Кто это? Фасилитатор — специалист, который помогает наладить обсуждение вопросов в группе людей, чтобы участники пришли к общему решению. Его работа позволяет сделать общение эффективным, продуктивным и экологичным.
Как работает? Роль фасилитатора заключается в том, чтобы контролировать ход обсуждения и при необходимости корректировать его направление. При этом он сохраняет нейтралитет, не принимает ни одну из сторон и не решает вопросы за участников. По завершении дискуссии этот менеджер подводит итоги встречи.
Сфера деятельности фасилитатора
Простыми словами фасилитатор — это специалист, обеспечивающий эффективную коммуникацию в группе. Но при этом сам не высказывает свою точку зрения и не оценивает чужие идеи.
Фасилитатор нужен в тех случаях, когда происходит коллективное обсуждение общих вопросов и задач или перед группой поставлена важная цель: сгенерировать новую идею, найти выход из кризисной ситуации, провести ребрендинг, запустить новый проект или продукт. Довольно часто услуги таких профессионалов востребованы в различных компаниях, департаментах, министерствах, среди руководства вузов для проведения различных встреч, планерок, летучек, совещаний, мозговых штурмов, креативных сессий и т. д.
Привлечение профессионала является целесообразным в тех случаях, когда в группе наблюдаются трудности коммуникации: споры, конфликты, участники не могут прийти к общему мнению, повышают голос, перебивают друг друга, не слышат другие мнения, постоянно отвлекаются от темы обсуждения, привлекают к себе внимание или отмалчиваются, тем самым затягивая процесс.
Если в команде ранее уже удалось наладить эффективную коммуникацию, а участникам требуется быстро решить какой-либо вопрос, не предполагающий генерацию новых идей или мозговой штурм, то необходимость в приглашении профессионального фасилитатора отсутствует.
Функции фасилитатора
Основной задачей фасилитатора в группе является организация коллективного обсуждения и управление этим процессом так, чтобы взаимодействие было максимально продуктивным и комфортным. Привлеченному специалисту необязательно быть экспертом в данной теме или решаемом вопросе, поскольку он только координирует обмен мнениями, помогает участникам эффективно общаться, совместно решать задачи, достигать согласия, уважая и учитывая интересы друг друга.
Профессиональная позиция фасилитатора заключается в нейтральности. Он не высказывает собственного мнения, не выдвигает свои идеи, не поддерживает ни одну из сторон. От него требуется только создать условия, в которых участникам группы будет легче достичь желаемых результатов: выработать новую концепцию, определить пути устранения проблемы, найти нестандартное решение.
Функции фасилитатора:
- Подготовка встречи. Прежде всего, специалисту необходимо тщательно изучить потребности и трудности заказчика, а затем начать подготовительные действия.
- Определение цели собрания и ожидаемых результатов.
- Разработка плана и сценария обсуждения, установление правил: стиля общения, временных ограничений и регламента выступления участников, то, каким способом будет приниматься окончательное решение.
- Выбор инструментов фасилитации. Специалист определяется с методами, приемами и техниками, которые планирует применить в процессе работы.
- Материально-техническое обеспечение. Подготовка помещения и оборудования (проектор, маркерная доска, флипчарт и др.), а также необходимого количества расходных материалов (маркеров, мелков, бумаги, ручек, карандашей, стикеров и др.).
- Предварительное информирование. Еще до начала обсуждения фасилитатор должен познакомить всех участников собрания с целью и планом встречи, ожидаемым результатом, правилами группового общения.
- Координация процесса обсуждения. Чтобы обеспечить эффективную коммуникацию и достичь согласованности, необходимо следить за включенностью в диалог всех присутствующих. Каждому участнику предоставляется равная возможность высказаться, однако специалист следит за тем, чтобы никто не пытался доминировать или отвлекаться от темы. Особое внимание уделяется неуверенным в себе и зажатым людям, предпочитающим молчать, например, из-за страха публичных выступлений или критики. Фасилитатор старается их мотивировать и вовлечь в обсуждение.
- Стимуляция активности обсуждения. Применение специальных методов и приемов позволяет активизировать обмен мнениями, направить беседу в нужное русло, мобилизовать творческое мышление. Довольно часто используются наводящие вопросы.
- Изменение сценария с целью повышения результативности процесса. В случае возникновения каких-либо трудностей и снижения продуктивности допускается замена методов, приемов и техник на более эффективные в данной ситуации.
- Контроль за работоспособностью группы, соблюдением тематических и временных рамок. Иногда участники отклоняются от основных вопросов обсуждения и начинают говорить на отвлеченные темы. В этом случае необходимо напоминание фасилитатора о задачах и целях встречи. Также он контролирует соблюдение временных рамок и наблюдает за работоспособностью присутствующих. В случае снижения концентрации внимания и проявления усталости может объявить перерыв или предложить выполнить физическую разминку.
- Создание благоприятных для дискуссии условий. Комфортная и безопасная психологическая атмосфера располагает к доброжелательному общению, свободному обмену мнениями, уважительному отношению друг к другу. Задача фасилитатора — следить за соблюдением установленных правил, предотвращая возможную критику, не допуская оскорбительных высказываний в адрес оппонентов. В случае возникновения разногласий и конфликтов специалист способствует их разрешению.
- Фиксация результатов собрания и контроль за выполнением принятых решений. Подготовленный фасилитатором отчет содержит ключевые тезисы, идеи и выводы, озвученные в процессе обсуждения, а также дополняется рекомендациями, связанными с дальнейшими действиями. Можно поручить выполнение этой задачи секретарю или стенографисту.
Методы и техники работы фасилитатора
Групповой фасилитатор должен хорошо понимать психологию поведения людей, обладать развитыми организаторскими навыками, в совершенстве владеть методами и техниками, повышающими эффективность коммуникации в различных ситуациях.
Рассмотрим основные методы работы фасилитатора:
Генерация идей
- Брейншторм. Каждый участник озвучивает свои идеи в формате «потока сознания», не опасаясь критики или негативной оценки со стороны окружающих. Это позволяет сгенерировать множество идей за короткий промежуток времени, а затем выбрать из них самые интересные и перспективные. Такой метод мозгового штурма особенно эффективен на ранней стадии планирования проекта, когда возможно воплощение даже самых фантастических идей.
- Метод 6-3-5. Является разновидностью брейншторма. Шестерым участникам предлагается за пять минут сформулировать и записать на бумаге по три идеи. А затем обменяться листочками и дополнить предложения друг друга. Метод способствует быстрой выработке идей и их углубленному развитию.
- Сослагательное наклонение. Позволяет выйти за рамки привычного, активизирует нестандартное мышление при обсуждении конкретного вопроса. Например, фасилитатор ставит задачу перед участниками: «Если бы у вас были все необходимые ресурсы, вы бы смогли сделать…».
Выбор оптимального решения
- Матричный анализ решений.
Участникам предлагается оценить различные варианты решения (присвоить оценки и определить весомость) по нескольким критериям. Рассмотрим на примере. Компании требуется выбрать поставщика для проекта. Фасилитатор предлагает разработать критериальную таблицу. В нее войдут такие показатели: стоимость, сроки, качество, коммуникация. Для каждого из них определяется важность, после чего участники самостоятельно оценивают. Оптимальным считается кандидат, набравший самое большое количество итоговых баллов.
- Техника «Фишбоун».
Также известна как диаграмма «рыбьей кости». Нацелена на установление причинно-следственных связей и выбор максимально эффективных решений. Например, если в ходе обсуждения возникает проблема снижения спроса на определенный продукт, фасилитатор команды рисует диаграмму, напоминающую скелет рыбы, где на каждой «кости» обозначается возможная причина. После этого необходимо детализировать каждый фактор («кость»), разделив его на несколько подкатегорий. Далее выполняется анализ и определяются причины, которые требуют первоочередного устранения.
- Техника «Пирамида решений».
Используется при переходе от общего к частному, когда из нескольких решений необходимо выделить единственное. Например, участники обсуждения представили множество заслуживающих внимания идей, но выбрать нужно только одну. В этом случае фасилитатор задает вопросы: «Какие есть варианты?», «Какие из них соответствуют поставленным целям?», «Какие из них могут быть осуществимы?». Таким образом, из разнообразных вариантов выбирается самый реалистичный и целесообразный.
Вовлечение всех участников
- Техника «МнеМыНам».
Представим ситуацию, когда команда создает новый продукт, и сотрудники не могут прийти к единому мнению по поводу его функционала. Цель фасилитатора — вовлечь в обсуждение всех работающих над этим проектом. На этапе «Мне» он предлагает каждому участнику высказать или изложить на бумаге свои мысли о наиболее значимых характеристиках данного продукта. Далее следует этап «Мы» — группа переходит к обсуждению общих интересов и целей. Заключительный этап «Нам» предполагает выработку единого плана действий для достижения намеченных результатов.
- Интерактивная техника «Карусель».
Направлена на развитие навыков продуктивного взаимодействия и поддержания работоспособности группы. Способствует активному обмену мнениями, идеями, предложениями. Например, перед командой поставлена задача: улучшить внутреннюю коммуникацию в компании. Все участники в течение короткого времени (1–3 минуты) высказывают свои предложения, четко аргументируя собственную точку зрения. При этом нельзя перебивать или критиковать друг друга.
- Техника «Снежный ком».
Сначала каждый участник самостоятельно фиксирует свои мысли и предложения на бумаге. Затем сотрудники объединяются в пары и вместе обсуждают и дополняют идеи друг друга. Далее присутствующие формируют мини-группы и сравнивают разработанные варианты, расширяя и дорабатывая список. Такой подход помогает сделать обсуждение коллективным процессом и вовлечь в работу каждого без исключения.
Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал? Наш профессиональный курс коучинга – ваш шанс освоить профессию, которая выведет вас на новый уровень жизни.
Что вы получите:
- Понимание, что такое коучинг, его роль в жизни людей и бизнесе.
- Знания, которые помогают проводить эффективные коуч-сессии.
- Сертификат, подтверждающий освоенные знания и навыки.
Курс подходит тем, кто хочет начать карьеру коуча, так и предпринимателям, управленцам, HR-специалистам, бизнес-тренерам и всем, кто стремится к личностному росту. Гибкие методы обучения обеспечат поддержку на пути к успеху, используя за основу ваш собственный опыт.
Бесплатный курс «ПРОФЕССИЯ КОУЧ» предоставляет профессиональное образование при поддержке преподавателей уровня МСС ICF (высшая степень квалификации). После завершения вы сможете применять полученные навыки в любой точке мира, помогая себе и другим людям достичь желаемого.
Переходите на страницу курса и узнайте, сколько вы сможете зарабатывать, получив профессию. Сделайте первый шаг навстречу новой жизни!
Качества и навыки успешного фасилитатора
В роли фасилитатора группы может выступать любой член команды, способный беспристрастно наблюдать за процессом обсуждения и обеспечивать комфортную и психологически безопасную атмосферу. Одной из важнейших компетенций такого специалиста является экспертность. Если коллега, куратор или руководитель знают и понимают обсуждаемую тему, они могут стать подходящей кандидатурой.
Каждый фасилитатор должен обладать рядом развитых качеств и навыков:
- профессиональная позиция, сформированная на основе опыта в определенной области;
- умение правильно определять цели — как собственные, так и для всей команды;
- проявление эмпатии и уважения ко всем участникам обсуждения, а также внутренним правилам группы;
- способность структурировать, четко обозначать условия встречи и контролировать их соблюдение;
- выбирать методы в соответствии с целями и особенностями заказчика и группы;
- владеть ораторским мастерством на высоком уровне, уметь эффективно донести информацию до слушателей.
Фасилитатор процесса является, прежде всего, активным слушателем, способным своевременно скорректировать ход обсуждения и направить беседу в нужное русло. Чтобы команда не тратила время впустую, он может давать рекомендации, но ни в коем случае не указания.
Умения фасилитатора
Фасилитатор должен обладать развитыми коммуникативными навыками, уметь управлять беседой, даже если напряжение возросло до предела. Недопустимо принимать чью-то сторону, при любых обстоятельствах следует оставаться беспристрастным.
Далее рассмотрим, что должен знать и уметь профессиональный фасилитатор:
- Проявлять эмпатию. Специалисту необходимо уметь распознавать состояние участников встречи: возможно, кто-то чрезмерно напряжен, некоторые могут бояться высказать свое мнение или испытывают обиду. В таких случаях фасилитатор делает паузу в обсуждении, оказывает необходимую поддержку или вовлекает в беседу, предлагая обозначить свою точку зрения.
- Сохранять беспристрастность. Нельзя оценивать, критиковать, навязывать свое мнение, следует всегда оставаться нейтральным. Главная задача фасилитатора — не предложить готовое решение, а создать благоприятные для поиска условия.
- Уметь слушать и слышать. Это важно для осуществления контроля над обсуждением и выбора направления беседы. Например, если кто-то из участников говорит очень тихо, фасилитатор должен моментально сориентироваться, насколько важна эта идея, запомнить данное предложение и при необходимости позже вернуться к его обсуждению.
- Разрешать конфликты. Важно уметь управлять затруднительной ситуацией, предотвращать возможные оскорбления, возвращать отвлекающихся участников к сути обсуждения.
- Использовать различные техники фасилитации. Специалист направляет команду с помощью наиболее эффективных в данный момент методов, приемов и техник, например: «Мозговой штурм», «6 шляп мышления» и других, о которых говорилось выше.
- Управлять временем. Нужно грамотно распределять время, отведенное на встречу. Фасилитатор тщательно планирует и контролирует все этапы дискуссии: от разминки до принятия итогового решения.
- Владеть цифровыми инструментами. Уверенное использование таких платформ, как Miro, Google Docs, Zoom и других сервисов повышает эффективность труда. Например, в процессе обмена мнениями можно быстро зафиксировать наиболее интересные мысли или сохранить информацию в удобном формате.
Как понять, что компании нужен фасилитатор
Приглашение фасилитатора оправдано, если в группе назревает конфликт или он уже случился.
Рассмотрим признаки, которые указывают на необходимость привлечения специалиста:
- Участники встречи неспособны прийти к общему решению. Команда тратит много времени на обсуждение проблем, но не находит эффективных способов их устранения. Это повторяется снова и снова.
- Сотрудники устали от постоянных споров и конфликтов. В процессе решения вопросов никто никого не слушает, собеседники перебивают друг друга, вступают в перепалку, обижаются. После собрания возникает ощущение, что время потрачено зря.
- Не у всех работников получается быстро адаптироваться к переменам, которые происходят в компании. Чтобы снизить напряжение, людям необходимо выговориться, внести свои предложения, обменяться мнениями.
Нет необходимости включать консультанта-фасилитатора в штат. Можно его пригласить только на несколько наиболее значимых встреч, например, на сессию, посвященную определению бизнес-стратегии.
В современном мире приоритет отдается командной деятельности и сотрудничеству, поэтому роль фасилитатора в организации эффективной групповой коммуникации и достижения поставленных целей очень значима. Создание комфортной атмосферы и условий, способствующих конструктивному взаимодействию, зависит от компетенции специалиста и методов его работы. Профессионал способен сделать общение плодотворным и экологичным.
Часто задаваемые вопросы о фасилитаторе
Какое различие между фасилитатором и модератором?
Иногда термины «фасилитатор» и «модератор» употребляются как синонимы, однако между ними есть значительное различие. Фасилитатор в своей работе сосредоточен на создании условий, способствующих комфортному и эффективному взаимодействию, направленному на достижение целей команды, а модератор контролирует ход дискуссии, следит за соблюдением установленных правил.
Как выбрать фасилитатора, подходящего для решения конкретной задачи?
При выборе такого специалиста следует обратить внимание на его профессиональный опыт и навыки в определенной области. Также важно учитывать, сможет ли он адаптироваться к особенностям группы и понять специфику решаемых задач. Кроме того, будет нелишним ознакомиться с отзывами о его работе и подходах к фасилитации.
Может ли фасилитатор повлиять на результат обсуждения?
Такой профессионал сохраняет нейтральную позицию и не навязывает свою точку зрения. Команда должна самостоятельно найти оптимальное решение. Однако он может повлиять на ход обсуждения, направляя его в нужное русло и контролируя соблюдение установленных правил.
Как подготовиться к взаимодействию с фасилитатором?
Эффективность работы фасилитатора во многом зависит от того, насколько четко определены цели встречи и ожидаемые результаты, поэтому следует заблаговременно обсудить со специалистом специфику группы, трудности, которые могут возникнуть в процессе обсуждения, а также задать другие волнующие вас вопросы.
