Как работать эффективно: 50 советов

Что значит работать эффективно? Не быстрее или по ночам. Эффективно – значит тратить минимум времени на максимум задач. Помогут в этом определенные методы и техники, а также советы бывалых прокрастинаторов.

Что учесть? Трудиться эффективно получится, если работа или занятие интересное, значимое для вас и понятное. В идеале должны совпасть все три критерия, но такое встречается редко. На деле достаточно наличия хотя бы одного из трех пунктов.

Откуда берется нежелание работать

Многие люди не любят свою работу, полагая, что трудиться утомительней, чем развлекаться. В итоге ежедневный труд их раздражает, мешает заниматься тем, что нравится и что приносит удовольствие. Некоторые связывают отдых с праздностью, бездельем, считая это идеальным состоянием, в котором хочется все время пребывать.

Такой подход ведет к тому, что многие просто принуждают себя что-либо делать. Не зная, как начать работать эффективно, люди психологически страдают, и только сила воли заставляет их ходить на службу.

Несложно догадаться, почему сложилось отрицательное мнение о работе:

1. Многие хотят того, чего не имеют, потому что «в чужом огороде капуста всегда слаще».
2. Все окружающие утверждают, что «вкалывать на дядю» тяжело.
3. В сравнении с бесперспективной службой или работой в офисе, где сотрудники погрязли в будничной рутине и не имеют права голоса, безделье воспринимается как сладкая мечта.

В действительности тем, кто долго пребывает в праздности, со временем становится невыносимо скучно, их мучают апатия и депрессивные синдромы. Даже зажиточные люди, достигшие всего, о чем мечтали, вскоре опять берутся за работу. Если постоянно развлекаться, то рано или поздно наступит оскудение души. Избыток свободного времени не приносит удовольствия от жизни.

Однако есть такие люди, которым работа доставляет только радость. Для понимания назовем их деятелями. Причем имеются в виду не трудоголики, с утра до вечера корпящие на службе. Вовсе нет. У этой категории работников здоровый жизненный баланс. Чем же деятели отличаются от остальных, которые страдают на работе?

Прежде всего, другой позицией по отношению к труду. Для них это бальзам на сердце, цикл положительной обратной связи. Все эти люди знают, как работать эффективно. Работа дает им жизненные силы, приносит удовлетворенность и позволяет полноценно насладиться отдыхом, который они честно заслужили. А после отдохнувшие и вдохновленные люди-деятели опять вступают в трудовые будни.

Во-вторых, работа этой категории людей имеет следующие свойства:

• доступность;
• важность;
• привлекательность.

Если из перечисленных присутствует 1-2 признака, то происходят чудеса! Людям не нужно принуждать себя к труду, поскольку он приносит радость. Но для этого работу нужно понимать, ценить и в принципе любить. Неувлеченные работники считают, что деятелям очень повезло устроиться на «тепленькое» место. В реальности они довольно долго трудятся над тем, чтобы их дело стало интересным.

50 советов как работать эффективно

1. Притормозите время

Обычная частота вдохов – 12-15 в минуту. Более глубокое дыхание несколько «замедляет» ощущение времени. Только дышать необходимо животом и диафрагмой. Глубоко вдохните 7-9 раз перед рабочим днем, приступая к трудному делу или при волнениях.

2. Внимательно проверьте результаты своего труда, чтобы не переделывать потом

Как гласит известная пословица «Семь раз отмерь, один отрежь». Если дважды убедиться, что все сделано верно, то не придется исправлять ошибки после.

3. Ограничьте просмотр телевизора

Если подсчитать, сколько часов люди проводят у ТВ-экрана, в итоге получаются года. Плюс время на подборы телепередач, обсуждение просмотров и т. д. Не лучше ли заняться чем-то более полезным?

4. Вставайте раньше

Так вы запасетесь временем перед работой. Появится возможность распланировать свой день, просмотреть почту, сделать зарядку, уделить внимание себе.

5. Фиксируйте затраты времени в дневник

Записывайте, куда оно уходит, на протяжении 2-3 месяцев. Так вы определите, когда у вас пик продуктивности, а когда пустое времяпровождение. Это покажет, как вам работать более эффективно.

6. Пускайте в дело время ожидания

Если приходится ждать очереди, к примеру, в поликлинику, можно заняться тем, что вы откладывали на потом. Допустим, что-то почитать, просмотреть почту, подготовить черновик отчета или документа.

7. Не запоминайте все подряд

Простой совет, как эффективно работать с информацией. Напишите список дел, идей или покупок, чтобы все время не держать их в голове и не создавать себе ненужный стресс.

8. Делайте больше сразу, чтобы не тратить время еще раз

Этот принцип действует всегда. К примеру, при готовке блюд, предусматривайте дополнительные порции и лишнее кладите в морозилку. Тогда в дальнейшем можно будет просто разогреть еду и не стоять у плиты снова.

9. Решения принимайте быстро

Те драгоценные минуты, которые вы тратите на колебания и раздумья, можно потратить на выполнение чего-то важного. Поэтому решайтесь поскорее и продвигайтесь дальше.

10. Контролируйте свой список дел

Как работать более эффективно в режиме многозадачности? Чаще всего люди вычеркивают уже решенные задачи. А нужно исключать из плана заведомо невыполнимые дела, чтобы ваш перечень не разрастался и не давил на психику.

11. Объединяйте схожие задачи

Можно, например, выделить на все домашние дела один день в выходные, в другой – планировать создание контента, еще один посвятить деловым встречам и т. д.

12. Сокращайте тексты сообщений

Они должны быть лаконичными, ведь большинство посланий несложно выразить в нескольких фразах.

13. Оптимизируйте свой график

Итак, вы запланировали слишком много и думаете, как в таком режиме работать максимально эффективно. Еще раз просмотрите план и удалите лишние задачи. Допустим, те, которые не приближают к цели, а только отнимают время, или уже неактуальные дела.

14. Откажитесь от мультизадачности

Перенося внимание на разные задачи, вы устаете, а работа замедляется. Выберите что-то одно и концентрируйтесь на этой теме.

15. Применяйте «Метод помидора» (Pomodoro)

Усиленно работайте по 25 минут, после чего делайте 5-минутный перерыв. Не отвлекайтесь ни на что кроме работы, а в минуты отдыха подальше отложите свой смартфон.

16. Практикуйте технику цепочки

В своем календаре вычеркивайте дни, когда вы выполнили все намеченные планы или глобальную задачу. Через время у вас появится цепь удачно завершенных дел, размыкать которую вам будет жаль.

17. Внедряйте принцип двух минут

То, что займет у вас всего пару минут, выполняйте сразу, не откладывая. Такое правило придумал Дэвид Аллен – основатель системы GTD (Get Things Done).

18. Возьмите за привычку прием «Обязан, должен и хочу»

По утрам необходимо спрашивать себя:

• Как я обязан поступить, чтобы сегодня работать быстро и эффективно?
• Что я должен предпринять для улучшения своей жизни?
• Чего я хочу, чтобы нынешний день принес мне удовольствие?

19. Включайте режим «полета»

Представьте мысленно, что вы летите в авиалайнере, выключите интернет, чтобы не отвлекал. Один час сосредоточенной работы принесет вам в 2-3 раза больше, чем выполнение задач в обычном ритме.

20. Прислушивайтесь к ультрадианным ритмам

Речь идет о биоритмах, повторяющихся через каждые 1,5-2 часа. Если хотите знать, как научиться работать эффективно, отмечайте свои приливы и снижение активности. Это позволит вам определить, когда планировать более сложные задачи, а когда выгоднее отдохнуть.

21. Проводите дни без встреч или собраний

Еженедельно выделяйте один день, когда вы занимаетесь только своей работой, не отвлекаясь на общение и совещания. Если сами не можете изменить свой график, то попросите это сделать руководство.

22. Делайте сверку по воскресеньям

Простой совет, как эффективно работать в команде. Свяжитесь с коллективом, чтобы узнать, все ли готово к новой трудовой неделе. Либо проверьте самого себя, все ли вы учли в недельном плане.

23. Отключайте звук уведомлений

На время работы не распыляйтесь на соцсети, мессенджеры или почту. Выделите на все это другое время.

24. Учтите, что вас могут отвлекать

Так в основном и происходит. Предусмотрите это в своем графике, чтобы не раздражаться по любому поводу.

25. Сократите время выполнения

Если думаете, что работа займет час, наметься крайний срок – 40 минут. Разумеется, придется ускоряться, зато вас не будут отвлекать другие мелочи.

26. Наметьте список дел на период прокрастинации

Допустим, прочесть новости о том, что происходит в профессиональной сфере. Или навести порядок на столе и разобрать свою документацию.

27. Напишите список, чего делать не должны

Добавьте туда вредные привычки, сжигающие время и снижающие КПД. Поместите этот лист перед глазами и перечитывайте как можно чаще.

28. Включите менеджер паролей

Один раз сохраняя эти данные, не нужно каждый раз искать пароли от редко посещаемых сайтов и почтовых ящиков.

29. Не игнорируйте спорт

Это прекрасный способ укрепить здоровье и улучшить настроение. Просыпайтесь раньше, чтобы заняться йогой, физкультурой или просто прогуляться быстрым шагом.

30. Питайтесь правильно

Откажитесь от быстрых углеводов, сладостей, фастфуда. Они дают лишь кратковременный прилив энергии. Ешьте продукты с большим содержанием клетчатки, сочетайте простые углеводы со сложными.

31. Планируйте употребление кофе

Кофеин проявляет свое действие спустя 40 минут после того, как попадает в организм. А значит, кофе или чай необходимо пить заранее, а не перед решением важных задач.

32. Медитируйте

Таким способом можно расслабиться и сконцентрироваться на работе. Лучше начать с азов – прикрыть глаза и сфокусироваться на дыхании.

33. Создайте в помещении комфортную температуру

Как заставить мозг эффективно работать, если вам зябко или очень жарко? Самый приятный микроклимат создается при 21-22 °С

34. Наметьте ожидаемые результаты

Прежде чем кому-либо звонить или что-то начинать, подумайте о цели ваших действий. А после оцените, получилось ли достичь задуманного. Если нет, то посмотрите, где допущена ошибка и как ее исправить.

35. Формируйте у себя мышление роста

Если постараться, то при желании вы можете освоить те или иные навыки, чтобы усовершенствовать свои способности. Рассматривайте трудности как замечательные шансы научиться новому. В этом и состоит мышление личностного роста.

36. В конце каждой недели готовьте себя к следующей

Просмотрите накопившуюся почту и доведите до конца незавершенные дела. Наведите порядок на столе. Пролистайте календарь и посмотрите план на предстоящую неделю. Может быть, что-то стоит вычеркнуть из списка и вместо этого решить отложенные ранее проблемы.

37. Заведите блокнот для благодарностей

В конце каждого дня фиксируйте там три события, которые вызвали у вас признательность. Это откроет перед вами дополнительный источник позитива и своего потенциала. Если случилось меньше трех событий, подробно опишите хоть одно.

38. Учитесь отклонять чужие просьбы

Многие не могут отказаться от дополнительных обязанностей. Но иногда это необходимо, чтобы не изнемогать от перегрузки. Время покажет, как работать эффективно, но не выгорать. В основном, это приходит с опытом.

39. Выделяйте время для отдыха

Возьмите за привычку не реагировать на сообщения в рабочем чате вечером и выключать смартфон на выходных. Иногда стоит изолировать себя от дел и перезагрузиться.

40. Намечайте цель-процесс

Речь идет о действиях, которые в итоге приведут вас к главным замыслам. Если, допустим, вы планируете 25 %-й рост продаж, ваш целевой процесс – обзванивать конкретное количество потенциальных покупателей за день.

41. Учитесь на своих ошибках, чтобы развиваться

Не занимайтесь самокритикой и самоедством. Сделайте из неудачи вывод, как избежать ее в дальнейшем, и продвигайтесь дальше.

42. Не скачивайте кучу приложений

Сегодня в интернете множество календарей, помощников и трекеров задач для тех, кто борется за продуктивность. Если использовать все сразу, вы усложните свою жизнь. Выбирайте для работы лишь самые полезные программы.

43. Разрешите доступ к личному календарю

Так будет легче планировать мероприятия и контролировать общие сроки выполнения. К тому же, можно завести семейный календарь и вносить в него домашние дела и коллективные события.

44. Выполняйте в день не больше трех больших задач

Большие списки дел планировать не стоит: у вас на них физически не хватит времени и сил. Выберите три самых срочных или важных, а в оставшееся время займитесь мелочами.

45. Держите ручку и бумагу наготове

Когда вас посетит полезная идея, запишите ее кратко и выбросьте из головы на время. Пытаясь удержать ее в памяти, вы начнете отвлекаться и собьетесь с ритма.

46. Учитывайте в своих планах время на отдых и дорогу

Не стройте ежедневный график слишком плотным. Давайте дополнительное время на неурядицы и форс-мажоры.

47. Используйте опыт наставника

Он даст полезные советы, на которых поднимался сам. Предупредит вас об ошибках, которые могут встречаться в перспективе.

48. Не концентрируйте внимание на всей задаче

Разбейте ее на части. Сначала выполните неотложное, потом все остальное по порядку срочности. В противном случае нагрузка выбьет вас из колеи и приведет к прокрастинации.

49. Не будьте перфекционистом

В работе идеала не бывает. Все это домыслы или фантазии, которые, как правило, невыполнимы. Сделайте свою работу в лучшем виде и продвигайтесь дальше.

50. Не забывайте поощрять себя

Вознаграждение за результаты или прохождение серьезного этапа усилит мотивацию, поднимет настроение. Главное – не балуйте себя пирожными, лучше сходите на массаж.

Конечно же, не все эти советы вам пригодятся в жизни. Поэтому лучше создать свой собственный подход к решению проблемы. Важно одно – используйте приемы постепенно, чтобы они не раздражали, а работали на результат.

Главная суть — нельзя улучшить продуктивность исключительно в работе, исключив все остальные сферы жизни. Рабочий КПД основан на дисциплине, которая должна прокачиваться комплексно.