Контекстное планирование в тайм-менеджменте

О чем речь? Контекстное планирование базируется на людях, местах, внешних и внутренних обстоятельствах. Это и есть контексты (условия и возможности) для осуществления задуманного.

На что обратить внимание? В отличие от стандартного линейного планирования контекстное не учитывает сроки выполнения: оно помогает решать гибкие задачи без привязки к конкретному времени. Контексты на этапе планирования важно совмещать, от этого эффективность будет многократно расти.

Суть контекстного планирования

Под данным термином понимается особая техника тайм-менеджмента. Планирование называют контекстным, так как для выполнения задач выбираются наиболее подходящие для этого моменты, а не заранее заданное время. Такой подход позволяет всегда держать в фокусе многократно перенесенные действия.

Традиционное (календарное или линейное) планирование основано на принципе выполнения поставленных задач в четко определенное время. В результате формируется жесткое расписание дел. Этот вариант подходит для случаев, когда существуют планы, ограниченные по времени. К примеру, назначен прием к стоматологу строго на четверг 13:00.

Но не все задачи необходимо решать в ограниченном временном промежутке. Чтение полезной книги, покраска забора, покупка сыра — все это можно перенести в зависимости от настроения, погоды и прочих факторов. Контекстный подход удобен, если выполнение той или иной задачи в определенный день не гарантировано.

Контекстное планирование в тайм-менеджменте занимает особое место, предлагая оригинальным образом строить список задач и группировать их. Этот подход желательно использовать, когда традиционный линейный перестает давать результат (количество нерешенных задач не уменьшается долгое время).

Данную концепцию впервые описал Роберт Г. Коуп. С точки зрения автора именно контекстный метод должен лежать в основе всякой антропогенной деятельности, так как он в наибольшей степени наследует природную организацию. То есть, в природе все происходит в контексте внешних и внутренних факторов, без жесткой привязки к определенным временным промежуткам.

Популярный американский автор футуристических концепций Элвин Тоффлер со временем также пришел к аналогичному выводу. Он убежден, что контекстный подход — это самая подходящая для современного человека техника планирования.

Контекст вполне может противопоставляться стратегии. Эта методика планирования реализуема не только в личной жизни, но и в бизнесе.

4 вида контекстов

Прежде всего отметим два типа задач: жесткие (требующие выполнения к определенному моменту) и гибкие (при отсутствии дедлайнов зависящие от обстоятельств).

В линейном планировании мы имеем дело чаще всего с действиями, жестко привязанными ко времени. В контекстном же предполагается решение гибких задач в зависимости от условий (или контекста). Каждое дело выполняется только в подходящее именно для него время. Так обеспечиваются наибольшая эффективность и скорость выполнения.

С точки зрения тайм-менеджмента существуют четыре контекста: люди, места, внешние условия, внутренние условия.

На каждый из этих параметров влияет определенный, присущий только ему, фактор.

• Нахождение рядом нужного человека. Ряд задач невозможно решить без других людей. К примеру, для переустановки операционной системы потребуется системный администратор.
• Собственное местонахождение. Часть дел неразрывно связаны с конкретными местами. Так, соорудить полку в ванной можно, только лишь находясь в этой ванной. То же самое касается получения документов в офисе. Их нельзя забрать прямо из дома.
• Ситуация вокруг. Задачи могут выполняться в зависимости от окружающих обстоятельств. На выполнение оказывают влияние погодные условия, действующие законы, актуальный курс валют и т. д. Например, утреннюю пробежку в дождь делать некомфортно. Лучше перенести эту задачу на время, когда наступит солнечная погода.
• Собственные ощущения. Для выполнения некоторых задач требуется особый эмоциональный настрой. Яркий пример — написание текста. Эту творческую работу можно выполнить только при наличии вдохновения.

5 пошаговых алгоритмов с примерами: как найти своё дело и выйти на 150 000₽/мес

Юрий Мурадян

Коуч MCC ICF, входит в ТОП-5 коучей России

Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.

Мы подготовили подборку полезных документов и вебинаров, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!

Бесплатный курс "Профессия коуч"

Узнаете, как применять коучинг в жизни и зарабатывать на нём

20 коучинговых вопросов, которые изменят вашу жизнь

Вопросы, которые помогут понять свои сильные стороны, потребности и цели

5 ловушек мышления

ТОП ошибок, которые мешают жить счастливо

Колесо самореализации

Техника коучинга для улучшения всех сфер жизни

Рабочая тетрадь «Действия, которые дают результат»

Поможет достичь целей в быстрые сроки

Скачать подборку бесплатно

DOC 1,7 mb PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Контексты также могут быть комбинированными и чередовать друг друга. Например, нужно зайти к руководителю отдела, поинтересоваться у него насчет повышения зарплаты и попутно подкинуть ему пару идей по повышению прибыли. Однако задач, связанных более чем с двумя контекстами, все же лучше избегать.

Если работа предполагает строгое выполнение к определенному сроку (дедлайну), ее лучше планировать только календарным (линейным) методом. Хотя подготовительные задачи вполне могут решаться с использованием контекстов, если для этого предусмотрено время.

Иногда просто нет возможности или даже желания переключаться с календарного метода на контекстный. При этом накопилось достаточно много задач, не привязанных ко времени, которые надо решать. Здесь на помощь придут гибкие контексты:

• время суток (утро, день, вечер);
• некоторый временной период (дорога до дома, перерыв на обед);
• день недели без конкретной даты (понедельник, вторник и т. д.);
• месяц или сезон (октябрь, середина осени).

Пошаговое контекстное планирование

Этот подход на самом деле с точки зрения реализации не сложнее календарного.

Существуют четкие шаги техники контекстного планирования, которым надо следовать.

• Перечисление персональных контекстов.

Нужно создать список наиболее подходящих контекстов, позволяющих эффективно решать хотя бы 7 текущих задач. Для этого необходимо предварительно проанализировать собственный образ жизни, учитывая как род деятельности, так и личные привычки. Следует отталкиваться именно от актуальных задач. Например, работающему удаленно фрилансеру явно не подойдет контекст места. Вместо этого логично подключить внутренние ресурсы и нахождение другого человека в сети.

• Группировка задач по выбранным контекстам.

В каждом контексте необходимо размещать дела по принципу наибольшей совместимости.

• Составление плана действий для каждой задачи (при необходимости).

Этот шаг в принципе актуален для любого типа планирования. Если встречается достаточно сложная задача, ее нужно разбить на мелкие шаги и конкретизировать. Не стоит слишком сильно привязываться к контексту — он служит лишь ориентиром при выборе и выполнении наиболее подходящего действия. С другой стороны, в процессе отслеживания прогресса и конкретизации дел лучше придерживаться традиционного линейного подхода.

Для вас подарок! В свободном доступе до 28.11

Узнайте, с помощью коучинга, как выйти на новый финансовый уровень

Скачайте бесплатный фрагмент книги
"Делай как коуч"

Чтобы получить файл, укажите e-mail: Для доступа к файлу укажите телефон:

Скачать бесплатно

pdf 2,3 mb

Я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности

Я даю согласие на получение рассылок об акциях, бонусах, подарках от Академии и рекламных материалов

• Выполнение задач в соответствии со список и контекстом.

Одним из шагов контекстного планирования является реализация спланированных действий с учетом необходимости и текущего контекста. К примеру, возникла нужда купить в магазине продукты. Поэтому стоит посмотреть список дел по контексту «магазин». Вполне возможно, там присутствуют какие-то еще задачи, помимо собственно покупки продуктов.

Инструменты контекстного планирования

Выбор конкретных средств определяется персональными предпочтениями и имеющимися ресурсами. Тем не менее, самыми оптимальными инструментами контекстного планирования являются:

• Ежедневник без дат.

В идеале использовать блокнот, страницы в котором разделены по блокам цветами на кольцах. Это поможет создавать нужные категории (контексты) и позволит легко ориентироваться в них.

• Стикеры и закладки.

Можно пользоваться и обычным ежедневником, применяя специально приобретенные цветные маркеры либо наклейки. С помощью таких стикеров легко распределять задачи по контекстам. Например, офисные дела обозначаются голубыми наклейками, домашние — красными и т. д.

• Контекстные карточки.

Изготавливаются из плотной нелинованной бумаги размерами, позволяющими комфортно носить с собой, например, в кармане. На карточках в свободной форме записываются списки дел, которые маркируются цветом для обозначения контекста. Это легко реализуемый, но вместе с тем очень эффективный инструмент, который можно использовать в течение нескольких недель.

• Специальные доски.

Внешне похожи на мудборды, но обладают более подробной структуризацией. Выбор материала доски неограничен, но предпочтение стоит отдавать пробковым или магнитным доскам. Рабочая область делится на столбцы (контексты) для крепления внутри стикеров с соответствующими задачами.

Также можно не ограничиваться лишь одной доской. Удобно, например, одну установить на работе, другую — дома. В домашних условиях, как вариант, можно использовать для этой цели обычный холодильник.

Читайте также!

Как бороться с прокрастинацией: эффективные способы и техники

Подробнее

• Программные средства.

Для контекстного метода подойдет любой планировщик задач. Довольно часто используют приложение SingularityApp, позволяющее группировать дела с использованием хэштегов. Также доступны визуальные способы выделения — различные шрифты, значки эмодзи.

Определенной популярностью в планировании обладает программа MS Outlook. Здесь каждую задачу легко отнести к той или иной группе. Доступ к сервису возможен как с компьютера, так и с мобильного телефона.

Ошибки в контекстном планировании

При всем своем удобстве данный подход к планированию может навредить, если его неправильно использовать. Часто встречаемые ошибки разберем ниже. Их нужно стараться избегать.

• Приоритет контекста перед срочностью

Контексты отлично помогают составлять план, но игнорировать время исполнения задач все же не стоит. Ошибочно отдавать наибольший приоритет приятным домашним делам, если в данный момент реализуется важный проект, который нужно закончить. Поэтому ключевое значение имеет совмещение контекстного плана с календарным.

• Отсутствие пересечений контекстов

Многие дела диктуются сразу несколькими условиями выполнения. Например, для дачного ремонта требуется купить краску. Данную задачу нужно разместить одновременно в контекстах «дача» и «покупки». Подобные наложения встречаются в планировании повсеместно. Чтобы не терять эффективность, нужно грамотно совмещать контексты.

• Нарушение баланса между контекстной и календарной моделями

Использование контекстов зачастую затягивает настолько, что классическое планирование забывается полностью. Контекстный подход нужно рассматривать лишь как вспомогательный инструмент для упорядочивания рутинных дел.

Как освоить метод контекстного планирования

Основная отличительная особенность данного подхода заключается в особом порядке создания списка задач. Ключевые же принципы свойственны тайм-менеджменту в целом.

Здесь, как и везде, нужно руководствоваться универсальными правилами.

• Учет приоритета задачи. Даже в отсутствие дедлайнов наибольший приоритет необходимо давать самым важным делам. Этим объясняется необходимость сочетания контекстной модели, например, с матрицей Эйзенхауэра. Иными словами, нужно использовать сразу два подхода, время от времени чередуя их.
• Структурирование. Главные требования к создаваемым спискам — простота, наглядность, однозначность. Необходимо исключить любую путаницу, чтобы впоследствии не тратить ресурсы зря.
• Борьба с прокрастинацией. При возникновении факторов, мешающих работе (усталость, стресс, эмоциональное выгорание), нужно в первую очередь устранить их. В противном случае эффективность контекстного метода резко упадет.

Подведем итог. Контекстный метод придает планированию гибкость и не привязывает задачи ко времени выполнения. Данный подход найдет свое применение как в личных делах, так и в рабочих вопросах. Благодаря тому, что человек концентрируется на выполнении задачи в максимально комфортных условиях, эффективность такого выполнения повышается.

При этом появляется возможность не только свести количество дедлайнов к минимуму, но также получать удовольствие от самого процесса. Но следует помнить, что задачи контекстного планирования реализуются только при адаптации под конкретные нужды.