Деловой стиль общения и его специфика

В чем особенности? Деловой стиль общения используется в бизнес-сфере для коммуникации сотрудников и руководства, партнеров, коллег. Он отличается от обычного тем, что имеет строгие нормы, регламенты и принципы. Не учитывая их, невозможно добиться основной цели такого общения — взаимовыгодного сотрудничества.

Что используется? Для делового общения характерны специфическая лексика, особые стилистические обороты, способ ведения разговора, независимо от того, какой вид коммуникации используется. В таком случае нет места эмоциям, близости с собеседником, симпатиям. Однако благодаря правилам делового стиля находится общий язык и решаются поставленные задачи.

Особенности делового стиля общения

Деловое общение представляет собой сложный и многогранный процесс, направленный на установление контактов между субъектами бизнеса. Людей связывают рабочие обязанности, служебная деятельность или профессиональные интересы. Взаимодействие происходит на официальном уровне для достижения определенных задач.

Деловая коммуникация осуществляется в рамках бизнес-сотрудничества и сопровождается правилами и регламентами. Основная ее цель — достижение конкретного результата в процессе деловых взаимоотношений.

Официально деловой стиль общения охватывает все виды взаимодействия по рабочим вопросам и отличается от обычной беседы по трем основным критериям:

• Собеседники не являются близкими людьми и сохраняют определенную дистанцию. Нельзя позвонить клиенту и сказать: «Вася, ты будешь покупать или нет, сколько еще ждать ответа?». Это может сорвать сделку.
• У участников общения есть конкретная цель: продать дороже, купить дешевле, найти новые рынки сбыта. Общение осуществляется не ради самого процесса, а как средство для достижения целей.
• Высокие риски для собеседников. Неудачная деловая коммуникация может привести к потере денег, репутации или делового партнера.

Эти особенности влияют на характер деловой коммуникации и на ее изменение со временем.

Главная черта делового общения — его регламентированность. Оно должно подчиняться установленным графикам и профессиональным этическим нормам.

Этикет делового общения делится на две категории:

• нормы;
• наставления.

Нормы представляют собой правила, применяемые между членами одной группы с равным статусом. Наставления же регулируют взаимодействие между подчиненными и руководителями.

Особенности делового общения заключаются в его подчинении общим требованиям. Они не базируются на дружеском отношении, а строятся на служебных интересах вне зависимости от личных предпочтений.

Регламентированность делового стиля общения проявляется и в культуре речи, соблюдении определенных норм языкового поведения, грамматики и стилистики. Все выражения подбираются с учетом социально-психологических и возрастных характеристик участников.

Функции делового стиля общения

Деловое общение в организации позволяет людям удовлетворять потребность в коммуникации, обмениваться опытом, узнавать новое и оценивать личные профессиональные качества. Правильно организованные деловые переговоры помогают поддерживать репутацию, имидж и достигать успеха в бизнесе.

Через деловое общение можно эффективно презентовать себя. Оно также предоставляет возможность установить доброжелательные отношения с потенциальными партнерами, что способствует успешному сотрудничеству.

Одной из ключевых функций делового общения является обмен информацией. Люди на протяжении жизни делятся друг с другом опытом и знаниями. Например, при обсуждении рабочих вопросов между подчиненным и начальником происходит обмен информацией, который способствует повышению эффективности работы.

Еще одной важной функцией делового общения является возможность оказывать влияние на других людей. Каждый человек стремится на кого-то воздействовать, убеждать, поддерживать или уговорить. Это важно, так как умение влиять на людей способствует достижению успехов в жизни.

Главная задача делового общения — взаимодействие с партнерами, направленное на достижение взаимовыгодных соглашений.

Принципы делового стиля общения

Для успешных переговоров важно создать определенную атмосферу, в которой все участники будут чувствовать себя максимально комфортно. Знание основных принципов делового стиля общения является ключом к достижению этой цели.

К этим принципам относятся:

• Контроль над эмоциями. Включение этого пункта в понятие принципов делового общения обязательно. Эмоции могут мгновенно разрушить даже давно установленные отношения и выставить человека в негативном свете. Важно не реагировать на несдержанность собеседника. Каждый должен понимать, что работа и эмоции несовместимы.
• Желание понять оппонента. В деловых переговорах необходимо уважительно относиться к мнению другой стороны. Если один участник будет говорить только о личных интересах, игнорируя мнение другого, это не приведет к положительным результатам и может разрушить отношения.
• Концентрация внимания. В монотонном процессе общения можно упустить важные моменты. Поэтому в разговоре важно уметь привлекать внимание к теме, особенно когда партнеры начинают терять интерес и перестают вникать в действительно значимые вещи.
• Правдивость беседы. Успешный бизнес строится на доверительных отношениях. Хотя оппоненты могут иногда что-то недоговаривать или приукрашивать достоинства, в ключевых моментах необходимо говорить правду, подтвержденную делом. Именно так создается хорошая репутация в бизнесе.
• Умение отделить собеседника от предмета общения. Никогда не смешивайте личное отношение к собеседнику с рабочими моментами. Это ключевое отличие личного общения от делового. Неприятный оппонент может быть полезен для вашего дела, и игнорировать выгоду не стоит, если это не нарушает нравственные принципы. В то же время симпатичные вам в личной жизни люди могут оказаться неэффективными в бизнесе.

Эти основные принципы делового стиля общения должны учитывать все, кто хочет научиться правильно вести переговоры и строить хорошую деловую репутацию в сфере бизнеса.

Правила делового стиля общения

Успех переговоров зависит от того, насколько комфортно чувствуют себя партнеры во время общения. Создание такой атмосферы требует знания основных правил делового общения.

Контроль над ситуацией

Каждый участник должен уметь контролировать эмоции. Эмоции могут мгновенно разрушить даже долгосрочные отношения. Нельзя реагировать на несдержанное поведение собеседника. Бизнес и эмоции несовместимы.

Умение слышать собеседника

Важно, чтобы партнеры умели слушать друг друга и уважать мнение оппонента. Неприемлемо, чтобы один из участников говорил только о личных интересах, игнорируя другие.

Принципы общения

Для достижения положительных результатов необходимо соблюдать принципы делового общения.

Умение сосредоточиться на главном

В ходе беседы важно концентрировать внимание на сути разговора, чтобы не упустить значимые моменты. Опытный специалист способен привлечь внимание партнеров к теме, когда замечает, что они начинают отвлекаться и терять интерес к обсуждению.

Умение отделять личные отношения от бизнеса

В деловых разговорах никогда не следует смешивать личные отношения к собеседнику с рабочими вопросами. Взаимодействуя с партнерами, нужно абстрагироваться от симпатий и антипатий.

Эти основные принципы делового общения должен знать каждый специалист, чтобы эффективно вести переговоры и создавать себе хорошую деловую репутацию.

Виды делового общения

Цель делового стиля общения — это установление взаимосвязи между оппонентами для достижения конкретного результата в бизнесе. Решение рабочих вопросов может осуществляться через различные виды коммуникации. Перечислим основные из них.

• Деловая переписка

Этот вид общения считается заочным, так как вся необходимая информация предоставляется в письменном виде. Письмо должно быть оформлено в соответствии с правилами и в установленные сроки. Основной принцип деловой переписки — краткость и четкость изложения информации.

• Бизнес-переписка

По форме и содержанию деловой переписки собеседники могут делать выводы друг о друге.

• Деловая беседа

Это наиболее распространенная форма общения. В процессе беседы между начальником и подчиненным решаются поставленные задачи, обсуждаются результаты деятельности и уточняются рабочие моменты.

• Деловое совещание

В компаниях регулярно проводятся совещания для повышения эффективности бизнеса. Эта форма общения предназначена для решения спорных вопросов, составления планов и обозначения срочных проблем. Совещания также способствуют эффективному взаимодействию между сотрудниками и партнерами фирмы.

• Публичное выступление

Эта форма общения используется для предоставления информации ознакомительного или презентационного характера аудитории. Важно, чтобы выступающий был хорошо знаком с темой. Деловая речь при публичных выступлениях должна быть грамотно построенной и выразительной.

• Деловые переговоры

Это важная форма коммуникации, являющаяся неотъемлемой частью делового общения. Переговоры позволяют быстро решить поставленные задачи и цели бизнеса, а также выслушать мнение собеседника.

• Дискуссия

Дискуссия представляет собой обмен мнениями между оппонентами в бизнесе. Отличительная черта дискуссии — равенство позиций всех участников.

Деловой стиль общения должен применяться во всех видах сообщений и формах коммуникаций.

Этика делового стиля общения

Этика делового общения является одной из ключевых составляющих успешного сотрудничества партнеров.

Что такое этика? В общем смысле это совокупность норм, регулирующих поведение человека в обществе. Само слово подразумевает манеру поведения при общении с окружающими. Деловая этика включает те же принципы, но ориентирована на руководителей и бизнесменов. Это свод правил, которых необходимо придерживаться во время деловых переговоров.

Не всегда руководитель компании может идеально провести разговор. Однако каждая ошибка может привести к неудаче. Чтобы этого избежать, важно уметь признавать ошибки и предпринимать шаги для их предотвращения в будущем.

• Во время приветствия следует вежливо здороваться, пожимая руку всем участникам переговоров, но не стоит сильно сжимать руку.
• Перед началом беседы предложите партнерам кофе или чай. Эта традиция появилась относительно недавно, но стала очень популярной. Напитки помогают создать расслабленную атмосферу и положительно настроить собеседников.
• Если во время переговоров произошла неприятная ошибка, извинитесь перед партнерами за причиненные неудобства и затем продолжите разговор.
• Обсуждая деловые вопросы, постарайтесь ответить на все интересующие партнера вопросы. Если по каким-то причинам не можете дать ответ сразу, извинитесь и попросите время для обдумывания до конкретной даты.
• Всегда имейте при себе ручку и блокнот для записи важной информации. Не стоит в конце переговоров возвращаться к вопросам, которые уже были оговорены, и переспрашивать то, что было уже сказано.
• Говорите четко и ясно, не повышая голоса.
• Соблюдайте деловой стиль в одежде.

Этика делового общения также включает соблюдение определенных этапов в деловой коммуникации.

Этапы делового общения

Деловое общение проходит поэтапно, последовательно переходит от одного этапа к другому. Пропуск хотя бы одного этапа может негативно сказаться на успехе взаимодействия.

Деловой стиль общения базируется на выполнении ряда основных последовательных действий. Для руководителя это означает:

Сформировать мотив

Общение всегда начинается с определенной цели. Деловое общение в организации будет эффективным только тогда, когда участники осознают необходимость вступать в переговоры. Важно понять, зачем и почему нужно взаимодействовать с партнером. Подготовительный этап включает анализ необходимости переговоров и оценку значимости предстоящего взаимодействия.

Установить контакт

Этот этап важен при первой встрече партнеров. Необходимо создать доброжелательные отношения. Обычно встреча начинается с приветствия и рукопожатия. После этого переходят к обсуждению вопросов, ради которых и было назначено совещание.

Обозначить суть вопроса

Встречи деловых партнеров проводятся не для праздных бесед или чаепитий. Причиной их сбора всегда является конкретная проблема, требующая решения. Поэтому необходимо ясно сформулировать суть вопроса и перейти к рассмотрению ключевых аспектов.

Обменяться информацией

В ходе делового общения важно делиться полезными сведениями, которые могут помочь партнерам в анализе и принятии решений по сделке.

Найти решение вопроса

Важно, чтобы принятое решение было выгодно для всех участников переговоров. При наличии противоречий сначала необходимо их устранить. Лишь после этого можно достичь согласия и обсудить возможные пути решения проблемы.

Заключить соглашение

Решение, одобренное всеми участниками переговоров, должно быть формализовано в виде соглашения. Деловые переговоры всегда направлены на достижение конкретного результата и создание основы для сотрудничества. Важно добиться необходимой договоренности и строго соблюдать все ее условия.

Проанализировать итог переговоров

На этом этапе общение завершается. Через некоторое время партнеры снова встречаются, чтобы оценить результаты: подсчитывают доход, оценивают успехи и решают, стоит ли продолжать сотрудничество.