить время на вещи, которые не позволяют ему прийти к цели.
- Стремление к многозадачности. Желание выполнять сразу много дел негативно сказывается на качестве работы.
- Отвлекающие факторы. Речь идет о соцсетях, мессенджерах, общении с коллегами, родными. Может показаться, что проверка одного уведомления занимает всего несколько секунд, но за рабочий день эти секунды превращаются в часы, потраченные напрасно.
Любой сталкивался с названными выше факторами, однако мало кто задумывается, как неумение правильно планировать время влияет на их жизнь.
Каждый раз, откладывая задачи на потом, люди создают себе лишние трудности, ведь большое количество незавершенных дел приводит к стрессу, чувству вины. В результате возникает риск выгорания, специалиста сложно мотивировать, он может начать болеть.
Радует, что такой навык, как управление временем, можно развивать. Для этого нужно ознакомиться с ключевыми методами тайм-менеджмента. Тогда вы сможете расставлять приоритеты, планировать день, а отвлекающие факторы не будут иметь над вами прежней силы.
Основные принципы планирования времени
Подумайте, как здорово после рабочего дня удобно устроиться на диване и посмотреть новый фильм или почитать книгу, вместо того чтобы, как обычно, заниматься накопившимися делами.
Здесь работает определенная система мышления и действий или тайм-менеджмент, который помогает как планировать время, так и жить осознанно и продуктивно. Данный подход базируется на следующих правилах:
- Нужно выбирать цели. Тогда вы будете точно знать, в каком направлении двигаться. Решите, что для вас сейчас важнее всего: завершить работу над проектом, похудеть, чтобы лучше выглядеть в глазах деловых партнеров, или просто дать себе возможность выспаться.
- Важно расставлять приоритеты. Пока время уходит на незначительные вопросы, срочными делами никто не занимается.
- Необходимо планировать все заранее. Продумайте, чему посвятите первую половину дня, несколько часов после обеда и вечер — так вам не придется прерываться, чтобы решить, за что браться дальше.
- Важно делегировать задачи либо отказываться от них. Некоторые ваши дела могут выполнить коллеги, родственники или дети. Допустим, сын или дочь вполне способны пропылесосить дома. Если какие-то вопросы в принципе не являются значимыми, приучайте себя отказываться от их решения.
- Требуется проводить анализ выполненной работы. По итогам дня или недели подумайте, что вам удалось сделать, а что нет? Тогда в следующий раз получится избежать допущенных промахов и решить, как планировать свое время эффективно.
Когда научитесь применять эти простые правила, сможете двигаться дальше и еще более грамотно расходовать свое время.
15 эффективных техник планирования времени
В основе управления временем лежит набор действенных инструментов, благодаря которым легко улучшить жизнь. Можно начать использовать один инструмент и со временем перейти к изучению остальных.
Практика показывает, что лучшими ответами на вопрос о том, как грамотно планировать время, являются следующие приемы:
Готовиться с вечера
Если вам сложно заставить себя встать утром пораньше, вечером запишите на завтра все важные рабочие и личные задачи. Это позволит заранее оценить нагрузку и распределить время. Помимо плана на день, с вечера можно подготовить одежду и обед, чтобы взять с собой в офис.
Выделять хотя бы N минут
Это отличный вариант, как планировать время и побеждать прокрастинацию, то есть желание отложить все на потом. Как только почувствовали, что вам не хочется что-либо делать, выделите на задачу всего несколько минут — достаточно даже пяти.
По мнению профессора Лейпцигского университета Джулии Мюллер, подобный ход помогает обрести контроль над ситуацией и изменить свое решение. Иными словами, вам больше не будет казаться, что вас заставляют заниматься скучными вопросами, и работать станет проще.
Ставить сроки
Как только наступает дедлайн, становится легче преодолеть прокрастинацию. Специалисты технологического института Массачусетса выяснили: человеку проще начать действовать, даже если он сам для себя устанавливает сроки.
Однако внешние дедлайны, которые ставятся руководителем, более эффективны. Если вам не хватает продуктивности в личных делах, попросите друга, коллегу или близкого временно сыграть роль вашего куратора.
Стараться «съесть лягушку»
Данный принцип, показывающий, как планировать время, создан для сложных, неприятных задач, которые люди стараются отложить. Его смысл в том, что лучше утром справиться с тяготящими делами и уже не думать о них весь остаток дня. Данный подход лежит в основе тайм-менеджмента — с его помощью человек берется за дело, преодолевая внутреннее сопротивление.
Таким образом:
- снижается уровень стресса, поскольку перестают тяготить мысли о наиболее сложной задаче;
- возрастает мотивация, ведь день начинается с приятного — вы смогли сделать то, что казалось трудным;
- повышается продуктивность, появляется возможность решать другие задачи.
Так у дня создается четкая структура, не остается места для прокрастинации, а человек обретает уверенность в своих силах. Инструмент помогает решать практически любые вопросы, а отношение к ним меняется.
Начинать с мелких задач
Этот подход является противоположностью описанному выше: сразу беритесь за те задачи, что требуют меньше всего времени. Хорошо, если будете их выполнять, как только они появляются. Допустим, придя на работу, проверьте почту и технику, разошлите запросы, назначьте ответственных. Данный инструмент предлагает бизнес-тренер Дэвид Аллен в рамках метода Getting Things Done (GTD).
Использовать автофокус
Как планировать время при помощи этого подхода? Его стоит использовать, если у ваших задач нет жестких сроков выполнения. Два описанных выше принципа предполагают, что человек сам выбирает, на что тратить рабочий день. У него возникает чувство обязанности, которое нередко вызывает отторжение.
Марк Форстер считает, что любые дела нужно вносить в общий список. Далее вы медленно его перечитываете до тех пор, пока одна из задач не привлечет ваше внимание. Неважно, сколько времени потребуется на ее выполнение. Если смогли решить задачу за один день, вычеркните ее из списка. Если нескольких часов не хватило, она должна оказаться в конце списка. Далее вам предстоит перечитать список еще раз.
Отложить на завтра
Срочные задачи подождут, их можно оставить на завтра — в этом смысл метода. Начните использовать закрытые списки дел. В них нет места для еще одной задачи, поэтому каждое новое задание уходит на следующий день. В результате вы не отвлекаетесь от текущих целей.
Дробить крупные задачи
Среди специалистов данный способ, показывающий, как планировать время и все успевать, известен под названием «Поедание слона по кусочкам». Слишком объемная задача порой пугает. Значит, ее нужно декомпозировать, разделить на этапы.
Так, запуск нового проекта предполагает большую ответственность. Но все оказывается не так страшно, если выделить отдельные шаги: приступить к исследованию аудитории, обсудить с коллегой пункты анализа, рассмотреть результаты, сделать макет по итогам проведенного исследования.
Когда задачи более конкретны, их легче выполнить, они не внушают страха.
Выбирать одну задачу для одного временного отрезка
Интеллектуальный труд и многозадачность несовместимы. Специалисты Стэнфордского университета в 2009 году провели эксперимент, который показал: если люди одновременно выполняют несколько интеллектуальных дел, они показывают более низкие результаты, чем при отсутствии многозадачности. Так, если вы попытаетесь читать и при этом общаться по телефону, вам будет сложно запомнить содержание разговора и текст. Во время подобной деятельности мозгу трудно понять, какую информацию стоит сохранить, а что не является значимым.
Применять методы фиксированного времени
Речь идет о способах работы по таймеру — они учат, как планировать и ценить время, быть продуктивным, управлять ожиданиями, а также защищают от выгорания и помогают тренировать силу воли. Наибольшей популярностью пользуются следующие техники:
- Pomodoro. Он также известен как система 25 минут Франческо Чирилло. Здесь весь ваш день делится на отрезки времени по полчаса, где 25 минут вы занимаетесь делами и пять минут отдыхаете. И так по кругу. После четырех повторов цикла нужно сделать перерыв на 30 минут, чтобы не перегружаться и оставаться продуктивным.
Интересно, что метод называют «помидорным» только потому, что его автор изначально пользовался простым кухонным таймером в форме этого красного овоща.
- Метод «90х30», придуманный Тони Шварцем, и «52 на 17», созданный по итогам исследования сервиса «The Muse». Тут используется аналогичный принцип. Первая цифра в названии техники обозначает время (в минутах), которое требуется потратить на труд, а вторая — на отдых.
Получается, вы ограничиваете время работы и устраиваете себе множество небольших пауз, чтобы переключаться и не терять продуктивность.
Все эти методы предполагают, что важны отрезки времени, выделенные как на работу, так и на перерывы. Техника подскажет, как планировать время на работе, лишь при условии, что вы не будете забывать отдыхать и потом в срок возвращаться к задаче.
Использовать принцип девяти дел (метод «1–3–5»)
Данная техника тайм-менеджмента входит в число наиболее простых, при этом с ее помощью можно структурировать день и уделить время важным задачам.
Согласно данному принципу, за день нужно:
- решить одну крупную задачу, которая предполагает наиболее высокую концентрацию и приложение большого объема усилий;
- справиться с тремя средними заданиями — они важны, но имеют сниженный уровень сложности;
- выполнить пять мелких задач, на которые не нужно много времени.
Используя этот метод, человек избегает перегрузок и справляется со всеми важными делами. Например, он успеет подготовиться к встрече с клиентами и не забудет купить корм коту, который ждет дома. Иными словами, при выборе нагрузки на день работник не упускает и домашние дела.
Опираться на принцип трех дел
Метод близок к описанному выше и подсказывает, как планировать время, тем, кто часто из-за повседневных вопросов забывает о глобальных целях. Смысл подхода следующий: за день нужно доводить до конца три дела, благодаря которым вы становитесь ближе к своей мечте. Допустим, вы желаете поступить в зарубежный университет. Тогда нужно каждый день, например, по часу читать на английском или подать заявку на стипендию.
Следовать правилу двух минут
Это простая техника тайм-менеджмента, дающая 100%-ный результат. Если на выполнение задачи нужно менее пары минут, она должна быть решена без промедления. Таким образом не остается мелких дел, на которые приходится отвлекаться либо они просто сбивают вас и вызывают дискомфорт.
Рабочий день приобретает большую организованность, снижается доля отвлекающих факторов, а вы можете спокойно посвятить себя важным делам.
Использовать метод канбан
Он создан, чтобы распределять нагрузку между людьми, соблюдать дедлайны и не упускать детали.
Изначально в основе метода лежала таблица из трех столбцов: «Нужно сделать», «В работе», «Сделано». Сейчас их названия и количество вы выбираете сами. Так, число столбиков может соответствовать числу этапов в проекте.
Любые дела фиксируются в первой колонке: можно использовать отдельный стикер, карточку. Далее метки перемещаются по столбцам до тех пор, пока не окажутся в последнем. Данный подход помогает как планировать время, так и видеть прогресс команды и каждого ее члена.
Работать с матрицей Эйзенхауэра
Этот инструмент также входит в число наиболее удачных методов тайм-менеджмента, поскольку с его помощью легко расставить приоритеты и сохранить фокус на основных вопросах. Матрица названа в честь Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США, который использовал данный принцип.
Матрица — это таблица, где задачи разделяются на четыре группы:
- Срочные и важные. За них нужно взяться как можно скорее.
- Не срочные, но важные. Они требуют внимания, но их пока можно отложить.
- Срочные, но неважные. Они отвлекают от значимых вопросов, при этом их решение не имеет особого смысла.
- Несрочные и неважные. Их нужно просто убрать из списка дел.
Важный плюс метода в том, что он дает ответ на вопрос о том, как планировать время, при этом помогает решить, на какие дела не стоит тратить рабочий день.
Управление временем предполагает не только использование набора техник, но и особое мышление. Благодаря грамотному тайм-менеджменту жизнь человека обретает большую осознанность, в ней появляется гармония.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Пробуйте разные методы, чтобы выбрать те, которые лучше всего подойдут именно вам. Все люди уникальны, у каждого свой ритм жизни, принципы работы, поэтому единой техники, которая подошла бы всем без исключения просто не может быть.
10 полезных инструментов для планирования времени
Существует большой выбор инструментов и сервисов, которые помогают как планировать время, так и автоматизировать рутину, облегчают повседневную жизнь.
Приложения для организации задач
Попробуйте такие продукты, как:
- Приложение Any.do.
Any.do позволяет к каждой задаче ставить теги, напоминания, создавать подзадачи, вложения. Благодаря функции приоритетов можно уделить особое внимание отдельным задачам. Если нужно планировать совместные проекты с друзьями и коллегами, помогут списки — вы всегда можете ими поделиться.
Функция Focus создана, чтобы повысить мотивацию. Включив ее и не решив поставленную задачу, пользователь увидит, как приложение уничтожает виртуальную елку. Также сервис умеет работать со списком покупок, автоматически разделяя его по категориям.
Есть платная версия, где можно создавать повторяющиеся задачи, прикреплять файлы без ограничений по размеру, выбирать индивидуальные темы, цветные теги и ярлыки. Еще одна функция — возможность создавать напоминания с привязкой к определенному месту.
- Приложение Todoist.
Todoist считается основным конкурентом и прекрасной заменой Any.do. Единственное отличие — это приложение не сможет уничтожить елку, если вы о чем-то забудете. Разработчики решили мотивировать пользователя при помощи трекинга продуктивности.
Todoist позволяет разбивать задачи по проектам, подпроектам, добавлять теги, менять тему, оставлять комментарии, прикреплять файлы, запускать проекты вместе с коллегами. Ряд функций можно использовать лишь в премиум-версии, например, напоминания и добавление задач по e-mail.
Чтобы начать использовать сервис, придется потратить около часа на знакомство с его возможностями. Зато после этого у вас не будет мыслей о том, как начать планировать время, ведь под рукой отличный планировщик.
- Приложение «Мои дела: Планировщик задач».
Сервис отличается неплохой функциональностью, пусть и уступает другим по изяществу интерфейса. Позволяет создавать задачи по дням и списки общих дел без привязки ко времени. Вы можете переносить, копировать и отправлять задачи другим пользователям. Благодаря предусмотренному календарю, дела удастся планировать сразу на месяцы.
Здесь отсутствуют теги, метки с фильтрами, нельзя прикреплять файлы, отслеживать прогресс. Зато приложение простое и понятное. В PRO-версии появляются синхронизация задач, автоперенос дел, также можно пользоваться виджетом, повтором уведомлений, новыми темами.
- Приложение «ЛидерТаск».
Отечественный сервис, созданный для распределения личных задач и работы в группе. Подойдет фрилансерам, менеджерам, предпринимателям, управленцам, если у них небольшая или средних размеров команда.
В «ЛидерТаск» можно ставить цели, задачи, передавать их исполнителям. Предусмотрены такие функции: создание списков дел, чек-листов, есть метки, можно устанавливать напоминания, пр.
- Приложение Google Календарь.
Зарекомендовало себя самым простым и надежным среди планировщиков, его можно синхронизировать с описанными выше приложениями. Прежде календарь от Google позволял только сортировать задачи по дням и времени, теперь он имеет расширенный функционал. Так, в Google Календаре можно задавать цели, причем приложение само предложит время их достижения.
Все мероприятия автоматически импортируются из Gmail. Правда, в сервисе нельзя формировать списки дел без привязки к дате. Зато в календарь можно прикреплять карты и картинки.
- Приложение Trello.
Еще один вариант, как планировать время, если вы создаете проекты в небольших командах или хотите расписать личные задачи.
Trello позволяет работать с виртуальной доской с карточками, а к карточкам добавлять участников, метки, чек-лист, сроки исполнения. Вы можете использовать вложения и даже менять обложку карточек.
К наиболее привлекательным функциям сервиса относится возможность интегрировать такие дополнительные инструменты, как Dropbox, Slack, Evernote, Twitter и пр. Доступных приложений много, причем разработчики упростили поиск необходимых, поделив их на группы.
Сервисы для создания заметок
Позволяют отказаться от привычных блокнотов из бумаги и точно будут полезны, если вы задумались о том, как уметь планировать время. В таких приложениях можно не только писать, но и вставлять изображения, аудиофайлы, документы, копировать веб-страницы, делая в них пометки.
- Приложение Evernote.
Является наиболее популярным среди предназначенных для создания заметок и хранения информации.
Пользователи ценят в нем несколько функций. Например, десятки готовых шаблонов, благодаря которым на создание заметок уходит гораздо меньше времени. Есть шаблоны для любых целей: от подготовки к встречам до трекера физической активности.
Приложение способно распознавать и вести поиск по рукописному тексту. Сейчас оно умеет воспринимать 11 языков, в том числе русский. Еще одна полезная функция — сервис может сканировать документы, а также готов интегрировать несколько полезных приложений: Gmail, Slack, Google Drive.
- Приложение OneNote.
Аналог Evernote, который вы точно оцените, если в описанном выше приложении вас не устраивает скудный набор возможностей для оформления заметок. OneNote дает большую свободу, при этом имеет более понятную структуру папок: предусмотрены блокноты, разделы и страницы. Сервис напоминает бумажную записную книжку, а значит, точно порадует тех, кто любит пользоваться органайзерами.
В OneNote можно использовать теги, копировать содержимое веб-страниц. Есть функция рукописного ввода, возможность вставлять в любой документ файлы в формате фото, видео и аудио.
- Приложение Notion.
Достаточно популярный сервис, благодаря которому получится собрать все свои дела и нужную информацию. Он легко заменит Evernote и Google Docs, позволит создавать списки и прописывать задачи, планировать время, вести базу данных, готовить проекты.
Сервис предлагает множество вариантов организации и оформления информации. Однако из-за этой особенности придется потратить время, чтобы ознакомиться с доступными возможностями.
- Приложение Google Keep.
Является дополнением к Google Календарю, так как позволяет формировать списки, делать рукописные заметки, сохранять записи с изображениями, голосовые файлы. Приложение станет прекрасным помощником, если вы привыкли фиксировать идеи на бегу, не тратя время на их детальное оформление. Правда, придется иногда заходить в сервис, чтобы разобрать сделанные записи.
Любой планировщик задач незаменим, если вы задумались о том, как планировать время. С его помощью получится организовать работу, выделить наиболее важные задачи, проверить, насколько продуктивны ваши сотрудники и вы сами.
Как планировать время: пошаговая инструкция
Начать планировать время проще, чем может показаться. Следуйте приведенным далее шагам и у вас точно получится:
Выберите цели по методу SMART
Речь идет о конкретных задачах, а не об абстрактных мечтах. Когда вы ставите перед собой цель, проверьте, насколько она соответствует критериям SMART:
- Specific (конкретная): что именно требуется сделать.
- Measurable (измеримая): как понять, что цель удалось достичь.
- Achievable (достижимая): действительно ли вы можете добиться этого.
- Relevant (актуальная): важна ли поставленная цель на данный момент.
- Time-bound (ограниченная по времени): к какому сроку требуется ее добиться.
Например:
- Неудачная цель звучит: хочу стать более продуктивным.
- Хорошая цель формируется таким образом: подготовить отчет на три страницы за два часа к 15:00 завтрашнего дня.
Запишите уже сейчас для себя одну цель на завтра и начинайте работу.
Расставьте приоритеты, используя матрицу Эйзенхауэра
Среди задач всегда есть срочные, а есть те, которые могут и подождать. Разделите все свои цели при помощи матрицы Эйзенхауэра:
- Срочное и важное — сразу приступайте к выполнению. Допустим, поставьте себе срок на решение вопроса в течение часа.
- Важное, но несрочное — запланируйте на потом. Так, сюда можно отнести изучение нового приложения для создания заметок и упрощения работы.
- Срочное, но неважное — назначьте ответственного. Например, вам не обязательно самому отвечать на рутинное письмо.
- Несрочное и неважное — отложите или уберите из списка. Подобной задачей является скроллинг ленты в соцсетях.
На то, чтобы распределить все задачи, вы потратите примерно пять минут. Зато при помощи этого простого шага поймете, как грамотно планировать свое рабочее и свободное время, сможете сберечь несколько часов и потратить их на решение действительно важных вопросов.
Спланируйте свой день
Подумайте, с какими тремя — пятью основными задачами вам нужно справиться за день. Этого вполне достаточно, поскольку избыточная нагрузка чревата потерей качества работы.
План на день может выглядеть таким образом:
- 9:00 — 10:30 — подготовка отчета;
- 11:00 — 12:00 — встреча с коллегой из финансового отдела;
- 13:00 — 14:00 — обед и отдых;
- 15:00 — 16:00 — ответ на деловые письма;
- с 18:00 — прогулка, хобби.
Всегда старайтесь оставлять дополнительное время между задачами. Благодаря этим 15 — 30 минутам вы сможете компенсировать возможные задержки.
Уберите все отвлекающие факторы
Часто ценное время незаметно уходит на телефон, соцсети, общение с коллегами. Чтобы не допустить подобной ситуации:
- отключите звук уведомлений на смартфоне;
- включайте таймер, используя метод Pomodoro, где на 25 минут работы приходится пять минут отдыха, или выберите любой другой подобный подход;
- уберите со своего рабочего стола все, что может мешать.
Представьте, что вы работаете над текстом, при этом таймер отсчитывает 25 минут, а телефон вас не отвлекает. В результате вы успеете сделать даже больше, чем за час, но постоянно переключаясь на гаджеты.
Проведите анализ, внесите правки
Оцените по итогам дня, что успели, а на что времени не хватило. Чтобы было проще решить, как теперь планировать время, подумайте:
- Над какими задачами вы работали дольше, чем собирались?
- Что вам мешало?
- Как можно завтра улучшить процесс работы?
Допустим, вы поняли, что:
- смогли доделать отчет, провести переговоры с коллегой;
- не получилось разобраться с письмами, так как отвлек звонок.
Значит, завтра стоит убрать звук у телефона.
Пусть вас не пугают ошибки, когда вы только начали учиться планировать время. Грамотный тайм-менеджмент невозможен без практики, поэтому пробуйте, постепенно все получится.
Часто задаваемые вопросы о планировании времени
Как научить ребенка планировать время?
Важно сразу донести до детей, что любые трудные задачи лучше дробить на части. А план стоит составлять сразу на неделю, выбирая основные и менее значимые задачи. Новый день разумнее планировать с вечера. А еще вы должны стать примером для них и стараться помогать планировать время.
Как выбрать цели при составлении плана?
Если задумались о том, как научиться планировать свое время, выделяйте задачи двух типов: Краткосрочные, то есть те, на которые отводится этот день либо неделя. Допустим, на утро среды вам нужно сделать презентацию. Долгосрочные, которые являются более масштабными, поэтому предполагают большие временные затраты. К таким целям относятся изучение нового языка, создание проекта с нуля. Всегда делите долгосрочные цели на мелкие задачи — их вы сможете вносить в свой план на каждый день.
Какие книги стоит прочитать на тему планирования времени?
Книги из этой подборки научат, как планировать время: Глеб Архангельский «Время. Большая книга тайм-менеджмента»; Ирина Корчагина «Как успевать все на работе и в жизни. 50 простых правил»; Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»; Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»; Карл Оноре «Без суеты». Книги написаны легко и понятно, при этом помогут упорядочить повседневные дела и избежать хаоса и лишнего стресса. Среди всех человеческих ресурсов только время действительно является невозобновляемым. Люди не способны продлить сутки, зато можно за те же 24 часа успевать больше и при этом не так сильно утомляться, посвящая свою жизнь не только работе.
