Планирование рабочего времени: основы тайм-менеджмента

Для чего? Планирование рабочего времени – основа эффективной и высокой производительности. Благодаря грамотному тайм-менеджменту получится оптимально распределить объем задач в течение дня и при этом не тратить лишние ресурсы.

Как осуществить? Способов планировать время много. Внедрив любой из них, сразу станет заметно, как при том же количестве работы времени на нее будет уходить меньше, соответственно, нет усталости = больше дел.

Составляющие планирования рабочего времени

Для плодотворного развития бизнеса необходимо придавать особое внимание планированию рабочего времени. Грамотно планировать рабочее время важно как самому руководителю, так и всем его подчиненным. Выбор оптимального метода управления временем способствует повышению производительности и эффективному использованию ресурсов компании.

Среди распространенных методов можно выделить установку сроков, концентрацию внимания, работу с использованием таймера.

В современных условиях для достижения успеха необходимо выполнить не только базовый объем работы. Текущая динамика требует от нас гораздо больших усилий. Мы сталкиваемся с проблемой нехватки времени, так как стремимся справляться с повседневными задачами. Гонка за выполнением всех обязанностей оставляет нам чрезвычайно мало времени для важных стратегических шагов.

Планирование времени рабочего дня представляет собой эффективный инструмент, который способствует не только рациональному использованию времени, но и его сокращению. Это не простой перечень задач, подлежащих выполнению в строгой последовательности. Планирование представляет собой умение определять, что следует сделать, почему и в какое время.

5 пошаговых алгоритмов с примерами: как найти своё дело и выйти на 150 000₽/мес

Юрий Мурадян

Коуч MCC ICF, входит в ТОП-5 коучей России

Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.

Мы подготовили подборку полезных документов и вебинаров, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!

Бесплатный курс "Профессия коуч"

Узнаете, как применять коучинг в жизни и зарабатывать на нём

20 коучинговых вопросов, которые изменят вашу жизнь

Вопросы, которые помогут понять свои сильные стороны, потребности и цели

5 ловушек мышления

ТОП ошибок, которые мешают жить счастливо

Колесо самореализации

Техника коучинга для улучшения всех сфер жизни

Рабочая тетрадь «Действия, которые дают результат»

Поможет достичь целей в быстрые сроки

Скачать подборку бесплатно

DOC 1,7 mb PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Именно по этой причине компетентное планирование не только структурирует все ваши действия в течение дня, но также освобождает ваше время. Важным принципом тайм-менеджмента является приоритетное выполнение ключевых задач. Для каждого, кто обладает свободным временем на работе и отсутствием жесткого графика, полезно уметь разумно распределять свое время.

Организация трудового графика включает в себя:

• Выявление приоритетных задач.
• Определение ключевых задач.
• Выявление наилучших методов решения.
• Организация дополнительных занятий в свободные часы.

Выявление приоритетных задач позволяет ясно определить, на что следует обратить внимание, что может разрешиться само собой, и какие вопросы лучше проигнорировать. В мире, где время и информация становятся более ценными ресурсами, чем когда-либо, терять энергию на бесполезные усилия просто нельзя.

Определение ключевых задач аналогично выявлению приоритетов, но уже в контексте одного рабочего дня. Необходимо определить, что приведет к существенным результатам, что требует немедленного внимания, а что можно отложить на потом.

Выявление наилучших методов решения задач играет важную роль. При планировании необходимо учесть не только суть выполняемой работы, но и способы ее выполнения.

Работа со свободным временем также важна. Если у вас появляются два свободных часа в день, как вы планируете их использовать? Это время может быть использовано для дополнительной работы, а может стать временем для самообразования.

Важность планирования рабочего времени

Люди, имеющие опыт в фрилансе или в бизнесе, хорошо осознают, насколько важно правильно расставлять приоритеты в течение дня. В то же время многие офисные сотрудники не видят необходимости в системе планирования рабочего времени.

Планирование дня, по сути, направлено на повышение личной эффективности. Если внимательно слушать свой организм, становится понятно, что некоторые задачи лучше выполнять в определенное время. Например, совершать звонки в другие компании удобнее после обеда, когда вы еще не утомились. В то же время монотонная работа может быть эффективнее выполнена вечером.

Читайте также!

Как успокоиться в стрессовой ситуации и не реагировать на панику

Подробнее

Эффективное планирование рабочего времени учитывает не только базовые аспекты решения задач, но и индивидуальные предпочтения каждого. Тайм-менеджмент не создавался для того, чтобы использовать единый шаблон высокоэффективной работы на всех. Каждый должен адаптировать свои задачи под особенности своего режима.

Организация и планирование рабочего дня обеспечивают возможность сделать больше за меньшее время, при этом оставляя пространство для занятий тем, что приносит удовольствие.

Кому необходимо планирование рабочего времени

Эффективное управление временем является критически важным навыком для каждого человека. Но, существуют категории и сферы деятельности, где контроль над временным ресурсом имеет ключевое значение. Рассмотрим их подробнее.

• Фрилансеры: выступают в роли своих собственных начальников, что подчеркивает важность самостоятельного контроля за сроками выполнения заказов. Умение учитывать возможные форс-мажоры и не допускать накопление всех задач на последний момент становится залогом успешной деятельности.
• Бизнесмены: для достижения высокого дохода и выживания в условиях постоянной конкуренции бизнесмены не могут позволить себе терять время. Долгие телефонные разговоры, длительные обеденные перерывы — такие роскоши непозволительны для предпринимателей, ставящих перед собой амбициозные цели.
• Руководители: несмотря на то, что руководители несут ответственность за жизнеспособность и процветание бизнеса в целом, их роль включает координацию работы всех участников процесса. Сбалансированное внимание к каждому аспекту деятельности и владение методами управления временем становятся неотъемлемыми инструментами современных руководителей.

12 методик планирования рабочего времени

Для организации рабочего процесса ведущие научные исследователи разработали различные программы планирования рабочего времени, основанные на ключевых принципах тайм-менеджмента. Несмотря на общую основу, каждая из этих методик имеет свои особенности, поэтому выбор инструмента для планирования стоит рассматривать с учетом индивидуальных потребностей.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, известный экономист и бывший президент США, предложил методику классификации задач, основанную на четырех категориях:

• Срочные и важные задачи: эти дела требуют немедленного внимания и должны быть выполнены в первую очередь, как можно скорее. Это может включать в себя подготовку к сегодняшнему общему собранию, написание статьи с сегодняшним сроком сдачи.
• Важные, но не срочные задачи: сюда входят задачи, которые имеют важность, но не требуют мгновенного вмешательства. Примеры включают запись на курсы по английскому языку, изучение статей о повышении объема продаж.
• Срочные, но маловажные задачи: это небольшие ежедневные дела, которые можно делегировать другим: создание рассылок, звонки клиентам.
• Несрочные и неважные дела: эти задачи вообще необязательны к выполнению, так как они не приносят пользы в работе и не способствуют достижению целей. Компьютерные игры, просмотр телепередач и подобные занятия требуют контроля времени, если они все же присутствуют.

Правило «лягушки»

Этот метод эффективного планирования рабочего времени предполагает приоритетное выполнение наиболее сложных и значимых задач в начале рабочего дня. Это правило, созданное канадским психологом и бизнес-тренером Брайаном Трейси, предлагает использовать пик энергии организма перед началом работы. Таким образом, решение более сложных задач в начале дня создает ощущение легкости при выполнении всех остальных задач.

Составление плана действий заранее

Важным аспектом успешной работы, по мнению врача-психолога Ника Уигнала, является тщательная подготовка к рабочему процессу. Этот подход включает в себя следующие шаги:

• Подготовка с вечера: заранее соберите все необходимые вещи для следующего дня, такие как одежда, еда или ноутбук.
• Полноценный сон: успешная работа начинается с хорошего отдыха. Недосыпание ведет к неорганизованности, что снижает работоспособность.
• Установление ритуала: создайте ритуал перед работой. Ритуалы укрепляют привычки и помогают начать рабочий день.
• Планирование на завтра: продумайте план действий на следующий день еще вечером. Это помогает структурировать предстоящий рабочий день.

Вне зависимости от того, насколько рано вы встаете, недосыпание и неорганизованность могут существенно снизить вашу продуктивность. Максимальное использование утреннего времени возможно при создании системы, которая устраняет отвлекающие факторы и готовит ум к работе.

Метод дедлайнов

Дополнительный метод организации рабочего дня включает постановку дедлайнов для каждой задачи после определения их приоритетов. Дедлайн представляет собой конечный срок, к которому необходимо завершить определенный пункт в плане.

Этот метод был разработан научными специалистами Массачусетского университета. Установка сроков помогает контролировать прокрастинацию, т. е. стремление откладывать выполнение дела «на потом». Более эффективными считаются внешние дедлайны, устанавливаемые руководителем или коллегами.

Методика разделения

Данный подход в планирование рабочего времени предполагает дробление задач на небольшие компоненты. Таким образом, выполнение задания перестает казаться глобальным. Решение мелкой задачи не вызывает страха перед объемом всей задачи.

Правило 5 минут

Чтобы преодолеть нежелание приступить к задаче, можно принять решение посвятить ей всего лишь 5 минут. В результате этого короткого отрезка времени часто происходит незаметное для самого себя продолжение выполнения задачи, и, в конце концов, она оказывается завершенной. Эта методика основана на идее того, что, погружаясь в деятельность, мы забываем об окружающем нас, и время проходит незаметно.

Такое же мнение разделяла профессор Лейпцигского университета, Джулия Мюллер. Ее теория предполагает, что, решив выделить всего лишь 5–10 минут на выполнение задачи, человек ощущает большую свободу от обязательств. Этот короткий временной интервал снимает чувство тяжести ответственности.

«Помодоро» (метод помидора)

Итальянский психолог предложил методику, основанную на разбиении времени для выполнения задач на равные промежутки, называемые «помидорами». Эти интервалы длительностью в 30 минут включают 25 минут работы и 5 минут отдыха. После 4 циклов рекомендуется сделать длинный перерыв в течение 30 минут. Похожий подход предполагает работу в течение 52 минут, с последующим отдыхом в течение 17 минут. Длительность этих интервалов определена на основе исследований, в которых выяснилось, что 10% наиболее продуктивных сотрудников действовали именно так.

На основе этого исследования, ученые из американского сервиса The Muse сделали вывод, что ключ к поддержанию высокой производительности в течение рабочего дня заключается не в продолжительности работы, а в умном подходе с частыми перерывами для отдыха. Важно отметить, что периоды расслабления необходимо соблюдать в разумных пределах.

Техника 1–3–5

Этот метод планирования рабочего времени менеджера основан на идее того, что ежедневно следует решать одну крупную задачу, три менее значительные и пять мелких. Применение данного правила способствует постепенному устранению накопленных задач.

Принцип трех дел

Этот метод предоставляет поддержку тем, у кого ограничено время на осуществление долгосрочных задач по развитию и достижению целей. Согласно данной концепции, необходимо:

• Записать три задачи, которые нужно выполнить в течение текущего дня.
• Определить три вещи, которые требуется завершить на этой неделе.
• Фиксировать три цели, которых необходимо достичь в текущем году.

Для успешного выполнения поставленных целей рекомендуется:

• Начинать каждый день с определения того, на чем следует сосредоточить внимание.
• Регулярно проверять себя в течение дня, не забыты ли три приоритета.
• Совершенствовать свои навыки, следя за временем, затраченным на процессы, и постепенно улучшая результаты.
• Поздравлять себя с достижениями! Поощрять себя каждый раз, когда удается достичь поставленных целей.

 Японская система Канбан

Система планирования использования рабочего времени, разработанная в Японии, направлена на визуализацию рабочего процесса. Для этого используется доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано», на которой размещаются стикеры с заданиями. Эта методика позволяет наглядно отслеживать рабочую загрузку, а перемещение стикеров между колонками приносит удовлетворение. С постепенным выполнением задач стикеры перемещаются в соответствующие столбцы.

Метод айсберга

Этот метод способствует созданию собственной базы данных и заключается в том, чтобы хранить всю информацию, такую как письма, статьи, в едином месте. Регулярно, каждые 4–6 недель, весь собранный материал проходит пересмотр, при котором лишние элементы удаляются, а остальные распределяются по соответствующим папкам.

Метод 90/30

Этот метод, популярный среди многих известных личностей, предполагает цикл из 90 минут работы и 30 минут отдыха. В течение первого интервала уделяется внимание наиболее сложным задачам, а затем следует по порядку убывания их сложности. Согласно мнению психологов, 90 минут – это оптимальный период для продуктивной работы. В начале него мозг находится на пике своей активности, но по мере течения времени начинает уставать.

Проблемы при планировании рабочего времени

Никто не застрахован от ошибок, поэтому даже опытные руководители и менеджеры могут допускать промахи в процессе планирования рабочего времени. Некоторые из наиболее часто встречающихся ошибок включают в себя:

• Некорректное определение приоритетов.

В большинстве современных методик планирования отмечается важность выполнения первоочередных задач. Однако некоторым людям бывает сложно определить, что именно для них имеет высший приоритет. Это приводит к тому, что при использовании, например, Матрицы Эйзенхауэра они могут путать задачи, находящиеся в квадратах A и C, которые существенно различаются по своей важности.

Для достижения оптимальных результатов в планировании рабочего времени персонала следует сосредоточить максимальные усилия на текущих важных задачах. Не рекомендуется работать на долгосрочную перспективу, если есть возможность отложить выполнение дела на более поздний момент.

Читайте также!

Навыки коммуникации: виды и упражнения на развитие

Подробнее

• Рассеивание внимания на мелочи.

Значимость этого момента ярко демонстрируется принципом Парето, который утверждает, что 80% результата достигается при вложении 20% усилий. Иными словами, фокусируясь на незначительных задачах, потребуется больше усилий, а результат в конечном итоге окажется в четыре раза меньше запланированного. Следовательно, важно сосредотачиваться на ключевых моментах, выполняя мелкую работу в процессе.

• Недостаток времени для личных нужд.

Глубоко погружаясь в рабочий процесс, важно не утрачивать из виду свои личные увлечения, которые приносят радость и позволяют расслабиться. Эффективное планирование времени дает возможность спокойно уделять внимание собственным делам, избегая спешки.